Art.º 14 · Despacho n.º 12937/2022 — Departamento de Serviços Académicos

1 -O DSA assegura a coordenação do planeamento e da execução das atividades de vertente académica do IUM, o apoio no secretariado, administração, registo e arquivo dos assuntos de carácter académico, bem como a gestão do seu acervo documental e recursos do conhecimento, articulando-se na sua atuação com as UOA e com o DEPG.
2 -O chefe do DSA é um oficial superior com o posto de capitão-de-mar-e-guerra ou coronel, indigitado pelos ramos das Forças Armadas ou pela GNR e nomeado pelo comandante do IUM, em regime de rotatividade, o qual acumula a função de chefe do Gabinete de Planeamento e Programação (GPP).
3 -O DSA tem a seguinte estrutura:
1. a)O Serviço de Planeamento e Coordenação (SPC);
2. b)O Serviço de Secretariado e Apoio (SSA);
3. c)O Serviço de Registos e Arquivo (SRA);
4. d)O Centro de Recursos do Conhecimento (CRC).
4 -O SPC:
1. a)Promove e assegura a coordenação do planeamento e da execução das atividades de vertente académica das UOA e do DEPG, competindo-lhe nomeadamente:
  1. i)Promover a harmonização e a coordenação do calendário anual de atividades das UOA e do DEPG;
  2. ii)Controlar a execução dos programas e o cumprimento do planeamento superiormente aprovado;
  3. iii)Coordenar a elaboração dos normativos internos relativos ao planeamento, programação, execução e controlo das atividades académicas do IUM;
  4. iv)Manter-se a par da legislação com implicações na atividade académica do IUM e propor ao Gabinete de Estudos (GE), as alterações necessárias à constante atualização das normas que o regem;
  5. v)Organizar e manter atualizado o arquivo de normas e legislação em vigor que interessem à atividade académica, dando conhecimento superior das alterações daí decorrentes;
  6. vi)Acompanhar os processos de admissão ao corpo discente conduzidos pelas UOA;
  7. vii)Coordenar os processos relativos à celebração e implementação de convénios, protocolos, acordos de associação e de cooperação com os diversos estabelecimentos de ensino superior e outras instituições;
  8. viii)Coordenar os processos de recrutamento e seleção de docentes e investigadores civis;
  9. ix)Garantir a permanente atualização da informação divulgada no portal da Internet do IUM, da responsabilidade do DSA;
  10. x)Garantir a gestão dos requisitos concetuais a que deva obedecer o Sistema Integrado de Gestão Académica;
2. b)É chefiado por um oficial superior com o posto de capitão-de-fragata ou tenente-coronel, indigitado pelos ramos das Forças Armadas ou pela GNR e nomeado pelo comandante do IUM, em regime de rotatividade, o qual acumula a função de chefe do Serviço de Planeamento do GPP.
5 -O SSA:
1. a)Assegura o apoio de secretariado, administração, registo e arquivo dos assuntos de caráter académico, competindo-lhe nomeadamente:
  1. i)Processar a correspondência de cariz académico;
  2. ii)Conduzir a fase de candidaturas ao concurso de admissão e seriação dos candidatos aos cursos conferentes de grau académico de mestre e de doutor, secretariando e apoiando os respetivos diretores de curso;
  3. iii)Apoiar o DEPG na codificação dos instrumentos de avaliação das unidades curriculares;
  4. iv)Promover a recolha, organização, registo e divulgação das classificações obtidas pelos discentes;
  5. v)Promover o cálculo das classificações finais das unidades curriculares, das componentes formativas e de curso, bem como o seu registo e divulgação, após a sua homologação;
  6. vi)Organizar os processos de reconhecimento de mérito escolar;
  7. vii)Administrar os processos dos cursos conferentes de grau académico, internos e externos, promovidos pelo IUM;
2. b)É chefiado por um sargento-chefe ou sargento-ajudante, indigitado pelos ramos das Forças Armadas ou pela GNR e nomeado pelo comandante do IUM, em regime de rotatividade.
6 -O SRA:
1. a)Tem a incumbência de manter perpetuamente a documentação fundamental do IUM, nomeadamente, os registos académicos dos discentes, os documentos referentes aos cursos ministrados, os registos referentes ao pessoal docente, os livros de atas dos órgãos de conselho, as certidões, diplomas, e cartas de curso emitidas e não entregues, os livros de termos e os registos informáticos, competindo-lhe designadamente:
  1. i)Organizar, registar, atualizar e arquivar os processos individuais respeitantes aos membros do corpo docente;
  2. ii)Organizar, registar, atualizar e arquivar os processos individuais escolares dos discentes;
  3. iii)Guardar, organizar e arquivar as atas dos conselhos de cursos;
  4. iv)Compilar dados e responder aos pedidos de prestação de informação de âmbito académico, solicitados por entidades exteriores ao IUM, nos termos por estas definidos, conforme o preconizado na legislação e regulamentação que, a esse título, vincule o IUM;
  5. v)Emitir diplomas, certificados, certidões, cartas de curso, cartas doutorais, bem como suplementos ao diploma;
  6. vi)Após autorização superior, emitir documentação diversa que seja solicitada por alunos, auditores e ex-alunos;
  7. vii)Separar, preparar e encaminhar a documentação que, de acordo com as diretivas superiores, se considere dever ser arquivada em suporte informático;
  8. viii)Arquivar os testes, inclusive os de recurso realizados, nos termos definidos pelo Regulamento Geral de Avaliação de Conhecimentos e Competências dos Discentes;
  9. ix)Manter atualizado o arquivo relativo aos processos de celebração de convénios, protocolos e acordos de associação e de cooperação com as diversas instituições e estabelecimentos de ensino superior;
  10. x)Assegurar, em coordenação com a SSA, a atualização dos dados do sistema de gestão académica;
  11. xi)Organizar e manter o arquivo permanente respeitante às classificações dos discentes;
  12. xii)Manter atualizado e à sua guarda as atas dos atos públicos de dissertação de mestrado e de teses de doutoramento;
  13. xiii)Organizar e manter em arquivo permanente os regulamentos, programas e planos dos cursos, fichas das unidades curriculares respeitantes a cada ano letivo e fichas curriculares de docentes, sendo igualmente responsável pela guarda/custódia de toda a documentação dos cursos;
2. b)É chefiado por um oficial superior com o posto de capitão-tenente ou major, indigitado pelos ramos das Forças Armadas ou pela GNR e nomeado pelo comandante do IUM, em regime de rotatividade.
7 -O CRC:
1. a)Tem a incumbência de gerir o acervo documental do IUM, qualquer que seja o seu suporte e manter atualizado o repositório institucional de livre acesso, competindo-lhe igualmente disponibilizar apoio ao ensino e aprendizagem, bem como os recursos informativos internos e externos necessários ao corpo docente e discente e aos investigadores do CIDIUM, contribuindo para o desenvolvimento e divulgação do conhecimento;
2. b)Integra a Biblioteca, a Hemeroteca e a Biblioteca Digital e, conjuntamente com as bibliotecas das UOA, promove as boas práticas na gestão documental e o incremento da oferta informacional;
3. c)É chefiado por um oficial superior com o posto de capitão-de-fragata ou tenente-coronel, indigitado pelos ramos das Forças Armadas ou pela GNR e nomeado pelo comandante do IUM, em regime de rotatividade, ou em alternativa por um docente civil do quadro do IUM, em acumulação, habilitado preferencialmente com formação em ciências documentais ou curso equivalente.

Artigo 14.º — Departamento de Serviços Académicos

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