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Artigo 14.º — Processamento da despesa

Vigente desde: 18/06/2004
  1. 1 -O movimento de aquisição de bens armazenáveis, envolve as seguintes operações:
    1. a)O serviço requisitante detecta a necessidade de determinado material, elabora uma requisição interna e submete-a a autorização do responsável por esse serviço, enviando-se posteriormente para armazém;
    2. b)O armazém recebe a requisição interna devidamente autorizada e verificada a existência dos bens em stock:

      b1) Em caso da existência dos bens, será elaborada, informaticamente, a guia de saída e o material é entregue ao serviço requisitante;

      b2) Em caso da não existência do material em armazém, este elabora um pedido de aquisição de material, e instruído de informação complementar, que será submetido a despacho do presidente da Câmara para autorizar a realização da despesa. Se não foi obtida autorização, o pedido de aquisição de material deverá ser novamente informado para esclarecimento da situação. No caso de continuação do indeferimento o pedido deverá ser arquivado na Secção de Contabilidade, Património e Aprovisionamento e esta deve dar conhecimento serviço requisitante;

    3. c)O responsável do Património e Aprovisionamento, após a recepção de pedido de aquisição de material devidamente autorizado, consulta o mercado, cumprindo as normas legais aplicáveis, nomeadamente as estabelecidas no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho:

      c1) Se o montante estimado da despesa a realizar for igual ou inferior a 4987,98 euros, o responsável do Património e Aprovisionamento procede à aquisição por ajuste directo, elaborado a requisição externa e verificando a existência de cabimento orçamental:

      c.1.1) Se não existir dotação orçamental e requisição externa fica a aguardar a realização, pelo responsável da contabilidade, de uma modificação ao orçamento;

      c.1.2) Se existir dotação orçamental o responsável do património e aprovisionamento emite a requisição externa e regista o cabimento e o compromisso;

      c.2) Se o montante estimado da despesa a realizar se situar entre 4987,98 euros e os 149 639,37 euros, a Secção de Contabilidade, Património e Aprovisionamento deverá submeter a despacho do presidente da Câmara Municipal informação fundamentada para a escolha do tipo de procedimento:

      c.2.1) Com base na escolha do tipo de procedimento, o responsável do património e aprovisionamento elabora uma comunicação interna, que envia ao responsável da contabilidade, a solicitar cabimento orçamental:

      c.2.1.1) Se não existir dotação orçamental, o processo de aquisição fica a aguardar uma modificação ao orçamento;

      c.2.1.2) Se existir dotação orçamental, o responsável da contabilidade procede ao registo contabilístico do respectivo cabimento;

      c.2.2) Após a adjudicação, o responsável do património e aprovisionamento deverá comunicar ao responsável da contabilidade qual ou quais os adjudicatários, para que este proceda ao registo do ou dos compromissos;

      c.2.3) Para requerer os materiais objecto da adjudicação, deverá o responsável do património e aprovisionamento emitir uma requisição externa à respectiva entidade adjudicatária;

      c.3) Se o montante estimado da despesa a realizar for superior a 149 639,37 euros, a escolha do tipo de procedimento e autorização para a realização da despesa é precedida de deliberação da Câmara Municipal, salvo o caso em que haja delegação de competência nos termos do n.º 2 do artigo 29.º da Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, para autorização de despesa até 748 196,85 euros, tendo o processo a mesma tramitação que alínea anterior;

    4. d)No armazém o material será entregue, acompanhado da guia de remessa ou de transporte. O fiel de armazém recepciona o material e procede à sua conferência física, qualitativa e quantitativa, de acordo com a guia de remessa e duplicado da requisição externa, onde é aposto um carimbo com a designação de conferido e recebido, posteriormente enviará estes documentos à Secção de Contabilidade, Património e Aprovisionamento. O responsável pelo armazém fará os lançamentos informáticos necessários à afectação do material em armazém, através da respectiva nota de entrada;
    5. e)O responsável do Património e Aprovisionamento deverá anexar à factura a guia de remessa (ou de transporte), o duplicado da requisição externa e outras informações complementares e remetê-la ao responsável da contabilidade. No triplicado da requisição externa é aposto um carimbo que possibilite a inscrição do número da factura, da sua data, bem como a data do envio da mesma à contabilidade, o qual deverá ser arquivado pelo responsável pelo Património e Aprovisionamento;
    6. f)A contabilidade confronta a factura com a requisição externa e guia de remessa e verifica se os cálculos da mesma estão aritmeticamente correctos, posteriormente elabora a ordem de pagamento (SC-5) e remete-a ao presidente da Câmara para autorização;
    7. g)A tesouraria recebe a ordem de pagamento, devidamente autorizada, e efectua as operações e registos inerentes ao pagamento.
  2. 2 -O movimento de aquisição de bens de imobilizado e bens não armazenáveis, envolve as seguintes operações:
    1. a)O serviço requisitante detecta a necessidade de adquirir determinado bem, elabora uma informação onde mencione as necessidades sentidas, as respectivas quantidades a adquirir, todas as especificações do bem e a indicação de possíveis fornecedores, que depois de devidamente informada pelo responsável do serviço requisitante deverá ser submetida a autorização do presidente da Câmara;
    2. b)Depois de autorizada, esta será enviada ao responsável do Património e Aprovisionamento para que seja iniciado o processo de aquisição, de acordo com as regras previstas na alínea c) do n.º 1;
    3. c)Os bens serão entregues no serviço requisitante acompanhados de guia de remessa ou de transporte, que recepciona o bem e procede à sua conferência física, qualitativa e quantitativa, de acordo com a guia de remessa e duplicado da requisição externa, onde é aposto um carimbo com a designação de conferido e recebido. Posteriormente enviará estes documentos ao responsável do Património e Aprovisionamento;
    4. d)Os sectores de aprovisionamento, de contabilidade e de tesouraria realizarão, em seguida, os procedimentos referidos nas alíneas e), f) e g) do n.º 1, respectivamente.
  3. 3 -O movimento de aquisição de serviços envolve as seguintes operações:
    1. a)O serviço requisitante detecta a necessidade de adquirir determinado serviço, elabora um pedido de aquisição de serviços, que depois de devidamente informado e autorizado pelo responsável do serviço requisitante, será submetido a despacho do presidente da Câmara para autorizar a realização da despesa;
    2. b)O processo de aquisição deve orientar-se pelas regras enunciadas nos números anteriores com as devidas adaptações;
    3. c)O responsável do património e aprovisionamento deverá anexar à factura o duplicado da requisição externa e remete-la ao serviço requisitante para confirmação do serviço efectuado;
    4. d)Os responsáveis da contabilidade e de tesouraria realizarão os procedimentos referidos nas alíneas f) e g) do n.º 1, respectivamente.
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