O aviso será elaborado de acordo com os modelos anexos à presente Convenção.
As informações a dar serão inscritas no espaço da fórmula reservado para o efeito, redigindo-se o texto em caracteres latinos, os patronímicos e os nomes de lugar em letras maiúsculas, as datas em números árabes e os meses indicados por um número árabe de acordo com a sua ordem de sucessão anual. Se a autoridade que redigir o aviso não tiver qualquer informação a dar, o espaço correspondente será cortado por um traço.
O aviso deve ser assinado pelo funcionário do registo civil e autenticado com o respectivo selo.
Dentro dos oito dias subsequentes ao da realização ou da transcrição do acto, o aviso será remetido directamente, por via postal, ao funcionário do registo civil destinatário.