São atribuições comuns dos diversos serviços previstos na presente organização e estrutura, a exercer pelos titulares dos cargos dirigentes e, quando aplicável, pelos Coordenadores Técnicos, sem prejuízo do disposto nos n.os 1 e 2 do artigo 15.º da Lei n.º 49/2012, de 29 de agosto, as seguintes:
- a)Racionalizar os recursos colocados à sua disposição, designadamente os recursos humanos, técnicos, financeiros e materiais;
- b)Elaborar propostas de melhoria dos serviços e das metodologias de trabalho e apresentá-las superiormente;
- c)Colaborar na elaboração dos instrumentos de gestão previsional, planos de atividades, orçamento e dos relatórios e contas;
- d)Garantir a informação atempada aos serviços competentes de todas as incidências relativas aos seus trabalhadores, designadamente faltas, férias, licenças, resultados da avaliação do desempenho, formação e dispensas;
- e)Garantir o cumprimento das decisões, despachos e deliberações dos órgãos nas matérias relativas aos respetivos serviços;
- f)Promover ações de desburocratização dos procedimentos, cumprindo a legislação aplicável em vigor;
- g)Identificar as necessidades de formação específica adequada dos trabalhadores da sua unidade orgânica e propor a frequência das ações de formação consideradas adequadas ao suprimento das referidas necessidades, sem prejuízo do direito à autoformação;
- h)Implementar, monitorizar, controlar e avaliar o desempenho e a eficiência dos serviços e trabalhadores na sua dependência, com vista à introdução de ações corretivas atempadas, garantindo a execução dos planos de atividades e a prossecução dos objetivos definidos;
- i)Supervisionar e validar todas as atividades e iniciativas de todas as unidades orgânicas na sua dependência;
- j)Organizar, elaborar e submeter a apreciação/despacho superior todas as atividades desenvolvidas nas unidades orgânicas da sua dependência;
- k)Assegurar o normal desenvolvimento da tramitação dos processos, zelando pelo cumprimento dos prazos, da legislação, normas e regulamentos aplicáveis e procedimentos legalmente instituídos;
- l)Promover a motivação dos trabalhadores, designadamente através da sua responsabilização e autonomização, acompanhamento profissional, reafetação funcional e aquisição de competências;
- m)Garantir o cumprimento das normas de higiene e segurança dos trabalhadores sob a sua dependência;
- n)Elaborar, submeter e acompanhar a execução de candidaturas e projetos na sua área de atuação, de acordo com despachos superiores;
- o)Cumprir e fazer cumprir os Regulamentos, Normas e Posturas Municipais, e participar na respetiva elaboração se para isso forem convocados;
- p)Garantir que os trabalhadores têm a informação necessária para a execução da sua atividade, esclarecendo-os sempre que isso se mostrar necessário;
- q)Controlar a assiduidade, pontualidade e cumprimento do horário de trabalho por parte dos trabalhadores de si dependentes;
- r)Emitir certidões de documentos arquivados na respetiva unidade orgânica, exceto quando contenham matéria confidencial ou reservada, e assegurar a restituição de documentos aos interessados;
- s)Manter informados os superiores hierárquicos acerca da atividade dos serviços que dirige;
- t)Assegurar a organização e controlo dos arquivos e ficheiros dos serviços que dirigir;
- u)Coordenar, avaliar e supervisionar o pessoal e a atividade das unidades orgânicas sob a sua dependência, e assumir as respetivas competências sempre que se encontrar ausente ou não existir a respetiva chefia;
- v)Manter organizado o seu arquivo informático e físico;
- w)Colaborar na elaboração dos diferentes instrumentos de planeamento, programação, orçamentação e de gestão da atividade dos serviços;
- x)Elaborar e submeter à apreciação superior um relatório anual das atividades desenvolvidas;
- y)Supervisionar a preparação de todos os processos relativos à unidade orgânica que dirige, para que possam ser emitidos os pareceres técnicos necessários e enviá-los a despacho superior;
- z)Visar requisições para o fornecimento dos bens e serviços necessários ao funcionamento regular da respetiva unidade orgânica;
- aa)Conceber e desenvolver a arquitetura dos sistemas e tecnologias de informação, assegurando a sua gestão e continuada adequação aos objetivos da organização, bem como a desmaterialização administrativa procedimental;
- bb)Articular com os outros serviços a uniformização de procedimentos e ações de modernização administrativa, tendo em vista uma melhoria contínua dos serviços prestados ao munícipe;
- cc)Articular e colaborar com a AMRAM em todas as atividades e projetos que se desenvolvam na área das suas competências, assegurando que são cumpridas todas as exigências e prazos estabelecidos;
- dd)Promover regularmente reuniões de coordenação com as unidades e subunidades orgânicas e/ou com os trabalhadores;
- ee)Participar nas reuniões para que seja convocado;
- ff)Providenciar pela existência de condições de higiene, segurança e bem-estar na sua unidade orgânica;
- gg)Zelar pelas instalações, equipamentos e outros bens à sua responsabilidade;
- hh)Participar na definição e implementação das políticas e dos programas da qualidade e da modernização, tendo em vista a melhoria contínua do desempenho e da qualidade do serviço prestado;
- ii)Integrar, designadamente, júris de concursos, júris de procedimentos concursais, grupos de trabalho e conselhos consultivos para os quais seja designado;
- jj)Assegurar a concretização da transferência de competências nas áreas de atuação do Município e no âmbito de todas as unidades orgânicas na sua dependência;
- kk)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior.