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Artigo 29.º — Divisão Administrativa e Financeira

Vigente desde: 18/01/2022
  1. 1 -São competências da Divisão Administrativa e Financeira:
    1. a)Assegurar a coordenação e direção das atividades inerentes às áreas de Recursos Humanos, Secretaria-Geral, Contabilidade, Contratação Pública e Apoio Jurídico, bem como definir e assegurar o cumprimento dos objetivos fixados para os mesmos;
    2. b)Assegurar o expediente geral;
    3. c)Assegurar, em colaboração com a área de informática, um sistema de gestão documental;
    4. d)Assegurar a gestão do arquivo central e documentos em articulação com as unidades orgânicas;
    5. e)Providenciar a limpeza de todas as instalações, mobiliário e equipamento;
    6. f)Assegurar as tarefas inseridas nos domínios da gestão dos recursos humanos;
    7. g)Elaborar o mapa de pessoal;
    8. h)Elaborar o balanço social;
    9. i)Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesas com pessoal;
    10. j)Assegurar as atividades de recrutamento e seleção de pessoal;
    11. k)Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos, das prestações sociais e retribuições legalmente definidas;
    12. l)Assegurar os procedimentos inerentes à avaliação do desempenho dos trabalhadores;
    13. m)Planear a formação profissional e promover a execução do plano de formação aprovado;
    14. n)Promover, em conjunto com o serviço responsável pela segurança e saúde no trabalho, o cumprimento das obrigações legais nessa matéria, designadamente, a realização de exames de vigilância da saúde, a elaboração dos relatórios e das fichas, bem como a organização e atualização dos elementos informativos relativos aos trabalhadores;
    15. o)Colaborar com o serviço responsável pelas atividades de segurança e saúde no trabalho na análise dos acidentes de trabalho e das doenças profissionais;
    16. p)Assegurar a preparação dos Documentos Previsionais (Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos e respetivas alterações orçamentais modificativas e permutativas);
    17. q)Assegurar o controlo financeiro do Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos, e respetivas alterações orçamentais modificativas e permutativas) aprovados;
    18. r)Preparar e organizar os documentos finais de prestação de contas, de acordo com o regime legal em vigor;
    19. s)Prestar contínua informação sobre o grau de execução do orçamento, plano plurianual de investimentos e da situação financeira dos SMAS de Mafra;
    20. t)Desenvolver no âmbito do plano de contas vigente a contabilidade analítica;
    21. u)Realizar a supervisão do sistema de controlo interno de modo a garantir o cumprimento das leis, regulamentos e normas, bem como a identificação dos riscos e a utilização de estratégias e procedimentos para os eliminar e a monitorização do controlo interno, apoiando os dirigentes dos SMAS de Mafra;
    22. v)Acompanhar a realização de auditorias internas e externas;
    23. w)Acompanhar os processos de certificação de qualidade;
    24. x)Efetuar a gestão e o controlo da carteira de apólices de seguros;
    25. y)Visar os resumos diários de tesouraria e subscrever e visar os documentos de despesa;
    26. z)Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis dos SMAS de Mafra;
    27. aa)Conferir mensalmente a evolução das contas, seus movimentos e composição dos saldos e proceder à correção quando necessário;
    28. bb)Promover a atualização e acompanhamento da implementação do plano de prevenção de riscos de corrupção e de infrações conexas;
    29. cc)Elaborar os relatórios de atividade da divisão;
    30. dd)Preparar, periodicamente, a informação ou a documentação a enviar às entidades oficiais.
    31. 1.1 -Compete à Secção de Recursos Humanos e Secretaria Geral:
    32. 1.1.1 -No âmbito de Recursos Humanos:
    33. a)Efetuar a gestão administrativa de recursos humanos dos SMAS de Mafra nomeadamente, processar os vencimentos, desenvolver os procedimentos inerentes ao recrutamento, seleção, integração de trabalhadores e formação, controlar a assiduidade, em conformidade com os normativos legais, regulamentares e procedimentais aplicáveis, bem como providenciar pela informação e esclarecimento dos trabalhadores relativamente aos seus direitos e deveres;
    34. b)Assegurar e manter atualizados os processos individuais de todos os trabalhadores dos SMAS de Mafra;
    35. c)Proceder ao registo e controlo da assiduidade, pontualidade e das respetivas férias e licenças;
    36. d)Elaborar o mapa de férias de acordo com o planeamento efetuado pelas diversas unidades orgânicas;
    37. e)Elaborar mapas referentes ao absentismo e proceder à sua análise;
    38. f)Instruir os processos inerentes à evolução na carreira dos trabalhadores;
    39. g)Instruir os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores;
    40. h)Efetuar o processamento dos vencimentos e abonos;
    41. i)Assegurar o reporte da informação sobre despesas com pessoal, bem como pessoal ao serviço, às entidades competentes;
    42. j)Assegurar os procedimentos relacionados com entidades externas, ADSE, Caixa Geral de Aposentações, Instituto da Segurança Social e outras;
    43. k)Proceder ao tratamento e processamento das comparticipações da ADSE;
    44. l)Organizar e acompanhar os processos dos acidentes de trabalho;
    45. m)Assegurar os procedimentos inerentes à avaliação do desempenho dos trabalhadores;
    46. n)Efetuar a gestão dos procedimentos inerentes ao recrutamento e seleção de pessoal;
    47. o)Acompanhar os processos de recrutamento, dando apoio administrativo aos respetivos júris;
    48. p)Elaborar, em conjunto com as unidades orgânicas, o plano anual de formação, promover a sua execução e avaliar os resultados das ações de formação;
    49. q)Assegurar a realização das ações de formação internas;
    50. r)Assegurar o atendimento e esclarecimento dos trabalhadores;
    51. s)Elaborar, rever e manter atualizado os perfis de competências dos postos de trabalho;
    52. t)Elaborar o balanço social;
    53. u)Promover a realização periódica dos exames de saúde no âmbito da medicina do trabalho;
    54. v)Promover, em colaboração com os serviços, o acolhimento e integração de novos trabalhadores.
    55. 1.1.2 -No âmbito de Secretaria-Geral:
    56. a)Organizar e gerir o arquivo geral, realizar o tratamento do expediente, gerir o economato e efetuar serviços administrativos diversos tanto interna como externamente;
    57. b)Proceder à receção, registo e encaminhamento de toda a correspondência;
    58. c)Assegurar o controlo da correspondência expedida;
    59. d)Assegurar a gestão do arquivo central e documentos dos SMAS de Mafra em articulação com as unidades orgânicas;
    60. e)Proceder à afixação de editais, anúncios, avisos e outros documentos a publicitar;
    61. f)Assegurar a gestão e controlo das apólices de seguro dos SMAS de Mafra;
    62. g)Assegurar, em articulação com os outros serviços e de acordo com o procedimento estabelecido, as indemnizações a terceiros no âmbito da responsabilidade civil dos SMAS de Mafra;
    63. h)Assegurar a limpeza e conservação das condições de higiene das instalações afetas à atividade dos SMAS de Mafra;
    64. i)Assegurar as atividades de receção, registo e distribuição de expediente externo e serviço de estafeta;
    65. j)Organizar e manter atualizado um copiador geral de toda a correspondência expedida;
    66. k)Assegurar a digitalização e o registo na gestão documental da correspondência externa e promover a sua distribuição pelas unidades orgânicas;
    67. l)Assegurar a atualização sistemática do plano de classificação de arquivo, em articulação com os serviços produtores de documentos.
    68. 1.1.3 -No âmbito do secretariado:
    69. a)Prestação de apoio de secretariado ao Diretor Delegado;
    70. b)Elaborar as ordens de trabalho das reuniões do Conselho de Administração;
    71. c)Distribuir as deliberações do Conselho de Administração e acompanhar o cumprimento das mesmas;
    72. d)Acompanhar o cumprimento dos despachos, comunicações e ordens de serviço;
    73. e)Assegurar a organização de reuniões e ações de formação internas, nomeadamente na preparação da sala e dos equipamentos e materiais necessários;
    74. f)Assegurar o encaminhamento de documentação e de correspondência de e para o Conselho de Administração e Diretor Delegado;
    75. g)Assegurar o arquivo das deliberações do Conselho de Administração;
    76. h)Arquivar a documentação;
    77. i)Proceder à marcação e receber o público para reuniões com o Diretor Delegado;
    78. j)Receber e fazer telefonemas;
    79. k)Prestar apoio ao nível da execução e tratamento de texto;
    80. l)Efetuar serviços definidos pelo Diretor Delegado inerentes à função de secretariado.
    81. 1.1.4 -No âmbito do economato:
    82. a)Assegurar a gestão dos stocks de material de escritório e de higiene e limpeza, desenvolvendo os procedimentos de aquisição e procedendo à receção e conferência de encomendas, entrega e respetivo registo do material requisitado.
    83. 1.2 -Compete à Secção de Contabilidade:
    84. 1.2.1 -No âmbito da contabilidade geral/de gestão/orçamental:
    85. a)Efetuar o tratamento de todos os documentos contabilísticos (conferência e lançamento), efetuar pagamentos e elaborar mensalmente os mapas financeiros e demais informação para a administração;
    86. b)Cabimentar as despesas a realizar;
    87. c)Processar e registar despesas devidamente autorizadas;
    88. d)Executar o processamento contabilístico e orçamental dos salários do pessoal;
    89. e)Organizar, controlar e arquivar todos os documentos de despesa;
    90. f)Manter os registos de contabilidade e demais documentos, de acordo com as normas legais;
    91. g)No âmbito das suas atribuições, analisar, preencher e tratar as declarações inerentes às obrigações fiscais dos SMAS de Mafra, bem como os inquéritos que lhe sejam solicitados;
    92. h)Manter em ordem a conta corrente com empreiteiros e respetivos fornecedores (contas correntes de terceiros);
    93. i)Manter atualizada a movimentação de stocks, bem como a sua integração na contabilidade e proceder, em conjunto com o responsável do serviço de armazém, ao inventário anual;
    94. j)Providenciar a assinatura de ordens de pagamento das autorizações de despesa, cumprindo os prazos de pagamento com os fornecedores, setor público estatal e demais entidades, e respetivo registo;
    95. k)Proceder à conferência e controlo dos valores em caixa e bancos;
    96. l)Controlar as operações extraorçamentais;
    97. m)Efetuar o tratamento do IVA;
    98. n)Preparar a execução das alterações permutativas/modificativas dos documentos previsionais previamente aprovados;
    99. o)Controlar o valor da dívida de clientes;
    100. p)Analisar os diversos processos de aquisição, procedendo ao seu encerramento no devido momento;
    101. q)Processar mensalmente as reconciliações bancárias;
    102. r)Produzir informação, de acordo com a norma de contabilidade de gestão (NCP 27), sobre rendimentos e resultados, para satisfazer as necessidades de informação na tomada de decisões, na determinação de preços e tarifas de prestação de serviços por atividade que devem estar justificadas pelo seu gasto.
    103. 1.2.2 -No âmbito do património e controlo de gestão:
    104. a)Colaborar ativamente na preparação dos documentos previsionais dos SMAS de Mafra: Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos e outros;
    105. b)Proceder aos registos contabilísticos dos factos patrimoniais e das operações de natureza orçamental, verificando o cumprimento das normas e legislação em vigor;
    106. c)Assegurar o acompanhamento e execução do plano anual de investimentos e orçamento;
    107. d)Assegurar o acompanhamento e valorização dos trabalhos para a própria entidade;
    108. e)Preparar a documentação e prestar a informação a enviar ao Tribunal de Contas, DGAL e outras entidades definidas por lei;
    109. f)Manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e bens imóveis dos SMAS de Mafra;
    110. g)Proceder, em conjunto com os responsáveis dos diversos serviços, ao inventário anual;
    111. h)Processar as amortizações e integrá-las na contabilidade;
    112. i)Proceder às operações de abate e alienação de bens patrimoniais;
    113. j)Assegurar a interlocução com o fornecedor de software de contabilidade.
    114. 1.2.3 -No âmbito da tesouraria:
    115. a)Assegurar, controlar e registar a arrecadação e liquidação de todas as receitas, nomeadamente a cobrança interna e a externa ocorrida nos diversos postos de cobrança;
    116. b)Proceder à emissão dos meios de pagamento das diversas despesas, providenciando as respetivas assinaturas;
    117. c)Manter atualizada a informação diária sobre o saldo de disponibilidades;
    118. d)Analisar e controlar os extratos emitidos pelas instituições bancárias relativos aos saldos das contas bancárias dos SMAS de Mafra;
    119. e)Efetuar a gestão de saldos bancários, conferências e reconciliações bancárias.
    120. 1.3 -Compete à Secção de Contratação Pública:
    121. a)Assegurar os processos de aquisições de bens e serviços, em conformidade com as disposições inerentes à contratação pública;
    122. b)Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo informação atualizada sobre os preços dos bens e serviços mais significativos;
    123. c)Proceder à abertura dos procedimentos de aquisição de bens e serviços depois de devidamente autorizados;
    124. d)Proceder à avaliação contínua dos fornecedores em articulação com os gestores dos contratos, ao nível da eficiência e eficácia dos seus serviços;
    125. e)Assegurar todo o procedimento administrativo tendente à adjudicação e contratação de aquisição de bens móveis e aquisição de serviços, nos termos das normas legais aplicáveis à contratação pública;
    126. f)Para os efeitos da alínea anterior, e mediante o envio por parte dos setores proponentes dos elementos que sejam necessários, preparar e elaborar os anúncios, cadernos de encargos, convites, programas, minutas de contrato dos procedimentos de aquisição de bens móveis e aquisição de serviços;
    127. g)Assegurar o cumprimento do procedimento de compras;
    128. h)Proceder ao registo de todos os processos de contratação pública em Base de Dados, bem como levar a efeito os procedimentos a executar na plataforma eletrónica de contratação pública, utilizada e as publicações a realizar no Portal dos Contratos Públicos;
    129. i)Elaborar as notas de encomenda, após adequada instrução dos processos;
    130. j)Submeter à apreciação dos requisitantes a qualidade técnica dos materiais e serviços apresentados nas propostas.
    131. 1.4 -Compete à Secção de Apoio Jurídico:
    132. a)Emitir pareceres, proceder a estudos de natureza jurídica, elaborar informações, memorandos e propostas de relevância técnico-jurídica sempre que tal se mostre necessário, e analisar a legislação aplicável e de interesse para os Serviços Municipalizados;
    133. b)Colaborar na elaboração de normas, regulamentos e posturas, bem como de propostas de alteração aos normativos vigentes da competência dos Serviços;
    134. c)Emitir pareceres jurídicos que lhe sejam solicitados pelo Conselho de Administração ou pelo seu Presidente, pelo Diretor Delegado, bem como por todas as unidades orgânicas;
    135. d)Verificar o conteúdo e rigor técnico-jurídico de deliberações, atos e contratos que lhe sejam submetidos para apreciação;
    136. e)Prestar assessoria jurídica sempre que solicitada pelas diversas unidades orgânicas;
    137. f)Elaborar, instruir e acompanhar os processos de contraordenações;
    138. g)Instruir e acompanhar os processos disciplinares instaurados a trabalhadores dos Serviços;
    139. h)Analisar, diariamente, a legislação publicada no Diário da República, promovendo a divulgação da que tenha aplicabilidade no âmbito de intervenção dos Serviços;
    140. i)Preparar, de acordo com orientações que lhe forem transmitidas, minutas de acordos ou protocolos a celebrar com entidades públicas;
    141. j)Propor a adoção de novos procedimentos ou alteração dos mesmos por parte dos serviços, nomeadamente quando exigidos pela alteração de disposições legais ou regulamentares;
    142. k)Apoiar juridicamente os procedimentos de contratação e de execução dos contratos, de modo a garantir o seu enquadramento legal;
    143. l)Preparar e enviar ao Tribunal de Contas os contratos sujeitos a fiscalização, com o apoio das Secções de Contabilidade e de Contratação Pública e das outras Divisões;
    144. m)Apoiar as equipas de fiscalização, sempre que solicitado, de modo a assegurar a conformidade da realização de qualquer obra ou ação no terreno com o projeto, contrato ou disposições legais e regulamentares aplicáveis;
    145. n)Instruir e dar parecer sobre reclamações e recursos hierárquicos, bem como exposições sobre atos e omissões ou procedimentos;
    146. o)Apreciar e dar parecer sobre todas as questões que envolvam responsabilidade civil contratual e extracontratual dos SMAS de Mafra;
    147. p)Verificar todos os trâmites processuais e apreciação de invocação de prescrição pelos utilizadores incumpridores, tendo em vista ou a emissão das certidões de dívida para cobrança coerciva, ou de outro modo, para declaração de dívida incobrável, por parte do Conselho de Administração;
    148. q)Mediar a negociação e celebração de acordos com entidades terceiras no âmbito de litígios ocorridos nas atividades dos SMAS de Mafra;
    149. r)Dar pareceres sobre todas as questões que envolvam proteção de dados pessoais;
    150. s)Em articulação com o responsável pela gestão, tratamento e conservação de dados pessoais em posse dos SMAS de Mafra, garantir todos os direitos de acesso e proteção, bem como assegurar a interação com a Comissão Nacional de Proteção de Dados, quando se torne necessário.
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