1 - Missão: Assegurar a atividade administrativa da Câmara Municipal, prestando apoio administrativo transversal às diversas áreas; assegurar a correta gestão dos recursos humanos do município, coordenando as atividades de recrutamento, formação, avaliação do desempenho, remuneração, saúde, higiene e segurança no trabalho; assegurar o bom funcionamento da administração financeira, com critérios de racionalidade e eficácia, zelando pela execução financeira do orçamento no estrito cumprimento das normas da contabilidade pública; zelar pela legalidade de atuação do Município, prestando assessoria jurídica sobre quaisquer assuntos, questões ou processos de índole jurídica.
2 - A Divisão de Administração, Finanças, Recursos Humanos e Assessoria Jurídica (DAFRHAJ) é constituída pelo Serviço de Administração Geral, pelo Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública, pela Secção de Tesouraria, pelo Serviço de Recursos Humanos e pelo Serviço de Assessoria Jurídica.
O Serviço de Administração Geral contempla a Secção de Atendimento Integrado, o Serviço de Aprovisionamento e Contratação Pública contempla a Secção de Compras e Armazém, e o Serviço de Recursos Humanos contempla o Gabinete de Apoio ao Trabalhador.
A Divisão de Administração, Finanças, Recursos Humanos e Assessoria Jurídica (DAFRHAJ) integra ainda a Unidade de Gestão Financeira.
3 - Compete ao Serviço de Administração Geral, sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
a) Assegurar a organização de todos os processos e assuntos de carácter administrativo geral.
b) Acompanhar o tratamento e reencaminhamento das reclamações.
c) Colaborar na elaboração e atualização de Regulamentos relacionados com a atividade desenvolvida.
d) Estabelecer as relações funcionais com outros serviços necessários ao desenvolvimento das suas funções.
e) Promover a Implementação do Regulamento Geral de Proteção de Dados.
f) Promover a elaboração, acompanhamento e revisão do Plano Municipal de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas.
g) Assegurar a organização de todos os processos e assuntos de carácter administrativo, quando não existam outras unidades orgânicas com essa vocação.
3.1 - No âmbito do Expediente Geral:
a) Assegurar a receção, classificação, registo e distribuição da correspondência e demais documentação recebida na autarquia.
b) Registar e expedir a correspondência dirigida a terceiras entidades.
c) Manter atualizados os ficheiros de suporte e controlo da correspondência recebida e enviada.
d) Assegurar o correto registo da criação e atualização das entidades.
3.2 - No âmbito do Arquivo Municipal:
a) Assegurar a receção da documentação produzida ou reunida pelos diferentes serviços da autarquia, de acordo com o regulamento em vigor.
b) Colaborar na atualização sistemática do plano de classificação do arquivo.
c) Assegurar o acesso pelos serviços e por terceiros aos documentos do arquivo, de acordo com o regulamento em vigor.
d) Promover a existência de condições de segurança da instalação do arquivo.
e) Promover a conservação dos documentos em arquivo.
f) Assegurar a organização de todos os processos e assuntos de caráter administrativo, quando não existam subunidades orgânicas com essa vocação.
g) Inventariar, catalogar, investigar, classificar e divulgar o acervo documental do Município.
h) Manter em bom estado de conservação e devidamente organizados todos os documentos no arquivo e recuperar aqueles que se encontrem deteriorados, quer através de serviços internos, quer através de serviço especializado de restauro.
i) Gerir o arquivo de forma a poderem ser fornecidas as informações necessárias aos demais serviços, oportuna e eficazmente.
j) Executar outras tarefas superiormente lhe forem cometidas.
3.3 - No âmbito da Reprografia:
a) Garantir os serviços de Reprografia.
b) Zelar pela conservação e bom manuseamento dos equipamentos afetos.
c) efetuar atempadamente os pedidos de aquisição dos bens e materiais necessário à respetiva atividade.
4 - Compete à Secção de Atendimento Integrado, sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
4.1 - No âmbito do Atendimento Geral:
a) Assegurar o atendimento aos munícipes, incluindo o esclarecimento sobre os serviços prestados pela autarquia, a forma de instrução de processos e a tramitação dos mesmos, os tempos de resposta, a receção de requerimentos e outros documentos entregues pelos munícipes no âmbito dos processos já instruídos.
b) Receber, tratar e responder a pedidos de informação genéricos dos munícipes.
c) Assegurar a receção, verificar a sua correta instrução e registar todos os requerimentos e processos de natureza administrativa entregues pessoalmente (contra entrega de comprovativo) e encaminhá-los para os serviços competentes.
d) Assegurar o relacionamento entre o serviço de atendimento e os outros serviços da câmara municipal, para tratamento dos respetivos processos.
e) Assegurar o atendimento e registo relativos à marcação de entrevistas no âmbito do atendimento efetuado pelo executivo e técnicos da autarquia.
f) Estabelecer normas, minutas e informações tendentes ao esclarecimento eficaz dos munícipes no seu relacionamento com a autarquia.
g) Esclarecer os munícipes sobre taxas e licenças.
h) Proceder à emissão de licenças e cobrança de taxas várias, no âmbito das competências do departamento e de todos os serviços que não as emitam diretamente.
i) Estabelecer as relações funcionais com outros serviços necessários ao desenvolvimento das suas funções, em especial com a contabilidade.
j) Proceder à organização dos processos ligados às taxas municipais.
k) Manter atualizados os diversos ficheiros de informação relacionados com as diferentes taxas e licenças.
l) Assegurar o registo central de alvarás expedidos.
m) Assegurar o tratamento das reclamações que possam ser solucionadas no atendimento, bem como reencaminhar as demais para o serviço competente.
n) Promover o apoio aos munícipes sempre que possível, nomeadamente no que respeita à defesa dos seus legítimos interesses e direitos.
o) Elaborar e submeter a aprovação superior propostas que visem melhorar e facilitar o relacionamento entre os serviços da autarquia e os munícipes.
p) Assegurar o registo central de editais e assegurar a sua afixação.
q) Organizar processos de licenciamentos não afetos a outras divisões ou serviços.
r) Proceder, em colaboração com o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, ao registo de cidadãos provenientes da União europeia, nos termos da legislação aplicável.
s) Proceder à emissão de faturas decorrentes da atividade de atendimento ao público.
4.2 - No âmbito das Águas, Águas Residuais e Resíduos Urbanos:
a) Elaborar os contratos de consumidores e organizar os respetivos processos.
b) Rececionar os pedidos de execução dos ramais de águas e esgotos e recolher a informação sobre a respetiva execução para efeito de cobrança das taxas ou tarifas e organização de ficheiros informáticos.
c) Atender os pedidos de ligação e corte de água e encaminhá-los para o serviço operacional competente.
d) Tratar toda a informação e registos necessários, respeitantes ao processamento das leituras e emissão dos respetivos recibos de água.
e) Coordenar a execução de tarefas inerentes à leitura, faturação e cobrança dos consumos de água, bem como de fiscalização e cortes por ausência de pagamento.
f) Fazer a receção dos recibos de água não cobrados e elaborar a respetiva relação de débito à tesouraria.
g) Reportar anomalias técnicas detetadas.
h) Manter atualizado o ficheiro de consumidores.
i) Receber e registar todas as reclamações apresentadas pelos munícipes que digam respeito ao serviço desenvolvido nesta área.
5 - Compete ao Serviço de Aprovisionamento e Contratação Publica, sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
a) Garantir um processo de contratação (empreitadas, bens e serviços) que assegure a defesa dos legítimos interesses do município e respeite os preceitos legais aplicáveis.
b) Promover e acompanhar todos os procedimentos referentes à aquisição de bens e serviços, de acordo com a legislação aplicável.
c) Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo as informações atualizadas sobre as cotações dos materiais mais significativos.
d) Elaborar o programa anual de aprovisionamento em estreita ligação com as demais áreas da autarquia.
e) Procurar assegurar que o aprovisionamento se efetue ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidades e qualidades e nos prazos previstos.
f) Manter atualizada a informação sobre o mercado fornecedor, nomeadamente através da criação e atualização de um ficheiro de fornecedores.
g) Emitir as requisições (ao mercado).
h) Analisar e informar as propostas de fornecimentos.
i) Controlar os prazos de entrega das encomendas.
j) Solicitar o cabimento e compromisso das verbas referentes aos processos de contratação.
k) Colaborar na elaboração dos Cadernos de Encargos para concursos de Empreitadas de acordo com os respetivos projetos técnicos.
l) Analisar, e eventualmente corrigir especificações técnicas dos concursos a lançar.
m) Organizar e acompanhar as fases do concurso, consulta prévia e ajuste direto de obras municipais por empreitadas.
n) Propor a composição dos júris de apreciação das propostas.
o) Controlar o cumprimento dos contratos, regulamentos e outras normas aplicáveis.
p) Garantir a gestão eficiente da carteira de seguros da autarquia.
q) Executar todos os contactos por escrito para a realização de novos seguros, alterações, informações e envio de participação de sinistros.
r) Executar todas as participações de sinistro, com exceção dos acidentes de trabalho.
s) Controlar a entrada de recibos de prémios de todas as apólices no que se refere ao seu número e género.
t) Efetuar a organização do arquivo de toda a documentação relacionada com os seguros.
6 - Compete à Secção de Compras e Armazém sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
a) Controlar o fornecimento de materiais e a receção dos mesmos.
b) Registar e manter atualizado o ficheiro de materiais do armazém (ficheiro de quantidade), controlando os consumos das diversas áreas.
c) Assegurar stocks mínimos de segurança definidos para as categorias de materiais relevantes.
d) Rececionar os materiais enviados pelos fornecedores, conferindo as quantidades e a qualidade dos materiais recebidos.
e) Emitir as guias de entrada referentes à receção dos vários materiais.
f) Registar as quantidades entradas e saídas de armazém de cada um dos materiais nas respetivas fichas.
g) Proceder à entrega dos bens mediante apresentação de requisições internas devidamente autorizadas.
h) Garantir uma eficiente gestão económica de stock.
i) Velar pela arrumação física, o acondicionamento e a segurança dos armazéns.
7 - Compete à Secção de Tesouraria, sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
a) Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas, designadamente envio de ofício e emissão de cheques.
b) Liquidar juros moratórios, referentes à arrecadação de receitas.
c) Proceder à guarda de valores monetários.
d) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em cofre, nos termos definidos na norma de controlo interno.
e) Movimentar, em conjunto com o Presidente da Câmara, ou vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias.
f) Elaborar balancetes diários de tesouraria.
g) Proceder à escrituração necessária para registo de todos os movimentos efetuados e envio da documentação necessária a contabilidade.
h) Garantir que todos os registos contabilísticos necessários se façam atempadamente.
8 - Compete ao Serviço de Recursos Humanos, sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
a) Colaborar na elaboração dos mapas de pessoal do Município e respetivas alterações, a propor de acordo com a gestão previsional.
b) Executar todas as tarefas e procedimentos administrativos relativos à admissão, preparando e instruindo os processos de seleção e recrutamento bem como a contratação, progressão e mobilidade de pessoal.
c) Providenciar o apoio técnico, administrativo e logístico aos júris de seleção e contratação de pessoal, nomeados para os respetivos concursos.
d) Colaborar na análise de eventuais reclamações e recursos graciosos no âmbito de concursos.
e) Instruir os processos relativos à mobilidade interna e externa.
f) Organizar e manter atualizados os processos individuais e o cadastro de pessoal.
g) Assegurar o acolhimento e a integração dos novos trabalhadores, garantindo os esclarecimentos e apoio que se mostrem necessários.
h) Recolher e tratar da informação necessária ao controle da assiduidade e pontualidade dos funcionários e respetivo gozo de licenças e dispensas.
i) Elaborar o plano anual de formação da Câmara tendo em conta os seus objetivos e prioridades estratégicas, o diagnóstico de necessidades resultantes da aplicação do SIADAP e as necessidades de recrutamento.
j) Assegurar as inscrições e pagamento das ações de formação, providenciando pela avaliação dos seus resultados.
k) Gerir e colaborar em todo o processo relacionado com o SIADAP, garantindo a devida utilização dos respetivos instrumentos de suporte.
l) Coordenar os processos legalmente acordados com o Centro de Emprego, escolas profissionais e demais entidades.
m) Assegurar a divulgação e garantir o cumprimento das normas, que imponham deveres ou confiram direitos aos funcionários.
n) Assegurar o processamento de vencimentos, abonos, comparticipações e descontos.
o) Organizar os processos relativos a ajudas de custo e horas extraordinárias.
p) Elaborar o Balanço Social e outros instrumentos de apoio à gestão, em articulação com as restantes unidades e subunidades orgânicas.
q) Controlar e executar os procedimentos relativos à modificação e cessação da relação jurídica de emprego.
r) Acompanhar e/ou promover a instrução dos processos de mera averiguação, de inquérito, sindicância ou disciplinares a que houver lugar por determinação superior.
s) Organizar os processos respeitantes a abono de família, subsídios, abonos complementares e ADSE.
t) Colaborar com os serviços sociais de que os funcionários sejam beneficiários, prestando-lhes as informações e o apoio solicitado.
u) Articular a sua ação com as associações de funcionários existentes que visem fomentar a assistência social e recreativa e melhorar as condições de trabalho dos trabalhadores da autarquia.
v) Promover, realizar e apoiar ações formativas em matérias de interesse para os trabalhadores, nomeadamente, primeiros socorros, suporte básico de vida, gestão doméstica, comunicação, direito etc.
w) Acompanhar o desenvolvimento de ações sobre higiene, saúde e segurança no trabalho, assegurando o cumprimento das normas estabelecidas, no âmbito da melhoria das condições de trabalho e da prevenção de riscos profissionais.
x) Promover a execução de medidas tendentes à prestação de cuidados de saúde e de apoio social aos trabalhadores.
y) Colaborar, com os serviços de saúde competentes, no diagnóstico da situação sanitária dos trabalhadores, bem como, nas respetivas campanhas de profilaxia e prevenção.
z) Organizar e manter atualizados os processos clínicos individuais e as fichas de aptidão de cada funcionário.
aa) Promover a elaboração do relatório anual da atividade no âmbito da saúde, higiene e segurança no trabalho.
ab) Promover a realização de visitas periódicas às instalações e locais de trabalho para avaliar o grau de cumprimento das normas e medidas de prevenção em matéria de segurança e ainda a elaboração de mapas, estatísticas e informações de apoio à gestão.
ac) Promover atividades que tenham por objetivo o bem-estar físico e psicológico de todos os trabalhadores, bem como das necessidades de meios de proteção coletiva e individual e garantir o respetivo suprimento.
ad) Assegurar o expediente e arquivo geral do Serviço de Recursos Humanos.
ae) Desempenhar quaisquer outras tarefas no âmbito das suas atribuições, que sejam superiormente ordenadas.
9 - Compete ao Gabinete de Apoio ao Trabalhador, sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
a) Proceder ao atendimento, informação e aconselhamento psicossocial individualizado, de acordo com as necessidades de cada trabalhador.
b) Encaminhar situações de risco identificada, acompanhando e garantindo o sigilo necessário no tratamento de toda a informação respeitante ao trabalhador.
c) Dinamizar, organizar e apoiar a criação de grupos de partilha e de apoio.
d) Promover, articular e apoiar parcerias com instituições públicas ou privadas que permitam uma intervenção conjunta junto dos funcionários da autarquia.
e) Promover, realizar e apoiar ações de sensibilização junto dos funcionários em matérias de interesse para os mesmos, nomeadamente através da realização de campanhas de educação cívica e de promoção e estilos de vida saudáveis.
10 - Compete ao Serviço de Assessoria Jurídica, sem prejuízo de outras funções que forem superiormente definidas:
a) Assegurar a assessoria jurídica ao executivo e aos serviços municipais, nomeadamente através da elaboração de pareceres jurídicos.
b) Assegurar as participações crime pela prática de factos contra o município.
c) Assegurar a instrução de processos extrajudiciais de responsabilidade civil extracontratual.
d) Apoiar a análise e interpretação da legislação que diga respeito à atividade autárquica e às relações desta com terceiros, bem como das normas, posturas e regulamentos em vigor.
e) Apoiar no estudo e na interpretação do conteúdo dos contratos ou na sua elaboração quando o município for um dos contraentes.
f) Elaborar pareceres jurídicos respeitantes à análise e interpretação da legislação que diga respeito à atividade autárquica e às relações desta com terceiros.
g) Promover a legalidade e adequação dos procedimentos internos dos vários serviços camarários, mediante a realização de auditorias internas.
h) Dar parecer sobre as reclamações ou outros meios graciosos de garantia que sejam dirigidos aos órgãos da autarquia, bem como sobre petições, representação ou exposições sobre atos ou omissões dos órgãos municipais ou sobre procedimentos dos serviços.
i) Colaborar, sob proposta dos serviços respetivos, na elaboração de projetos de posturas e regulamentos municipais e providenciar pela atualidade e exequibilidade das disposições regulamentares em vigor que caibam nas competências dos órgãos do Município.
j) Apoiar a atuação da Câmara na participação a que esta for chamada, em processos legislativos ou regulamentares.
k) Assegurar, em articulação com advogados, o patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara ou contra ela, bem como nos recursos interpostos contra os atos dos órgãos do Município, garantindo o apoio necessário quando o patrocínio for assegurado por mandatário alheio ao Gabinete.
l) Assegurar, em articulação com advogados, a defesa dos titulares dos órgãos ou funcionários quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções, salvo quando o Município surja como contraparte destes.
m) Instruir os requerimentos para obtenção das declarações de utilidade pública de bens e direitos a expropriar, acompanhar os consequentes processos de expropriação.
n) Organizar e instruir os processos de contraordenação, promovendo todas as diligências instrutórias, probatórias e notificações necessárias.
o) Elaborar as propostas de relatórios finais de decisão dos processos de contraordenação, promover a cobrança de coimas e custas e remeter ao tribunal competente, para execução, os processos cujo pagamento da coima não tenha sido efetuado voluntariamente.
p) Analisar os recursos interpostos das decisões tomadas nos processos de contraordenação, propondo a revogação de decisões ou o seu envio a tribunal no prazo legal.
q) Prestar o apoio técnico e administrativo necessário ao exercício das funções do oficial público.
r) Instruir, sanear e colaborar na elaboração escrituras públicas, contratos escritos e outros atos formais, para os quais não seja legalmente exigida a forma de documento autêntico.
s) Assegurar a organização e tramitação processual inerente à aquisição, alienação, permuta e oneração de direitos sobre imóveis rústicos, urbanos e mistos.
t) Providenciar para que se mantenham atualizados os registos e inscrições matriciais dos prédios urbanos e rústicos, bem como de todos os demais bens que, por lei, estão sujeitos a registo, promovendo a realização dos registos perante as entidades competentes.
u) Assegurar a instauração e tramitação e gestão dos processos de execução fiscal, procedendo à inerente autuação dos processos, apensação e registo dos encargos administrativos.
v) Elaborar periodicamente relatório das atividades concretizadas e ou a concretizar no domínio das execuções fiscais.