O Gabinete de Gestão de Informação e Documentação (GGID) é dirigido por um Coordenador de Unidade, equiparado a dirigente intermédio de 3.º grau, que coadjuva a Direção dos Serviços, a quem compete coordenar e exercer as competências específicas no âmbito de gestão de informação e documentação de carácter transversal aos Serviços Académicos, nomeadamente:
- a)Prestar assessoria técnica e administrativa à Direção dos Serviços:
- i)Assegurar a análise da legislação e regulamentação no âmbito da gestão académica;
- ii)Assegurar a gestão corrente de sugestões e reclamações;
- iii)Assegurar diligências relativas a propostas de aquisições de bens e serviços a entidades externas;
- iv)Gerir o economato dos serviços e requisitar a sua reposição;
- v)Gerir o fundo de maneio, caso seja atribuído aos Serviços;
- vi)Monitorizar e diligenciar para assegurar uma boa gestão de filas de espera do atendimento presencial e telefónico;
- vii)Garantir a execução de quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo/a Diretor/a de Serviços.
- b)Prestar assessoria de gestão de informação:
- i)Proceder à análise de informação registada no SIIUÉ, propondo indicadores, mecanismo de alerta e Dashboard que permitam de forma eficaz monitorizar a gestão académica e disponibilizar informação para suporte à decisão;
- ii)Proceder à análise crítica da informação registada no SIIUÉ e das necessidades decorrentes dos procedimentos académicos de forma a propor, através de desenho de estrutura de dados, sugestões de melhoria do SIIUÉ;
- iii)Proceder ao apuramento e tratamento de dados estatísticos requeridos por órgãos internos, por outras instituições e pela DGES, assim como o apuramento estatístico para o RAIDES;
- iv)Assegurar a distribuição interna de informação académica e à atualização do Portal da Universidade de Évora, bem como gerir a informação académica no Balcão de Atendimento SAC Online e no Diretório dos SAC em GESDOC, assegurando a interface da informação constante no SIIUÉ;
- v)Disponibilizar trimestralmente a monitorização dos indicadores dos objetivos dos Serviços;
- vi)Assegurar a distribuição interna de informação académica e a atualização do Portal da Universidade de Évora, bem como gerir a informação académica no Balcão de Atendimento SAC Online e no Diretório dos SAC em GESDOC, assegurando a interface da informação constante no SIIUÉ;
- vii)Disponibilizar trimestralmente a monitorização dos indicadores dos objetivos dos Serviços;
- viii)Garantir a execução de quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas pelo/a Diretor/a de Serviços.
- c)Prestar atendimento não presencial (telefónico e de correio eletrónico):
- i)Assegurar o atendimento telefónico, num sistema de call center, de todos os contactos telefónicos estabelecidos com os Serviços Académicos, assegurando e monitorizando o fluxo de chamadas e a capacidade de resposta, bem como a sua eficácia e qualidade;
- ii)Proceder à gestão de correio eletrónico na plataforma de sistema de gestão de correio eletrónico, assegurando uma resposta atempada aos remetentes, incluindo os assuntos reencaminhamento para as Divisões ou Gabinetes quando houver necessidade de análise personalizada da situação académica do/a estudante;
- d)Garantir a gestão do expediente e arquivo:
- i)Proceder às entradas, saídas e encaminhamento dos documentos no sistema de gestão documental;
- ii)Executar as tarefas inerentes à receção, recolha, distribuição e arquivo do expediente após registo no sistema de gestão documental;
- iii)Assegurar o arquivo do expediente no processo dos/as estudantes e registar o local de arquivo no SIIUÉ.
- iv)Assegurar a gestão do Arquivo dos Serviços Académicos, nos termos da regulamentação em vigor na Universidade de Évora;