O presente Regulamento poderá ser revisto sempre que se repute necessário para um mais correcto e eficiente funcionamento do ARQ.
ANEXO I
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de Entrega
Aos ... dias do mês de ... do ano de ... , nesta Câmara Municipal de Vila Nova de Cerveira, perante mim, Presidente da Câmara Municipal (ou substituto com delegação de competências), ... (nome), compareceu (cargo e instituição), ... (nome), que me faz entrega dos documentos constantes da guia de remessa junta, que rubricada e autenticada por ambos, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental, cujo ingresso se encontra regulado no artigo 9.º do Regulamento do Arquivo Municipal de Vila Nova de Cerveira (e/ou autorização genérica contida no despacho proferido) ficará sob custódia do Arquivo Municipal e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico-arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, que é feito em duplicado, e vai ser assinado pelos representantes das duas entidades.
Vila Nova de Cerveira, ... (dia) de ... (mês) de ... (ano)
O Presidente da Câmara Municipal: ... (Assinatura)
O Dirigente da Entidade detentora do arquivo: ... (Assinatura)
(autenticação com selo branco)
ANEXO III
Auto de Eliminação
Aos ... dias do mês de ... do ano de ... , perante os abaixo assinados ... (categoria profissional) ... (nome), dando cumprimento ao disposto (determinações legais e Regulamento do Arquivo Municipal, com a devida fundamentação), procedeu-se à eliminação por (processo) da documentação identificada na lista em anexo que, rubricada e autenticada pelos responsáveis, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental, cuja eliminação se encontra regulamentada no capítulo ... do Regulamento do Arquivo Municipal de Vila Nova de Cerveira, perfaz um total de metros lineares e (peso).
Vila Nova de Cerveira, ... (dia) ... de ... (mês) ... de ... (ano) ...
O Presidente da Câmara Municipal: ... (assinatura) ...
O responsável pelo órgão produtor da documentação: ... (assinatura) ...
O Técnico Superior do Arquivo Municipal: ... (assinatura) ...
(autenticação com selo branco)
ANEXO IV
(ver documento original)
ANEXO V
(ver documento original)
ANEXO VI
Empréstimo de documentos para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.
É sabido, porém, que se trata de uma situação susceptível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados.
Essa a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor normas como as que se seguem:
1) A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo para tal o pedido ao presidente da Câmara de Vila Nova de Cerveira;
2) Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do presidente da Câmara Municipal, com informação prévia do técnico superior de arquivo, que ficará apensa ao requerimento;
3) No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição;
4) Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do arquivo.
A Câmara Municipal de Vila Nova de Cerveira fixará o valor de cada peça objecto de empréstimo, que constará do despacho de autorização.
A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida;
5) Os documentos só poderão ser entregues pelo arquivo municipal a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada da(s) peça(s), inclusivamente a sua descrição física;
6) Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição.
O acondicionamento deverá ser efectuado sob a orientação do técnico superior de arquivo responsável pelo arquivo municipal, por forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte;
7) Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição;
8) Ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários;
9) A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade, luz), correcta instalação das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos;
10) Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia da Câmara Municipal de Vila Nova de Cerveira;
11) O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados, obrigatoriamente, dois exemplares do catálogo, destinados ao arquivo municipal e à biblioteca municipal;
12) Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao arquivo municipal.
No acto da recepção dos documentos, e antes da assinatura do respectivo auto, o arquivo municipal deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detectar qualquer possível deterioração ou extravio. Se se verificar alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á dela conta ao presidente da Câmara Municipal para os efeitos tidos por convenientes;
13) O arquivo municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder do arquivo municipal antes da entrega dos documentos.
ANEXO VII
Normas de manuseamento das espécies na sala de leitura
Um documento é um bem cultural de que importa usufruir sem por em risco a sua preservação. Como tal, impõe-se evitar comportamentos agressivos ou menos cuidadosos na sua utilização ou manuseio.
- 1 -Nunca coloque qualquer objecto, mesmo que seja um livro, sobre um documento aberto.
- 2 -Nunca dobre as páginas de um documento.
- 3 -Nunca endireite as páginas dobradas e vincadas ou com cantos vincados, pois isso pode acentuar a deterioração.
- 4 -Nunca se apoie sobre os documentos.
- 5 -Nunca arremesse os documentos sobre a mesa, mas trate-os com cuidado.
- 6 -Nunca coloque os documentos no chão.
- 7 -Nunca force a abertura dos documentos, não enrole os fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base.
- 8 -Nunca escreva seja o que for num documento e nunca o marque ou vinque de qualquer outra forma.
- 9 -Nunca utilize senão lápis na sala de leitura.
- 10 -Nunca escreva sobre um documento (aberto ou fechado).
- 11 -Não leve para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos, como sejam, alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e objectos cortantes.
- 12 -Não vire as páginas com os dedos humedecidos.
- 13 -Seja cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou estojos.
- 14 -Nunca corte fitas que não consiga desatar e não force a abertura de fechos.
- 15 -Seja particularmente cuidadoso com documentos de grandes dimensões e utilize as estantes de leitura previstas para a sua consulta.
- 16 -Nunca tente separar páginas que se encontrem coladas.
- 17 -Chame a atenção dos responsáveis pelo serviço de leitura para qualquer anomalia que encontre, mas não tome a liberdade de a resolver por si.
- 18 -Não acumule documentos sobre a mesa para consulta.
- 19 -Não conserve desnecessariamente os documentos em seu poder depois de acabada a consulta.
- 20 -Porque os materiais de suporte são frágeis e os documentos de arquivo são singulares e únicos, sempre que haja e eles possam satisfazer a sua investigação, não exija o original.
- 21 -Não decalque letras ou estampas, nem sublinhe, risque ou escreva ou de algum modo danifique os documentos consultados.