Na transferência da documentação para o AMPC, os vários serviços devem observar os procedimentos seguintes:
- a)Os documentos serão enviados nos respectivos suportes originais devidamente acomodados e identificados;
- b)Devem ser acondicionados os documentos em caixas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;
- c)Devem de igual modo encontrar-se organizados, classificados e ordenados;
- d)A conferência da guia respectiva terá de ser obrigatoriamente efectuada pelos responsáveis de ambos os serviços;
- e)Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respectivo serviço;
- f)Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e os anos a que se reporta;
- g)No caso dos processos de obras, deverá ser indicado o número, local, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários;
- h)Na preparação dos documentos a transferir, devem os serviços diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes, clipes etc.;
- i)A documentação transferida deve ser sempre acompanhada dos respectivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, obrigatoriamente relacionados na guia;
- j)Sempre que exista uma aplicação informática destinada à gestão da documentação produzida informaticamente por qualquer serviço da autarquia, os documentos a transferir transitam via electrónica.