As convocatórias são enviadas por meio eletrónico, com uma antecedência mínima de 48 horas sobre a data da reunião e acompanhadas dos documentos exigíveis.
De todas as reuniões dos órgãos do CICECO são lavradas atas, com um resumo de tudo o que tiver ocorrido na reunião, indicando, designadamente, a data e o local da reunião, os membros presentes, os assuntos apreciados, as deliberações tomadas e a forma e o resultado das respetivas votações.
Os órgãos do CICECO só podem deliberar quando participem na reunião a maioria do número legal dos seus membros, com direito a voto.
Salvo quando for expressamente exigida outra maioria, absoluta ou qualificada, as deliberações são tomadas à pluralidade de votos, não se contando as abstenções quando admissíveis.
As deliberações que envolvam a apreciação de comportamentos ou das qualidades de qualquer pessoa são tomadas por escrutínio secreto, deliberando o órgão, em caso de dúvida, sob a forma de votação.
Os membros do Conselho Científico podem participar nas reuniões de forma não presencial, através do recurso a meios telemáticos, quando excecionalmente isso se justifique, mediante decisão casuística e fundamentada do Presidente que como tal o reconheça, e desde que sejam garantidos, com as devidas adaptações, os valores e interesses subjacentes aos princípios e normas legais que impõem, regra geral, a participação presencial.
A utilização dos meios a que se refere o número anterior não se considera compatível com a votação por escrutínio secreto, caso, nos termos legais ou regulamentares aplicáveis, a deliberação o requeira.
Os prazos previstos no presente Regulamento contam-se em dias úteis, nos termos estabelecidos no Código do Procedimento Administrativo, estando a respetiva contagem suspensa durante os períodos de férias escolares.