Para além do processamento ordinário de expediente, tendo sempre em consideração a necessidade do desempenho célere das solicitações dos munícipes, constituem funções comuns de todas as unidades orgânicas, subunidades orgânicas e em especial dever das chefias:
- a)Elaborar e propor para aprovação, as instruções, circulares e diretivas que entendam necessárias ao bom funcionamento dos serviços;
- b)Colaborar na preparação dos instrumentos de gestão previsional e dos relatórios e contas;
- c)Coordenar, sem prejuízo dos poderes da hierarquia, a atividade das unidades sob dependência;
- d)Assegurar a colaboração com as outras unidades orgânicas na procura e integração de soluções bem como na realização de intervenções conjuntas, de forma a garantir a correta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;
- e)Observar escrupulosamente a disciplina legal ou regulamentar dos procedimentos administrativos, comuns ou especiais, em que intervenham;
- f)Proceder à elaboração das minutas de propostas de decisão ou deliberação dos órgãos superiores sobre assuntos que delas careçam;
- g)Assegurar uma rigorosa, plena e atempada execução das decisões ou deliberações dos órgãos superiores;
- h)Elaborar um quadro de indicadores de gestão, organizando periodicamente um conjunto de informações que sintetizem os resultados da atividade desenvolvida, de modo a que se encontrem disponíveis sempre que solicitados;
- i)Difundir de forma célere e eficaz a informação que produza e se revele necessária ao correto funcionamento de outros serviços;
- j)Receber e fazer distribuir pelos serviços da unidade orgânica a correspondência a eles referente;
- k)Divulgar junto dos trabalhadores os documentos internos e as normas de procedimento a adotar pelo serviço, bem como debater e esclarecer as ações a desenvolver para o cumprimento dos objetivos do serviço, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos trabalhadores;
- l)Garantir a coordenação das atividades e a qualidade técnica da prestação dos serviços na sua dependência, assegurando o cumprimento dos prazos adequados à eficaz prestação do serviço, tendo em conta a satisfação dos interesses dos destinatários;
- m)Aferir as necessidades de meios materiais indispensáveis ao funcionamento do serviço;
- n)Gerir com rigor e eficiência os recursos humanos, patrimoniais e tecnológicos afetos à sua unidade orgânica, otimizando os meios e adotando medidas que permitam simplificar e acelerar procedimentos e promover a aproximação à sociedade e a outros serviços públicos;
- o)Orientar controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços dependentes, com vista à execução dos planos de atividades e à prossecução dos resultados obtidos e a alcançar;
- p)Efetuar o acompanhamento profissional no local de trabalho, apoiando e motivando os trabalhadores e proporcionando-lhes os adequados conhecimentos e aptidões profissionais necessários ao exercício do respetivo posto de trabalho, bem como os procedimentos mais adequados ao incremento da qualidade do serviço a prestar;
- q)Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos trabalhadores, em função dos resultados individuais e de grupo e à forma como cada um se empenha na prossecução dos objetivos e no espírito de equipa;
- r)Identificar as necessidades de formação específica dos trabalhadores da sua unidade orgânica e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;
- s)Proceder ao controlo efetivo da assiduidade, pontualidade e cumprimento do período normal de trabalho por parte dos trabalhadores da sua unidade orgânica;
- t)Promover, em articulação com os serviços de segurança e saúde no trabalho, a implementação de medidas que garantam a proteção individual e coletiva dos trabalhadores, bem como a melhoria das suas condições de trabalho;
- u)Participar na implementação, manutenção e melhoria contínua dos sistemas de gestão de ambiente, qualidade e segurança, bem como de outros que venham a ser implementados no organismo, tendo como referência as normas aplicáveis;
- v)Colaborar com os diversos serviços na análise de soluções organizacionais que visem a adoção de medidas de natureza técnica, administrativa, tecnológica e de sistemas de informação tendentes a simplificar e racionalizar métodos e processos de trabalho;
- w)Definir metodologias e regras que visem a eficiência do serviço;
- x)Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos que devam permanecer guardados em arquivo intermédio;
- y)Exercer as demais funções que lhe forem confiadas e resultarem do normal desempenho das suas tarefas.