1 -O Núcleo de Secretariado dos Órgãos de Gestão tem como atribuições as atividades de apoio à gestão e funcionamento da FMUP e integra:
a)O secretariado dos Órgãos de Gestão Central;
b)O secretariado dos Órgãos de Gestão dos Departamentos Académicos.
2 -O secretariado dos Órgãos de Gestão Central, subdivide-se em:
a)Secretariado do Diretor, do Conselho Executivo e do Conselho Consultivo;
b)Secretariado do Conselho Pedagógico;
c)Secretariado do Conselho Científico;
d)Secretariado do Conselho de Representantes.
3 -O secretariado dos Órgãos de Gestão Central tem por competências:
a)Assessorar o Diretor e demais órgãos na representação ao nível interno e supervisão do cumprimento das deliberações institucionais;
b)Assegurar a gestão da agenda do Diretor, do Conselho Executivo e dos demais órgãos, bem como secretariar as respetivas reuniões;
c)Assegurar o apoio necessário ao regular funcionamento dos órgãos, designadamente nas áreas de:
i)Receção, verificação, registo e arquivo de toda a documentação;
ii)Articulação com os responsáveis dos Departamentos, Centros Pluridisciplinares, Cursos da FMUP e demais entidades;
iii)Preparação dos despachos do Diretor, do Conselho Executivo e dos demais órgãos, providenciando a sua execução, bem como o cumprimento das demais deliberações institucionais;
iv)Divulgação de atas, deliberações, orientações, convocatórias e entrega de correspondência específica;
d)Secretariar as reuniões presididas pelo Diretor, com exceção das que respeitem a provas académicas;
e)Criar, desenvolver e monitorizar os indicadores de produção do Núcleo a serem disponibilizados no relatório de atividades institucional;
f)Assegurar a receção, registo, digitalização, encaminhamento e expedição de correspondência interna e externa;
g)Organizar por temática os arquivos digitais e respetivo controlo da informação no ciclo de vida da correspondência;
h)Assegurar o tratamento do correio eletrónico dirigido à FMUP;
i)Analisar e elaborar o mapa digital dos valores das guias multiprodutos relativos à correspondência, a serem imputados aos centros orçamentais;
j)Estabelecer a interface com os Diretores dos Departamentos, Centros Pluridisciplinares, Departamento de Recursos Comuns e demais entidades externas, com vista a promover a eficiência e eficácia dos serviços;
k)Assegurar o atendimento telefónico da linha geral da FMUP;
l)Colaborar na organização dos espaços com vista à realização das provas académicas;
m)Colaborar no apoio de divulgação de cartazes relativos às provas públicas, a serem colocados nos locais de estilo;
n)Contribuir para a promoção da imagem institucional;
o)Colaborar na definição de manuais de procedimentos complementares.
4 -O secretariado do Conselho de Representantes, do Conselho Pedagógico, do Conselho Científico e do Conselho Consultivo pode ser assegurado por um só trabalhador.
5 -O secretariado dos Órgãos de Gestão dos Departamentos Académicos tem como função apoiar a realização das atividades de ensino, investigação, desenvolvimento e extensão dos departamentos, tendo como competências:
a)Apoiar o Diretor nas suas atividades de gestão dos departamentos académicos;
b)Apoiar administrativamente as atividades dos docentes e investigadores que sejam realizadas no âmbito dos departamentos académicos;
c)Organizar e realizar o serviço de secretariado dos ciclos de estudos sediados nos departamentos académicos;
d)Organizar e executar o serviço de apoio técnico laboratorial às atividades de ensino, aprendizagem e investigação realizadas nos laboratórios dos departamentos académicos;
e)Outras competências definidas pelos Diretores dos Departamentos Académicos.