O presente Regulamento entra em vigor 5 dias após a sua publicação na 2.ª série do Diário da República.
ANEXO I
Procedimentos de Notificação e Comunicação
ANEXO I-A
Requerimento para o Exercício de Direito pelos Titulares de Dados Pessoais
ANEXO I-B
Resposta ao Requerimento de Exercício de direitos dos Titulares
ANEXO I-C
Informação sobre o Tratamento de Dados e Direitos dos Titulares
ANEXO I-D
Formulário de Comunicação da Violação de Dados Pessoais à Autoridade de Controlo (CNPD)
O formulário de comunicação da violação de dados pessoais à autoridade de controlo é preenchido no website da Comissão Nacional de Proteção de Dados, através do link: cnpd.pt
Este formulário é submetido pelo encarregado de proteção de dados da Câmara Municipal da Praia da Vitória, em representação da mesma.
Aquando do início do preenchimento do formulário, deve ser selecionada uma de duas opções, consoante a tipologia da pretensão:
- Notificar uma nova violação de dados pessoais
ou
- Alterar uma notificação anteriormente submetida
Caso selecione uma nova violação de dados pessoais, deve o encarregado de proteção de dados preencher os campos presentes nos seguintes separadores:
- Dados da entidade
- Dados de contacto
- Informação sobre a violação de dados
- Consequências da violação de dados
- Dados pessoais envolvidos
- Titulares dos dados
- Informação aos titulares
- Medidas preventivas/corretivas
- Tratamentos transfronteiriços
Caso selecione alterar uma notificação anteriormente submetida, deve o encarregado de proteção de dados indicar a referência da notificação anteriormente submetida (referência presente no documento que foi remetido por e-mail aquando da notificação). Depois deve alterar os campos que pretende nos respetivos separadores.
ANEXO I-E
Formulário de Comunicação da Violação de Dados Pessoais aos Singulares
ANEXO I-F
Criação ou Modificação de Conta de Utilizador
ANEXO II
Minutas e cláusulas
ANEXO II-A
Cláusula genérica
Responsável pelo tratamento dos dados: Câmara Municipal da Praia da Vitória, sita na Praça Francisco Ornelas da Câmara, 9760-851 Praia da Vitória, contactável através do website: cmpv.pt ou e-mail: [email protected] ou telefone: +351 295 540 200 ou presencialmente no nosso horário de atendimento.
Encarregado de proteção de dados: Encarregado de Proteção de Dados da Câmara Municipal da Praia da Vitória, sita na Praça Francisco Ornelas da Câmara, 9760-851 Praia da Vitória, contactável através do e-mail: [email protected] ou telefone: +351 295 540 200 ou presencialmente na morada indicada.
Finalidade do tratamento dos dados: A tramitação nos serviços municipais, por exigência legal, de procedimentos administrativos ou a celebração de contratos, seja oficiosamente ou a requerimento dos titulares dos dados. O exercício pelo titular dos dados ou pelo responsável pelo tratamento de direitos e ou obrigações previstas em legislação.
Licitude do tratamento: Cumprimento pela Câmara Municipal da Praia da Vitória das suas obrigações legais, e das suas funções de interesse público e autoridade pública enquanto órgão da Administração Pública.
Dados pessoais e categorias: Os dados pessoais dos titulares e legais representantes constantes deste requerimento, não envolvendo a recolha de dados de categorias especiais.
Destinatários dos dados pessoais: Os serviços municipais.
Prazo de conservação dos dados pessoais: O prazo necessário para a tramitação do procedimento acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.
Direitos que pode exercer: Confirmação de que os dados pessoais são objeto de tratamento, Direito de acesso aos dados pessoais, Direito de retificação, Direito à limitação do tratamento, Direito ao apagamento dos dados, Direito de oposição e Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).
Outras informações: A comunicação dos dados pessoais neste procedimento é necessária para cumprir uma obrigação legal ou contratual, caso não forneça os dados o seu pedido ou pretensão não poderá ser tratado pela Câmara Municipal. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidade distinta das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do interessado no prazo legal.
ANEXO II-B
Cláusula compras
Proteção de Dados Pessoais pela Entidade Adjudicante
Titular dos dados: O(s) adjudicatário(s), seus legais representantes e ou trabalhadores são os titulares dos dados pessoais.
Responsável pelo tratamento: A entidade adjudicante é o responsável pelo tratamento e destinatário dos dados pessoais.
Encarregado de proteção de dados: A entidade adjudicante designou um encarregado de proteção de dados que poderá ser contactado pelos titulares dos dados para esclarecimento de dúvidas e exercício de direitos sobre o tratamento dos seus dados pessoais.
Finalidades do tratamento dos dados: A entidade adjudicante vai tratar os dados pessoais para a tramitação nos serviços municipais, por exigência legal, de procedimentos administrativos, celebração e execução de contratos de contratação pública. O cumprimento das suas atribuições ou obrigações legais e das suas funções de interesse público ou autoridade pública, enquanto órgão da Administração Pública. E para exercício pelo titular dos dados ou pelo responsável pelo tratamento de direito e ou obrigações previstas na legislação.
Licitude do tratamento: O tratamento dos dados pessoais é necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados. Para cumprimento de obrigações jurídicas a que a entidade adjudicante se encontra sujeita. E ainda necessário para o exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investida a entidade adjudicante, enquanto órgão da Administração Pública.
Dados pessoais: De acordo com o princípio da minimização dos dados a entidade adjudicante efetua o tratamento dos dados pessoais que sejam adequados, pertinentes, necessários e previstos na legislação aplicável. Os dados pessoais recolhidos constam de requerimentos, contratos ou documentos anexos e procedimentos administrativos, podendo incluir: nome, data de nascimento, nacionalidade, morada, localidade, código postal, número do documento de identificação, data de emissão, número de identificação fiscal, número de inscrição na segurança social, telefone, telemóvel, endereço eletrónico, as habilitações académicas, experiência profissional, habilitações para condução de veículos ou máquinas.
Transmissão dos dados pessoais: A entidade adjudicante fará a transmissão para outras entidades dos dados pessoais se e quando prevista em disposição legal e/ou para cumprimento de direitos ou obrigações legalmente previstas e ou se absolutamente necessária à prossecução do interesse público ou exercício de autoridade pública. Ocorrerá designadamente para instituições financeiras ou entidades bancárias para pagamento de valores estipulados nos contratos. Para outras entidades de que são exemplo, a Administração Tributária, o Tribunal de Contas, ou outras entidades nos termos previstos na legislação.
Prazo de conservação dos dados pessoais: Pelo prazo necessário para a tramitação do procedimento, ou duração e execução do contrato, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.
Direitos dos titulares dos dados: Confirmação de que os dados pessoais são objeto de tratamento, Direito de acesso aos dados pessoais, Direito de retificação, Direito à limitação do tratamento, Direito ao apagamento dos dados, Direito de oposição e Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).
Outras informações: A comunicação dos dados pessoais é necessária para cumprimento de obrigação legal ou contratual. Caso não sejam fornecidos os dados o pedido ou pretensão não poderá ser tratado, nem poderá celebrar contratos. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidades distintas das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do titular no prazo legal.
Proteção de Dados Pessoais pelo Adjudicatário ou Subcontratante
Se o adjudicatário (aqui também designado por subcontratante) tiver contacto ou conhecimento de dados pessoais que estão sob a responsabilidade da entidade adjudicante (aqui também designada por responsável pelo tratamento) ou efetuar o tratamento de dados pessoais por conta da entidade adjudicante (responsável pelo tratamento) fica obrigado ao cumprimento das seguintes regras:
- a)Efetuará o tratamento desses dados pessoais apenas mediante instruções documentadas do responsável pelo tratamento, incluindo no que respeita às transferências de dados para países terceiros ou organizações internacionais, a menos que seja obrigado a fazê-lo pelo direito da União ou do Estado-Membro a que está sujeito, informando nesse caso o responsável pelo tratamento desse requisito jurídico antes do tratamento, salvo se a lei proibir tal informação por motivos importantes de interesse público;
- b)Assegura que as pessoas autorizadas a tratar os dados pessoais assumiram um compromisso de confidencialidade ou estão sujeitas a adequadas obrigações legais de confidencialidade;
- c)Adota todas as medidas de segurança do tratamento de dados pessoais exigidas nos termos do artigo 32.º do RGPD;
- d)Respeita as condições a que se referem os n.os 2 e 4 do artigo 28.º do RGPD para contratar outro subcontratante;
- e)Toma em conta a natureza do tratamento, e na medida do possível, presta assistência ao responsável pelo tratamento através de medidas técnicas e organizativas adequadas, para permitir que este cumpra a sua obrigação de dar resposta aos pedidos dos titulares dos dados tendo em vista o exercício dos seus direitos previstos no capítulo III do RGPD;
- f)Presta assistência ao responsável pelo tratamento no sentido de assegurar o cumprimento das obrigações previstas nos artigos 32.º a 36.º do RGPD, tendo em conta a natureza do tratamento e a informação ao dispor do subcontratante;
- g)Consoante a escolha do responsável pelo tratamento, apaga ou devolve-lhe todos os dados pessoais depois de concluída a prestação de serviços relacionados com o tratamento, apagando as cópias existentes, a menos que a conservação dos dados seja exigida ao abrigo da legislação;
- h)Disponibiliza ao responsável pelo tratamento todas as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações aqui previstas e facilita e contribui para as auditorias, inclusive as inspeções, conduzidas pelo responsável pelo tratamento ou por outro auditor por este mandatado;
- i)Informa imediatamente o responsável pelo tratamento se, no seu entender, alguma instrução deste violar o RGPD ou outras disposições legais em matéria de proteção de dados;
- j)Se o subcontratante contratar outro subcontratante para a realização de operações específicas de tratamento de dados por conta do responsável pelo tratamento, são impostas a esse outro subcontratante, por contrato, as mesmas obrigações em matéria de proteção de dados que as estabelecidas neste contrato, em particular a obrigação de apresentar garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas de uma forma que o tratamento seja conforme com os requisitos do RGPD. Se esse outro subcontratante não cumprir as suas obrigações em matéria de proteção de dados, o aqui subcontratante continua a ser plenamente responsável, perante o responsável pelo tratamento, pelo cumprimento das obrigações desse outro subcontratante;
- k)O subcontratante que, em violação deste contrato ou do RGPD, determinar as finalidades e os meios de tratamento, é considerado responsável pelo tratamento no que respeita ao tratamento em questão;
- l)O adjudicatário garante que implementou procedimentos internos e medidas técnicas e organizativas adequadas a efetuar o tratamento de dados pessoais e a proteger os direitos dos titulares de dados pessoais de acordo com as condições estabelecidas na legislação em vigor, designadamente, no Regulamento Geral de Proteção de Dados;
- m)O adjudicatário obriga-se a durante a vigência do contrato e após a sua cessação a manter confidenciais os dados pessoais de que tenha tomado contacto ou conhecimento ou que lhe tenham sido transmitidos pela entidade adjudicante;
- n)O adjudicatário compromete-se, designadamente, a não copiar, reproduzir, adaptar, modificar, alterar, apagar, destruir, difundir, transmitir, divulgar ou por qualquer outra forma colocar à disposição de terceiros os dados pessoais a que tenha acesso ou que lhe sejam transmitidos pela entidade adjudicante ao abrigo do contrato, sem que para tal tenha sido expressamente instruído, por escrito, pela entidade adjudicante;
- o)O adjudicatário será responsável por qualquer prejuízo em que a entidade adjudicante venha a incorrer em consequência do tratamento, por parte do mesmo e/ou dos seus colaboradores, de dados pessoais em violação das normas legais aplicáveis e/ou do disposto no contrato;
- p)Para efeitos do disposto na alínea (o) entende-se por “colaborador” toda e qualquer pessoa singular ou coletiva que preste serviços ao adjudicatário, incluindo, designadamente, representantes legais, trabalhadores, prestadores de serviços, procuradores e consultores, independentemente da natureza e validade do vínculo jurídico estabelecido entre o adjudicatário e o referido colaborador;
- q)O adjudicatário enquanto subcontratante, que tenha 250 ou mais trabalhadores, ou que faça tratamento de dados suscetível de implicar risco para os direitos e liberdades dos titulares, ou que faça tratamentos de dados que não sejam ocasionais, ou que abranja categorias especiais de dados pessoais ou dados pessoais relativos a condenações penais e outras infrações tem de conservar um registo de todas as categorias de atividades de tratamento realizadas em nome da entidade adjudicante enquanto responsável pelo tratamento, do qual consta:
- O nome e contactos do subcontratante e do responsável pelo tratamento em nome do qual o subcontratante atua, bem como, sendo caso disso do representante do responsável pelo tratamento ou do subcontratante e do encarregado de proteção de dados;
- As categorias de tratamentos de dados pessoais efetuados em nome do responsável pelo tratamento;
- Se for aplicável, as transferências de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais, incluindo a identificação desses países terceiros ou organizações internacionais e, no caso das transferências referidas no artigo 49.º, n.º 1, segundo parágrafo, a documentação que comprove a existência das garantias adequadas;
- Se possível, uma descrição geral das medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança referidas no artigo 32.º, n.º 1 do RGPD.
ANEXO II-C
Cláusula recursos humanos
Proteção de Dados Pessoais
Titular dos dados: O Segundo Outorgante é o titular dos dados pessoais.
Responsável pelo tratamento: O Primeiro Outorgante é o responsável pelo tratamento e destinatário dos dados pessoais do Segundo Outorgante.
Encarregado de proteção de dados: O Primeiro Outorgante designou um encarregado de proteção de dados que poderá ser contactado pelo Segundo Outorgante para esclarecimento de dúvidas e exercício de direitos sobre o tratamento de dados pessoais.
Finalidades do tratamento dos dados: O Primeiro Outorgante pode efetuar o tratamento de dados pessoais de categorias especiais do Segundo Outorgante, incluindo dados biométricos, estado de saúde ou incapacidades para o trabalho e filiação sindical para o cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade de trabalho e o diagnóstico médico, neste último caso, por profissionais submetidos a sigilo profissional. O Primeiro Outorgante pode ainda tratar outros dados pessoais do Segundo Outorgante necessários para a celebração e execução de contratos de trabalho e diligências pré-contratuais necessárias à celebração desses contratos, incluindo-se aqui a gestão de recursos humanos, processamento de remunerações, formação profissional, gestão de sanções disciplinares, seleção e recrutamento de trabalhadores e controlo de horário e assiduidade.
Licitude do tratamento: O tratamento pelo Primeiro Outorgante dos dados pessoais de categorias especiais (biométricos, estado de saúde, ou incapacidade para o trabalho e filiação sindical) do Segundo Outorgante é necessário para o cumprimento de legislação laboral, de segurança social, proteção social, e medicina preventiva ou do trabalho, avaliação da capacidade para o trabalho, o diagnóstico médico, neste caso sob responsabilidade de profissional sujeito a obrigação de sigilo profissional ou pessoa sujeita a obrigação de confidencialidade. O tratamento dos demais dados pessoais do Segundo Outorgante é necessário para execução de contrato no qual o titular dos dados é parte ou diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados. Para cumprimento de obrigações jurídicas a que o Segundo Outorgante se encontra sujeito. E ainda necessário para o exercício de funções de interesse público e exercício de autoridade pública em que está investido o Primeiro Outorgante, enquanto responsável pelo tratamento e órgão da Administração Pública.
Dados pessoais: De acordo com o princípio da minimização dos dados, o Primeiro Outorgante efetua o tratamento dos dados pessoais do Segundo Outorgante que sejam adequados, pertinentes, necessários e previstos na legislação aplicável. Os dados pessoais recolhidos constam de requerimentos, contratos ou documentos anexos e procedimentos administrativos podendo incluir: nome, data de nascimento, género, nacionalidade, morada, localidade, código postal, número do documento de identificação, data de emissão, número de identificação fiscal, número de inscrição na segurança social, telefone, telemóvel, endereço eletrónico, as habilitações académicas, situação jurídico-funcional dos trabalhadores, experiência profissional e funções exercidas, categoria ou carreira, constituição de agregado familiar e número de dependentes, capacidade para o exercício da atividade profissional, grau de incapacidade (se aplicável), situação de doença e período de incapacidade próprio ou de familiar, avaliação ou monitorização de desempenho, habilitação para condução de veículos, inscrição em mapas de férias e mapas de pessoal, filiação sindical e impressões digitais.
Transmissão dos dados pessoais: O Primeiro Outorgante fará a transmissão para outras entidades dos dados pessoais do Segundo Outorgante se e quando prevista em disposição legal e ou para cumprimento de direitos ou obrigações legalmente previstas e ou se absolutamente necessária à prossecução do interesse público ou exercício de autoridade pública. Ocorrerá designadamente para instituições financeiras ou entidades bancárias para pagamento de remunerações e outros direitos laborais; Segurança Social ou outras entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência; Autoridades de controlo das condições de trabalho, Companhias de seguros para celebração de seguros de acidentes de trabalho e para Entidades prestadoras de serviços de Segurança, Saúde, Medicina no trabalho e Formação Profissional.
Prazo de conservação dos dados pessoais: O Primeiro Outorgante conservará os dados do Segundo Outorgante pelo prazo necessário para a tramitação do procedimento, ou duração do contrato, acrescido do prazo legal de arquivo dos documentos onde os dados estão registados conforme estabelecido no Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.
Direitos dos titulares dos dados: O Segundo Outorgante pode exercer perante o Primeiro Outorgante Direitos de confirmação de que os seus dados pessoais são objeto de tratamento, Direito de acesso aos dados pessoais, Direito de Retificação, Direito à limitação do tratamento e Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo (CNPD).
Direitos que não podem ser exercidos e sua justificação: O Segundo Outorgante não pode exercer Direito ao apagamento dos dados (“direito a ser esquecido”), Direito de portabilidade dos dados e Direito de oposição, porque o tratamento se revela necessário: ao cumprimento de uma obrigação legal que exige o tratamento e a que o responsável está sujeito, ao exercício de funções de interesse público e ao exercício da autoridade pública de que esteja investido o Segundo Outorgante.
Outras informações: A comunicação dos dados pessoais pelo Segundo Outorgante ao Primeiro é necessária para cumprimento de obrigação legal ou contratual. Caso o Segundo não forneça os dados o seu pedido ou pretensão não poderá ser tratado, nem poderá celebrar contrato com o Primeiro. Não existem decisões automatizadas, nem a definição de perfis. Para além do cumprimento da obrigação legal de tratamento para arquivo, não haverá tratamento posterior dos dados pessoais para finalidades distintas das que presidiram à recolha. Qualquer violação de dados pessoais será levada a conhecimento do titular no prazo legal.
Confidencialidade ou Sigilo Profissional
- a)Ao serviço do Primeiro Outorgante e na execução do contrato de trabalho o Segundo Outorgante pode ter contacto ou acesso a dados pessoais dos titulares de dados que se relacionam com o Primeiro Outorgante;
- b)Nos termos da legislação europeia e nacional sobre proteção de dados pessoais o Primeiro Outorgante, enquanto responsável pelo tratamento de dados pessoais, tem obrigação de assegurar que as pessoas autorizadas a tratar dados pessoais o fazem sob sigilo profissional ou confidencialidade;
- c)O Segundo Outorgante reconhece a sua obrigação de sigilo profissional ou confidencialidade conforme previsto na legislação aplicável e que decorre ainda do seu dever de lealdade perante o Primeiro Outorgante, obrigando-se a adotar no desempenho das suas funções os procedimentos implementados pelo primeiro outorgante para garantir a proteção de dados pessoais, obrigando-se ainda a não divulgar dados pessoais tratados pelo Primeiro Outorgante, exceto se receber indicações e apenas nas condições indicadas pelo Primeiro Outorgante em cumprimento das suas atribuições legais;
- d)Caso o Segundo Outorgante tenha conhecimento direto ou indireto de incidentes de segurança que possam causar a violação de dados pessoais, ou caso esta tenha ocorrido, deve de imediato informar o Primeiro Outorgante de tais factos, contactando o seu superior hierárquico ou o encarregado de proteção de dados designado, devendo também prestar toda a colaboração solicitada;
- e)Este dever de sigilo profissional ou confidencialidade mantém-se durante e após a cessação, interrupção e/ou suspensão do contrato de trabalho.”
7 de janeiro de 2025. - A Presidente da Câmara Municipal, Vânia Marisa Borges Figueiredo Ferreira.
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