A remessa dos documentos mencionadas no artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:
- a)Ser acompanhada de um auto de entrega, a título de prova (anexo I);
- b)O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa (anexo II), destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
- c)A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
- d)O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo geral ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.