Compete à Divisão Administrativa:
- 1 -No âmbito administrativo:
- a)Planificar e coordenar as atividades que se enquadram no âmbito das atividades das subunidades orgânicas que integram a divisão;
- b)Emitir certidões e outros atos meramente declarativos, a solicitação dos interessados;
- c)Autenticar todos os documentos e atos oficiais dos SMAS.
- 2 -No âmbito da contratação pública:
- a)Assegurar a realização dos procedimentos de contratação pública, independentemente do serviço requisitante, bem como o acompanhamento administrativo até à adjudicação e contratação, garantindo o cumprimento do regime jurídico previsto no Código dos Contratos Públicos, ou outro que lhe venha a suceder, e demais legislação complementar;
- 3 -No âmbito do expediente e arquivo:
- a)Providenciar pela implementação de novas técnicas e sistemas de tratamento e classificação de documentos, com a colaboração da subunidade orgânica responsável pela receção de correspondência e arquivo;
- b)Superintender, com a colaboração da subunidade orgânica responsável pela receção de correspondência e arquivo, na organização funcional do mesmo, de harmonia com as necessidades de implementação de métodos de racionalização e simplificação do manuseamento de documentos;
- c)Providenciar pela conservação dos espaços comuns do edifício, a solicitação dos responsáveis das várias unidades e subunidades orgânicas.
- 4 -No âmbito da formação profissional:
- a)Promover e acompanhar o levantamento anual das necessidades de formação, assim como a elaboração e a divulgação do plano de formação, tendo em conta as diversas funções e as necessidades existentes nos SMAS;
- b)Coordenar, designadamente, a identificação das necessidades de formação, a pesquisa de ofertas de formação e a avaliação da formação;
- c)Promover a formação interna.
- 5 -No âmbito da inovação, modernização e qualidade:
- a)Estudar e propor as medidas organizativas que contribuam para aumentar a eficácia e qualidade do serviço;
- b)Providenciar pela implementação de medidas de desburocratização, modernização e celeridade dos procedimentos;
- c)Identificar processos e contextos de trabalho que possam beneficiar da participação direta e ativa dos/as trabalhadores/as na identificação de soluções de melhoria organizacional e dos serviços prestados aos/às clientes.
- 6 -No âmbito dos recursos humanos:
- a)Colaborar na definição da estratégia de gestão e de valorização dos/as trabalhadores/as dos SMAS;
- b)Assegurar o cumprimento dos procedimentos técnico-administrativos referentes ao recrutamento, seleção e gestão de efetivos;
- c)Assegurar, com a colaboração da Secção de Recursos Humanos, a descrição, análise e qualificação de funções, tendo em vista a definição de adequados perfis de competências e a valorização dos recursos humanos;
- d)Dinamizar e acompanhar o processo de avaliação do desempenho.
- 7 -No âmbito da proteção de dados:
- a)Promover, acompanhar e dinamizar as ações necessárias à proteção de dados das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.
- 8 -Compete ainda à Divisão Administrativa:
- a)Preparar os elementos necessários à elaboração do relatório de atividades, dos documentos previsionais e de outros documentos que se venham a revelar necessários, no que respeita à atividade desenvolvida no ano anterior pela unidade orgânica;
- b)Colaborar com a Divisão Financeira e Património na elaboração do orçamento e dar o seu contributo para as Grandes Opções do Plano.
- 9 -Para além das competências constantes nos números anteriores deverá ainda a Divisão desempenhar outras competências que lhe sejam atribuídas por lei ou que lhe sejam superiormente cometidas.