O arquivo geral intermédio do município de Vila Viçosa contém, sob sua orientação, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do seu suporte ou formato como resultado da actividade do município, que conserva para servir de testemunho, informação ou referência. A razão das suas funções surge de um processo natural, automático e orgânico, no circuito documental.