Art.º 18 · Despacho n.º 1338/2019 — Serviço de Expediente

1 -No âmbito da Unidade Administrativa e Financeira funciona o Serviço de Expediente o qual desempenha funções nas seguintes áreas:
1. a)Expediente;
2. b)Serviços auxiliares.
2 -Em matéria de expediente compete ao Serviço de Expediente, designadamente:
1. a)Executar todos os trabalhos de receção, registo, classificação, expediente e arquivo da documentação e correspondência entrada ou emitida pelos Serviços Municipalizados de Angra do Heroísmo e garantir a sua distribuição;
2. b)Apoiar administrativamente, sempre que necessário, as restantes unidades orgânicas dos Serviços Municipalizados de Angra do Heroísmo;
3. c)Elaborar as agendas e atas das reuniões do conselho de administração e dar o devido andamento às mesmas;
4. d)Promover a afixação de anúncios, avisos e outros documentos a publicitar nos locais e suportes a esse fim destinados;
5. e)Executar as tarefas respeitantes ao arquivo de todos os documentos e processos para esse fim remetidos pelos diversos serviços, promovendo a adoção de planos adequados;
6. f)Manter em boa ordem e fácil consulta, livros de trabalho e interesse consultivo, bem como revistas de instrução técnica e científica e outras espécies bibliográficas, relativas a matérias de interesse para os Serviços Municipalizados de Angra do Heroísmo, bem como as relativas a toda a administração local em particular;
7. g)Prestar toda a informação solicitada pelos diversos serviços respeitantes a todas as espécies arquivadas;
8. h)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos que se encontrem no arquivo inativo;
9. i)Assegurar a atividade de empréstimo de documentos do arquivo bem como de livros ou revistas;
10. j)Promover a existência de condições de segurança nas instalações dos arquivos;
11. k)Exercer as demais funções que lhe forem confiadas e resultarem do desempenho das suas tarefas.
3 -Em matéria de serviços auxiliares compete ao Serviço de Expediente, designadamente:
1. a)Superintender e assegurar os serviços de reprografia, telecomunicações, portaria e segurança;
2. b)Proceder à limpeza das instalações, sempre que necessário;
3. c)Zelar pela boa conservação e manutenção de todo o equipamento que lhe está afeto;
4. d)Afixar anúncios, avisos e outros documentos a publicitar nos locais e suportes a esse fim destinados;
5. e)Distribuir a correspondência;
6. f)Gerir as operações reprográficas e de preparação de correspondência;
7. g)Exercer as demais funções que lhe forem confiadas e resultarem do normal desempenho das suas tarefas.

Artigo 18.º — Serviço de Expediente

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