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Artigo 10.º — Divisão de Sistemas de Informação e Atendimento

Vigente desde: 13/11/2024

A Divisão de Sistemas de Informação e Atendimento, de direção intermédia de 2.º grau, reporta diretamente ao Presidente da Câmara Municipal ou ao eleito que este designar, e detém atribuições nas áreas de atendimento e gestão documental, de arquivo municipal, informática e de sistemas de informação geográfica, e tem as seguintes competências, entre outras:

  1. 1 -No âmbito do Atendimento e Gestão Documental:
    1. 1.1 -Implementar um atendimento multicanal integrado, através do atendimento presencial, presencial descentralizado e pela diversificação de canais complementares de atendimento, via telefone, correio e comunicações eletrónicas, contribuindo para participação pública;
    2. 1.2 -Disponibilizar informação geral e especializada sobre a atividade do Município, os serviços e todo o tipo de procedimentos;
    3. 1.3 -Receber e encaminhar os requerimentos e documentos dos cidadãos para os serviços do Município, relativos aos processos não sejam de resolução imediata;
    4. 1.4 -Efetuar marcações dos atendimentos do Executivo e restantes serviços do Município;
    5. 1.5 -Analisar e tratar as estatísticas disponíveis, monitorizando o desempenho e identificando oportunidades de melhoria, com vista a uma redução gradual dos tempos de espera e o aumento do grau de satisfação no atendimento;
    6. 1.6 -Assegurar a gestão diária da correspondência, independentemente do formato, incluindo o registo, reporte, encaminhamento e expedição, constituindo, sempre possível e pertinente, processos desmaterializados;
    7. 1.7 -Efetuar o atendimento telefónico e respetivo encaminhamento das chamadas para os serviços e a realização de chamadas para o exterior;
    8. 1.8 -Promover uma visão integrada dos serviços públicos municipais e dos contactos realizados pelos cidadãos, independentemente do canal de atendimento utilizado, prestando informações, garantindo a existência de mecanismos que permitam um conhecimento célere das solicitações, a evolução do estado dos processos e informações relativas às atividades do Município;
    9. 1.9 -Colaborar com as restantes Unidades Orgânicas, assegurando a intervenção atempada de outros serviços, a racionalização dos circuitos administrativos e a conceção de procedimentos que se traduzam em melhorias continuadas na relação com os cidadãos;
    10. 1.10 -O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nos números anteriores.
  2. 2 -No âmbito do Arquivo Municipal:
    1. 2.1 -Assegurar a gestão do ciclo de vida da informação de arquivo, desde a produção, tramitação, até à fase da seleção, avaliação e arquivo e propor a adoção de planos de conservação e preservação;
    2. 2.2 -Garantir, em articulação com as restantes Unidades Orgânicas, a aplicação dos principais instrumentos de gestão da informação, designadamente o plano de classificação, o regulamento do arquivo, o plano de preservação e uma lista com termos de indexação, prestando apoio especializado na organização e classificação da informação documental;
    3. 2.3 -Proceder à recolha, conservação, tratamento, catalogação e divulgação de informação produzida pelos órgãos e serviços municipais cujo valor justifique a sua conservação ou que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços municipais;
    4. 2.4 -Assegurar a atividade de empréstimo dos processos e documentos em arquivo e fornecer a informação solicitada aos interessados, quer no suporte original, quer noutro, para fins de preservação e difusão da documentação;
    5. 2.5 -Elaborar e manter atualizados planos de classificação documental, normas de confidencialidade e segurança de informação, em articulação com as demais unidades orgânicas;
    6. 2.6 -Assegurar o serviço público de consulta de documentos;
    7. 2.7 -Proceder a ações de formação interna sobre regras, procedimentos e boas práticas de arquivo;
    8. 2.8 -Elaborar, após consulta aos serviços, proposta de eliminação da documentação em arquivo, decorridos os prazos de conservação administrativa estipulados por diploma legal, de acordo com parecer vinculativo do responsável pelo arquivo e da entidade nacional responsável pela coordenação do sistema nacional de arquivos;
    9. 2.9 -Inventariar, organizar e gerir o arquivo histórico e os legados e espólios documentais não musealizados, promovendo o restauro, encadernação e/ou microfilmagem das espécies que o exijam;
    10. 2.10 -Difundir a documentação com valor histórico, quer de núcleos públicos, quer de núcleos privados, com interesse para o Município, independente do tipo de suporte ou formato, bem como encorajar e promover a sua transferência para o arquivo municipal, assegurando a sua divulgação e disponibilização;
    11. 2.11 -Apoiar e incentivar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente no arquivo, através de ações de apoio à investigação histórico-documental;
    12. 2.12 -Promover a avaliação e auditoria do sistema de arquivo para garantir a conformidade com as normas e melhores práticas, melhorar o desempenho da instituição e assegurar, em caso de necessidade, o valor probatório da documentação;
    13. 2.13 -O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nos números anteriores.
  3. 3 -No âmbito da Informática:
    1. 3.1 -Promover processos inovadores e a utilização das tecnologias de informação para alcançar, de forma integrada, participativa e eficiente os objetivos de desenvolvimento estratégico estabelecidos no âmbito da gestão municipal;
    2. 3.2 -Desenvolver projetos de infraestruturas tecnológicas, designadamente, servidores de dados, de aplicações e de recursos, redes e controladores de comunicações e dispositivos de segurança das instalações, assegurando a sua gestão e manutenção, incluindo redes públicas no âmbito da conectividade de internet e sistemas de sensorização distribuídos;
    3. 3.3 -Gerir o parque tecnológico do Município, assegurando uma racional gestão de existências, de acordo com critérios definidos em colaboração com as restantes Unidades Orgânicas e os utilizadores, após superior aprovação;
    4. 3.4 -Coordenar o relacionamento com operadores de telecomunicações e gerir as telecomunicações do Município, incluindo a rede telefónica e os dispositivos móveis;
    5. 3.5 -Definir a estratégia de arquitetura de sistemas de informação, tendo em vista a melhoria dos processos de trabalho, a promoção da inovação e da qualificação da organização e das pessoas que a constituem;
    6. 3.6 -Definir, planear e gerir os projetos informáticos do Município, apoiando os utilizadores na sua utilização, promovendo a formação, a capacitação e qualificação das pessoas através da introdução de soluções tecnológicas nos processos de trabalho;
    7. 3.7 -Promover e acompanhar os projetos de implementação de sistemas e tecnologias de informação no governo eletrónico, portais e serviços eletrónicos e assegurar as especificações e metodologias de interoperabilidade, garantindo a normalização e fiabilidade da informação;
    8. 3.8 -Promover a realização de auditorias de segurança física e lógica, avaliando o grau de utilização das políticas e dos procedimentos definidos e propondo melhorias contínuas na garantia da segurança da informação;
    9. 3.9 -Assegurar a proteção dos ativos tecnológicos sob responsabilidade do Município, identificando e tratando os riscos e garantindo a resposta aos incidentes que coloquem em risco a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos sistemas de informação, propondo políticas de utilização dos recursos informáticos e de uso da informação, normas e procedimentos de gestão de informação e de segurança informática, com vista à promoção de uma cultura de segurança no Município;
    10. 3.10 -Definir e gerir as infraestruturas de armazenamento, incluindo infraestruturas de cloud, e a execução das salvaguardas de informação alojada em infraestruturas geridas pelo Município, incluindo serviços de backup remoto;
    11. 3.11 -Prosseguir as melhores práticas na gestão e armazenamento da informação digital de forma a criar as condições para garantir a sua autenticidade e a preservação digital a longo prazo;
    12. 3.12 -Definir procedimentos e guias de utilização sobre boas práticas na utilização dos sistemas ao nível da gestão dos acessos, níveis de confidencialidade e salvaguarda de informação e zelar pelo cumprimento das normas de segurança física e lógica;
    13. 3.13 -Garantir que as aplicações asseguram a necessária integração dos principais circuitos e fluxos de informação, contribuindo na simplificação dos processos e na melhoria dos serviços prestados pelo Município;
    14. 3.14 -O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nos números anteriores.
  4. 4 -No âmbito dos Sistemas de Informação Geográfica (SIG):
    1. 4.1 -Gerir o sistema de informação geográfica e a sua disponibilização aos utilizadores internos e externos, apoiando os utilizadores do SIG no que respeita à introdução de conteúdos e consulta de informação e utilização das aplicações SIG de cada Unidade Orgânica;
    2. 4.2 -Gerir a cartografia digital do Município, colaborando no registo e atualização do cadastro rústico e urbano do território municipal, em conjunto com outras Unidades Orgânicas;
    3. 4.3 -Coordenar o processamento da informação geográfica para apoio à elaboração dos planos municipais de ordenamento do território ou de interesse para a gestão e planeamento estratégico, produzida interna ou externamente, apoiando a utilização de informação geográfica neste domínio;
    4. 4.4 -Efetuar o levantamento da estrutura fundiária, incluindo o seu registo e atualização de acordo com alterações de uso, transferência de propriedade, criação e/ou extinção de usufruto, ou qualquer outra forma de oneração em colaboração com as outras Unidades Orgânicas;
    5. 4.5 -Colaborar com a Divisão de Licenciamento no saneamento e apreciação liminar dos processos;
    6. 4.6 -Garantir o apoio na utilização da informação geográfica e a sua atualização da informação geográfica no SIG Municipal (repositório único de dados disponível a todos os utilizadores internos) e responder às solicitações no que se refere à execução de cartas temáticas e estudos territoriais;
    7. 4.7 -Tratar, manter e disponibilizar metadados, visando a criação de uma infraestrutura de dados Municipal de apoio à decisão;
    8. 4.8 -Promover a produção de documentação técnica, a avaliação e auditoria do sistema de informação e da qualidade dos dados geográficos, para garantir a conformidade com as normas e melhores práticas, melhorar o desempenho da instituição e identificar oportunidades de melhoria do serviço;
    9. 4.9 -O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nos números anteriores.
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