Ao Serviço de Gestão Documental e Suporte ao Atendimento incumbem as seguintes funções:
- a)Atender as chamadas da Linha +Atendimento, assegurando o serviço de call back, bem como o apoio ao registo e utilização dos serviços online;
- b)Prestar as informações ou esclarecimentos solicitados pelos cidadãos, agentes económicos e instituições, telefonicamente ou por email, através da linha +Atendimento ou do email [email protected];
- c)Analisar e validar os registos das entidades registadas nos serviços online;
- d)Gerir a informação a disponibilizar no atendimento multicanal integrado (presencial, telefónico e online), em articulação com os serviços municipais, assegurando a sua atualização, uniformização, clareza e coerência;
- e)Responder às questões colocadas através do atendimento webChat, disponível no site do município;
- f)Agendar reuniões técnicas (presenciais ou online), sempre que necessárias para melhor esclarecimento/informação aos cidadãos, agentes económicos e instituições;
- g)Assegurar os serviços de registo e encaminhamento de toda a correspondência institucional rececionada (correio postal e eletrónico), incluindo a sua classificação, de acordo com a Tabela de Seleção, bem como garantir a respetiva digitalização;
- h)Criar, para cada registo de entrada, o respetivo processo digital, sempre que não tenha sido criado automaticamente pelo sistema informático e quando aplicável;
- i)Efetuar o saneamento e apreciação liminar, das solicitações recebidas por correio postal, correio eletrónico, BUA, LM e Serviços online, verificando a identificação do requerente, do pedido ou da localização (quando aplicável), bem como dos elementos instrutórios exigíveis e indispensáveis ao conhecimento da pretensão e cuja falta não possa ser oficiosamente suprida;
- j)Notificar o requerente para o aperfeiçoamento do pedido, caso esteja em falta algum elemento, sendo concedido um prazo para o efeito, ou se for o caso, notificar de rejeição liminar;
- k)Encaminhar, na aplicação de gestão documental, os registos não sujeitos a saneamento e apreciação liminar por parte deste serviço, designadamente assuntos de águas e saneamento, urbanização e edificação, arquivo, recursos humanos e financeiros para os serviços a que se destinam;
- l)Assegurar e promover a correta manutenção/criação das entidades da base de dados do Município;
- m)Assegurar a expedição via CTT de todo o correio postal para o exterior;
- n)Guardar os documentos físicos rececionados por ordem cronológica;
- o)Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões, licenças, autenticações e notificações;
- p)Garantir o suporte ao SAAC, sempre que necessário.