A Unidade de Administração Geral, Finanças e Conservação é uma unidade orgânica diretamente dependente do órgão executivo, à qual compete desenvolver e planear todas as atividades que resultem de lei ou de regulamentação administrativa, ou que lhe sejam diretamente atribuídas por decisão superior ou ainda na sequência de deliberação dos órgãos da freguesia no âmbito da correspondente área de atuação, designadamente: definir, coordenar e orientar a atuação da subunidade orgânica, de acordo com o plano anual de atividades definido, e proceder à avaliação dos resultados alcançados; distribuir, orientar e controlar a execução e qualidade técnica do trabalho produzido, assegurando a gestão dos colaboradores integrados e a prossecução das atribuições previstas na Estrutura Organizacional da Autarquia.
- 1 -Atribuições da Unidade de Administração Geral, Finanças e Conservação:
- a)Expediente Geral: correspondência, atestados, certidões e afins, arquivo, entre outros de caráter geral: desenvolver as tarefas inerentes à receção, registo e distribuição do expediente de correspondência e outros documentos, dentro dos prazos previstos, de acordo com o encaminhamento/despacho; apoiar os órgãos da freguesia; emitir atestados para fins diversos, certidões e certificações; registar, afixar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço; catalogar e arquivar todos os documentos, livros e processos da Freguesia;
- b)Atendimento ao público (presencial, telefónico e digital): atender o público em geral, assegurando uma resposta rápida, objetiva e de acordo com os pedidos solicitados, visando sempre a satisfação do utente; assegurar o atendimento telefónico e respetivo encaminhamento para o serviço adequado; registar a entrada de todos os visitantes da autarquia;
- c)Recenseamento eleitoral: Atendimento ao público (comunicação do n.º de eleitor; recenseamento de utentes portadores de B.I./CC e emissão de certidões de eleitor); execução das operações inerentes ao recenseamento eleitoral e apoio aos atos eleitorais;
- d)Registo e licenças de canídeos e gatídeos: controlo da renovação de licenças e respetiva liquidação;
- e)Promover a divulgação das normas internas e demais diretrizes de caráter genérico pelos diversos serviços;
- f)Gestão e controlo das instalações e respetivos acessos: controlo do estado de conservação e gestão dos ativos imobilizados corpóreos da autarquia;
- g)Assegurar a gestão e controlo do património - acompanhar os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e alienação de bens móveis e imóveis, sem prejuízo das regras estabelecidas no SNC-AP e demais legislação aplicável;
- h)Promover os registos e procedimentos contabilísticos dos factos patrimoniais e das operações de natureza orçamental, inerentes à constituição de proveitos, à arrecadação de receitas e à realização de despesas, verificando o cumprimento das normas e da legislação em vigor e nos termos do modelo de gestão estabelecido, bem como, organizar o respetivo arquivo documental;
- i)Assegurar a regularidade financeira e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade pública e finanças locais;
- j)Elaborar os documentos de prestação de contas da Freguesia, nos termos definidos na legislação em vigor, em particular, e de acordo com as instruções do tribunal de contas;
- k)Assegurar a gestão das contas correntes, de fundos de maneio e de fornecedores, suportada por reconciliações;
- l)Assegurar a liquidação e controlo da cobrança das taxas e outras receitas da Freguesia, nos termos das normas legais e regulamentares em vigor;
- m)Cumprir as obrigações de natureza contributiva e fiscal decorrente da atividade desenvolvida pela Freguesia;
- n)Promover o processo de elaboração do Orçamento e Grandes Opções do Plano (GOP) da Freguesia;
- o)Acompanhar, controlar e avaliar a execução das grandes opções do plano e do orçamento, bem como elaborar relatórios periódicos de avaliação, propondo, se for caso disso, a adoção de medidas de reajustamento;
- p)Elaborar os documentos de prestação de contas da Freguesia;
- q)Proceder ao envio de informação económica e financeira à DGAL e às restantes entidades externas de acompanhamento e controlo;
- r)Garantir a faturação e gestão de tesouraria;
- s)Assegurar a promoção e gestão dos procedimentos de contratação, adjudicação, formalização e execução de contratos.
- t)Organizar, coordenar e manter atualizado o Cadastro da Freguesia no que se refere a instalações, máquinas e equipamentos diversos;
- u)Coordenar e controlar a atribuição dos números de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido;
- v)Controlo de todos os seguros em vigor, sua atualização e coberturas.
- w)Submeter a despacho do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos ou a deliberação do órgão executivo, devidamente instruídos e informados, os assuntos que dependam da sua resolução;
- x)Receber e distribuir pelos serviços da unidade orgânica a correspondência a eles referente;
- y)Propor ao/à Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos ou ao órgão executivo tudo o que seja do interesse dos órgãos referidos;
- z)Assegurar a execução e atualização do Mapa de Pessoal da Freguesia;
- aa)Executar as ações necessárias ao recrutamento e seleção dos recursos humanos e aplicar os instrumentos de mobilidade e desenvolvimento de carreiras;
- bb)Organizar e manter atualizados os processos individuais;
- cc)Organizar e tratar os processos referentes a prestações sociais e abonos complementares;
- dd)Proceder à liquidação dos vencimentos e abonos complementares;
- ee)Promover e coordenar a avaliação de desempenho dos colaboradores (SIADAP);
- ff)Administrar e manter atualizado o seguro do pessoal e dos autarcas;
- gg)Organizar os processos de acidentes de serviço e intervir na instrução dos processos de inquérito e de natureza disciplinar;
- hh)Elaborar informações e indicadores estatísticos sobre os recursos humanos e apresentar, anualmente, o Balanço Social;
- ii)Efetuar o levantamento anual de necessidades de formação e atualização de conhecimentos do pessoal, a fim de definir e propor as prioridades de formação a seguir;
- jj)Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos colaboradores da autarquia;
- kk)Informar e controlar os processos de acumulação de funções:
- ll)Garantir os processos de segurança, higiene e saúde no trabalho;
- mm)Diligenciar pelas verificações e juntas médicas por motivos de doença.
- nn)Organizar o ficheiro e listagens, por assunto, dos temas e trabalho tratados nas reuniões do executivo;
- oo)Receber os pedidos de audiência e proceder à sua marcação;
- pp)Organizar a agenda e as audiências públicas do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos;
- qq)Registar e promover a divulgação dos despachos, ordens de serviço e outras decisões do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos;
- rr)Proceder aos estudos e elaborar as informações ou pareceres necessários à tomada das decisões que caibam no âmbito da competência própria ou delegada do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos, bem como à formulação das propostas a submeter ao executivo e a Assembleia de Freguesia;
- ss)Assegurar a conformidade do tratamento dos dados pessoais com o RGPD, bem como, promover o cumprimento por parte da autarquia das regras e procedimentos de uniformização definidos no Regulamento Geral de Proteção de dados - Lei n.º 58/2019 - e demais legislação aplicável.
- tt)Implementação e execução de atividades de índole cultural e/ou recreativa dirigidas à Comunidade de Câmara de Lobos;
- uu)Programar, concretizar e divulgar as atividades constantes do plano anual de atividades da autarquia, nas áreas do desporto e exercício físico;
- vv)Implementar e coordenar todas as ações e atividade direcionadas à juventude, constantes do plano anual de atividades;
- ww)Exercer as demais funções que lhe sejam atribuídas por despacho do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos ou órgão executivo que se enquadrem na natureza da subunidade.
- xx)Outros que venham a ser atribuídos por despacho do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos ou órgão executivo, que se enquadrem na natureza da subunidade.
- 2 -Sem prejuízo do disposto no Estatuto do Pessoal Dirigente, o titular do cargo de direção exerce, na respetiva unidade orgânica, as seguintes competências:
- a)Submeter a despacho do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos ou a deliberação do órgão executivo, devidamente instruídos e informados, os assuntos que dependam da sua resolução;
- b)Receber e fazer distribuir pelos serviços da unidade orgânica a correspondência a eles referente;
- c)Propor ao/à Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos ou ao órgão executivo tudo o que seja do interesse dos órgãos referidos;
- d)Colaborar na elaboração dos instrumentos de gestão previsional e dos relatórios e contas;
- e)Estudar os problemas que sejam colocados pelo/a Presidente do órgão executivo e propor as soluções adequadas;
- f)Promover a execução das decisões do/a Presidente e das deliberações do órgão executivo nas matérias que interessam à respetiva unidade orgânica que dirige.
Compete ainda ao titular do cargo de direção:
- g)Definir os objetivos de atuação da unidade orgânica que dirigem, tendo em conta os objetivos gerais estabelecidos;
- h)Orientar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;
- i)Garantir a coordenação das atividades e a qualidade técnica da prestação dos serviços na sua dependência;
- j)Gerir com rigor e eficiência os recursos humanos, patrimoniais e tecnológicos afetos à unidade orgânica e respetivas subunidades, otimizando os meios e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos assim como promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;
- k)Assegurar a qualidade técnica do trabalho produzido pelos serviços dependentes e garantir o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço tendo em conta a satisfação do interesse dos destinatários;
- l)Efetuar o acompanhamento profissional dos colaboradores, no local de trabalho, apoiando-os, motivando-os e proporcionando-lhes, os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respetivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
- m)Divulgar junto dos colaboradores os documentos internos e as normas de procedimentos a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para o cumprimento dos objetivos do serviço, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos colaboradores;
- n)Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos colaboradores, sem prejuízo da relação hierárquica e procedimentos previstos no SIADAP, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
- o)Identificar as necessidades de formação específica dos colaboradores e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação; proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos colaboradores da autarquia.
- p)Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos colaboradores da autarquia.
O titular do cargo de direção intermédia de 2.º grau, Chefe da Unidade, é recrutado entre candidatos com os graus académicos de Licenciatura e/ou Mestrado.
- 3 -Atribuições da Subunidade de Manutenção e Conservação, na dependência direta da Unidade de Administração Geral, Finanças e Conservação:
- a)Cumprir as ordens emanadas pelo Executivo da Freguesia, nomeadamente pelo Presidente da Junta de Freguesia;
- b)Promover a conservação e limpeza de bermas e valetas da competência da Freguesia de Câmara de Lobos;
- c)Assegurar pequenos arranjos e reparações, nas coletividades, escolas básicas e pré-escolares da freguesia;
- d)Proceder a pequenas reparações em estradas, caminhos e veredas da freguesia, no âmbito do Acordo de Execução celebrado com o Município de Câmara de Lobos;
- e)Assegurar pequenos arranjos e reparações junto da população mais necessitada;
- f)Garantir a conservação e correta utilização dos veículos, máquinas e ferramentas pertencentes à Freguesia de Câmara de Lobos.
- g)Assegurar a manutenção, conservação, limpeza e higiene dos edifícios sob alçada da Freguesia de Câmara de Lobos, nomeadamente a sede da Junta de Freguesia;
- h)Assegurar a manutenção, conservação, limpeza e higiene dos demais espaços públicos da competência da Freguesia, nomeadamente estradas, caminhos e veredas.
- 4 -É da exclusiva responsabilidade do/a Presidente da Junta de Freguesia de Câmara de Lobos a determinação das funções e horário de trabalho do pessoal afeto.