Art.º 1 · Despacho n.º 12481/2019 — Gabinete de Apoio à Presidência

1 -A missão do Gabinete de Apoio à Presidência é assessorar a Presidência no desempenho das suas competências.
2 -O Gabinete de Apoio à Presidência tem como competências:
1. a)Elaborar as minutas das propostas para reunião da câmara municipal relativas a competências próprias do gabinete;
2. b)Apoiar executiva e administrativamente as atividades desenvolvidas pela Presidência, nomeadamente no que se refere a apoio técnico, de secretariado, arquivo e gestão de chamadas telefónicas e expediente;
3. c)Apoiar na realização do atendimento público destinado à Presidência, nomeadamente a preparação de documentação de suporte, a solicitação de informação às demais unidades orgânicas da autarquia, o agendamento de entrevistas/reuniões e o controlo da execução das decisões tomadas;
4. d)Apoiar o relacionamento da autarquia com entidades externas, em articulação com as restantes unidades orgânicas, de acordo com a natureza da temática em causa;
5. e)Colaborar na elaboração dos documentos de gestão previsional e de prestação de contas, coordenando as ações de discussão pública e setorial que antecedem a sua submissão à deliberação dos órgãos municipais;
6. f)Coordenar a recolha e envio de informação sobre a atividade das unidades orgânicas, requerida nos termos da lei pelos órgãos municipais ou seus titulares, bem como por órgãos de soberania;
7. g)Assegurar o registo permanente dos atos praticados pela Presidência da câmara ao abrigo de competências delegadas;
8. h)Coordenar, em articulação com as demais unidades orgânicas da câmara municipal, a produção dos despachos relativos a nomeações, designações e outros de caráter normativo, responsabilizando-se pelo seu registo e difusão interna;
9. i)Apoiar a Presidência da Câmara em funções de assessoria e representação bem como em outras funções específicas inerentes às suas competências;
10. j)Elaborar, em articulação com as demais unidades orgânicas, informação suplementar considerada necessária para a compreensão das matérias a apreciar e debater nas reuniões dos órgãos autárquicos, quando para tal seja solicitado;
11. k)Assessorar as reuniões públicas dos órgãos municipais, registando e encaminhando todos os assuntos que mereçam posterior análise das unidades orgânicas;
12. l)Apoiar a coordenação da representação institucional da câmara municipal em eventos onde esta participe, responsabilizando-se, em articulação com as demais unidades orgânicas, pela atualização permanente da agenda dos/as eleitos/as;
13. m)Coordenar, em articulação com as demais unidades orgânicas, os processos de adesão do município a entidades de natureza associativa ou outra de fins gerais e/ou específicos, nacionais ou estrangeiros;
14. n)Gerir e atualizar informação de cariz institucional sobre as entidades de que a câmara é associada, nomeadamente estatutos, composição dos órgãos sociais, valores das eventuais comparticipações financeiras e sobre as/os representantes e/ou interlocutoras/es da câmara municipal legalmente nomeados;
15. o)Assessorar a participação de representantes da câmara municipal em reuniões e outros eventos promovidos por entidades de que a câmara seja associada e/ou membro, quando para tal seja solicitado;
16. p)Assegurar, em articulação com as demais unidades orgânicas, a satisfação dos compromissos financeiros inerentes à participação da autarquia junto das entidades associadas;
17. q)Coordenar, em articulação com as demais unidades orgânicas, os processos de celebração e acompanhamento de protocolos de geminação e/ou cooperação com unidades territoriais nacionais e estrangeiras;
18. r)Coordenar e prestar consultoria protocolar relativamente ao uso dos símbolos e outros elementos heráldicos do município, garantindo a sua correta aplicação em eventos promovidos pelo mesmo ou onde estejam presentes os órgãos municipais;
19. s)Supervisionar, em articulação com as demais unidades orgânicas, o envio da correspondência oficial, nomeadamente convites, ofícios-convite, cartões de agradecimento, cartões-de-visita e outros suportes, no âmbito da realização de eventos que careçam de tratamento protocolar;
20. t)Coordenar a aplicação do Regulamento de Condecorações Municipais.

Artigo 1.º — Gabinete de Apoio à Presidência

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