- 1 -As transferências da documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo, considerando os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
- 2 -A documentação é remetida ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
- a)Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou assim o exijam;
- b)Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado;
- c)No seu suporte original, devidamente acondicionada.
- 3 -Os processos, requerimentos e demais documentos isolados devem ser organizados, no serviço produtor, da seguinte forma:
- a)Os documentos constantes dos processos administrativos devem ser organizados de acordo com a sequência cronológica (do mais antigo para o mais recente);
- b)Os processos devem ser numerados e rubricados, contando-se, para o efeito, a respetiva capa;
- c)Se for retirado algum documento de um processo, em seu lugar será colocada uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo Serviço;
- d)Os processos não devem conter agrafos ou clipes;
- e)Os processos não deverão ser remetidos ao Arquivo com as respetivas capas degradadas.
- 4 -Os processos de urbanização e edificação devem ter capas uniformizadas, com as seguintes indicações: número, ano, local, designação da obra e nome do requerente. Não deverão estar rasuradas.
- 5 -Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos) são enviados ao Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
- 6 -A apensação de documentos a processos arquivados é da responsabilidade do serviço produtor.
- 7 -O envio da documentação efetua-se de acordo com um calendário proposto pelo Arquivo.
- 8 -Nenhuma incorporação de documentação será realizada nos meses de julho, agosto e dezembro.
- 9 -A tramitação das unidades de instalação para o Arquivo deverá ser executada por trabalhadores indicados para o efeito, numa perspetiva interserviços.
Artigo 7.º — Condições
Vigente desde: 27/02/2020