Art.º 5 · Despacho n.º 12193/2025 — Apoio à Reitoria, Administração e órgãos de gestão e de governo

1 -Os serviços de Apoio à Reitoria, Administração e órgãos de gestão e de governo têm como principal atribuição assegurar as condições necessárias para que estes órgãos possam dirigir a Universidade na sua atividade científica, pedagógica, cultural e de interação com a sociedade, bem como assegurar o planeamento e a gestão administrativa, financeira e patrimonial da Instituição.
2 -O Apoio à Reitoria, Administração e órgãos de gestão e de governo é desenvolvido pelos seguintes serviços:
1. a)Secretariado da Reitoria;
2. b)Secretariado da Administração;
3. c)Secretariado do Conselho Científico;
4. d)Secretariado do Conselho Pedagógico;
5. e)Secretariado do Conselho de Avaliação do Desempenho dos Docentes;
6. f)Secretariado da Provedoria.
3 -O Secretariado da Reitoria depende diretamente do Reitor e compete-lhe, designadamente:
1. a)Garantir o secretariado de apoio ao Reitor e aos membros da equipa reitoral;
2. b)Organizar e coordenar a agenda do Reitor e dos membros da equipa reitoral;
3. c)Preparar as deslocações institucionais do Reitor e dos membros da equipa reitoral;
4. d)Garantir o secretariado de apoio aos órgãos de consulta do Reitor, nomeadamente Senado Académico, Comissão de Ética e Conselho Consultivo Internacional;
5. e)Divulgar as atas e deliberações dos órgãos de consulta do Reitor referidos na alínea anterior e proceder ao seu arquivo;
6. f)Receber a informação e a documentação dirigida à Reitoria, organizando o correspondente arquivo;
7. g)Realizar os procedimentos administrativos dos serviços no âmbito da Reitoria, nomeadamente no que diz respeito a documentos de despesa e gestão de pessoal;
8. h)Coordenar o serviço de motoristas afetos à Reitoria;
9. i)Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pelo Reitor.
4 -O Secretariado da Administração depende diretamente do Administrador e compete-lhe, designadamente:
1. a)Assegurar o apoio ao Administrador com informações e elaboração de pareceres e estudos sobre quaisquer assuntos no âmbito das suas atribuições;
2. b)Apoiar a preparação das reuniões do Conselho de Gestão, bem como o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões dos órgãos de gestão da Universidade e outras reuniões nas quais o Administrador participe;
3. c)Garantir o apoio ao Administrador, na sua qualidade de Secretário do Conselho Geral, apoiando a redação de atas e divulgação de atas e deliberações do órgão, e proceder ao seu arquivo;
4. d)Organizar e coordenar a agenda do Administrador;
5. e)Proceder à divulgação de informações e documentos aprovados pelo Administrador;
6. f)Garantir o secretariado de apoio ao Conselho Editorial;
7. g)Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pelo Administrador.
5 -Os Secretariados do Conselho Científico e do Conselho Pedagógico dependem diretamente dos respetivos presidentes e compete-lhes, designadamente:
1. a)Receber a informação e a documentação dirigida e associada ao respetivo Conselho, organizando o correspondente arquivo;
2. b)Realizar os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente das reuniões do respetivo Conselho;
3. c)Preparar as reuniões do respetivo Conselho, incluindo o agendamento, a preparação logística e a compilação e expedição atempada dos documentos relativos aos assuntos em agenda;
4. d)Encaminhar as deliberações do respetivo Conselho e a informação relevante produzida no âmbito da sua missão para os órgãos, unidades orgânicas e serviços competentes e proceder à sua divulgação pelos meios e formas previstos nos regulamentos aplicáveis;
5. e)Apoiar o Secretário do respetivo Conselho na elaboração das atas das reuniões do mesmo e proceder ao seu envio a todos os membros.
6 -O Secretariado do Conselho de Avaliação do Desempenho dos Docentes depende diretamente do respetivo presidente e compete-lhe, designadamente:
1. a)Receber a informação e a documentação dirigida e associada ao Conselho, organizando o correspondente arquivo;
2. b)Preparar as reuniões do Conselho;
3. c)Elaborar as atas das reuniões do Conselho;
4. d)Contactar com os avaliadores;
5. e)Encaminhar as decisões, deliberações e informações relevantes produzidas pelo Conselho para as entidades internas e externas relevantes.
7 -O Secretariado da Provedoria depende diretamente do Provedor do Estudante e compete-lhe, designadamente:
1. a)Assegurar os diversos serviços de atendimento e de encaminhamento a quem pretenda interagir com o Provedor do Estudante;
2. b)Receber a informação e a documentação dirigida e associada ao Provedor do Estudante, organizando o correspondente arquivo de correspondência e registo das recomendações emitidas pelo Provedor do Estudante;
3. c)Realizar os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente do Provedor do Estudante e submeter a despacho e à sua execução;
4. d)Encaminhar as recomendações do Provedor do Estudante e a informação relevante produzida para os órgãos, unidades orgânicas e serviços competentes e proceder à sua divulgação.
8 -Os trabalhadores afetos aos serviços a que se refere o presente artigo podem desempenhar funções de apoio a mais do que um secretariado bem como às Direções de Serviços e Divisões, quando a complexidade e volume de trabalho não justifiquem a sua afetação exclusiva apenas a um secretariado.
9 -Na situação prevista no número anterior compete ao Conselho de Gestão determinar o superior hierárquico dos trabalhadores em causa para os efeitos previstos na Lei Geral de Trabalho em Funções Públicas.

Artigo 5.º — Apoio à Reitoria, Administração e órgãos de gestão e de governo

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