Art.º 5 · Despacho n.º 2723/2019 — Serviços Administrativos e Financeiros

1 -Os Serviços Administrativos e Financeiros (SAF) exercem a sua ação nos domínios da administração financeira e patrimonial e aquisição de bens e serviços. Ao nível dos recursos humanos exercem funções de gestão dos processos e dados de pessoal inerentes à constituição, modificação, suspensão e extinção de relações de emprego e ainda conceber, propor e implementar os sistemas administrativos de gestão dos recursos humanos e da sua formação. Igualmente lhe incumbem o expediente, arquivo e documentação, ao nível do tratamento e encaminhamento do expediente, definição e manutenção de arquivos do IPP.
2 -Compete, genericamente, aos SAF:
1. 2.1 -Na área da Contabilidade e Aquisições:
2. a)Preparar e elaborar o orçamento anual do IP Portalegre, em articulação com o Conselho de Gestão;
3. b)Acompanhar e monitorizar a execução do orçamento, propondo as alterações necessárias ao longo do ano e cumprindo o disposto no decreto-lei de execução orçamental;
4. c)Garantir a prestação de informação económica e financeira aos órgãos de gestão do IP Portalegre, e às entidades externas, nomeadamente ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, Direção-Geral do Orçamento e Tribunal de Contas, e outros documentos legalmente exigidos ou solicitados;
5. d)Preparar e elaborar a conta de gerência, conferindo e organizando toda a documentação de suporte associada a este processo;
6. e)Efetuar a requisição de fundos/verbas mensais, a transferir do orçamento de Estado de acordo com as necessidades previstas;
7. f)Elaborar, controlar e organizar os processos de receita e despesa, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos definidos, com atualização permanente;
8. g)Emitir a faturação a outras entidades, efetuando o controlo regular dos valores em dívida;
9. h)Assegurar a execução e gestão financeira e orçamental dos projetos, nos prazos definidos;
10. i)Preparar, executar e controlar os processos de aquisição de bens e serviços, de acordo com as necessidades e possibilidades da Instituição, utilizando os procedimentos definidos no Código dos Contratos Públicos e as plataformas associadas a cada tipo de aquisição;
11. j)Promover e lançar os processos globais de contratação de bens e serviços;
12. k)Proceder à seleção, avaliação e monitorização dos fornecedores de bens e serviços;
13. l)Efetuar o controlo das entregas, consumos e existências de bens;
14. m)Assegurar a execução, controlo e informação no âmbito da contabilidade analítica;
15. n)Executar outras atividades que, no domínio da Contabilidade e Aquisições, lhe sejam solicitadas.
16. 2.2 -Na área da Tesouraria:
17. a)Arrecadar todas as importâncias cobradas, emitindo os respetivos recibos e efetuando os registos de suporte;
18. b)Proceder aos depósitos bancários regulares das verbas recebidas;
19. c)Emitir os meios de pagamento a fornecedores, devedores e ao Estado, de acordo com as autorizações de pagamento elaboradas, após conferência dos documentos e conjugação com a disponibilidade financeira existente;
20. d)Efetuar o fecho diário da folha de caixa, após conferência dos valores, documentação e registos de suporte;
21. e)Gerir o fundo de maneio, cumprindo os procedimentos e prazos estabelecidos;
22. f)Efetuar e controlar a gestão e reconciliação das contas bancárias;
23. g)Executar outras atividades que, no domínio da Tesouraria, lhe sejam solicitadas.
24. 2.3 -Na área do Património:
25. a)Garantir a gestão, controlo e registo atualizado do património do IP Portalegre, de acordo com a legislação aplicável e a regulamentação interna;
26. b)Assegurar a correta etiquetagem dos bens, procedendo às necessárias substituições;
27. c)Promover e coordenar o processo de inventariação física, por localização, de acordo com os prazos e necessidades definidos;
28. d)Realizar conferências periódicas por amostragem, de acordo com o planeamento definido pelo Conselho de Gestão;
29. e)Efetuar o registo e controlo das transferências e doações de bens, procedendo à atualização da informação;
30. f)Analisar e validar as propostas de abates de bens;
31. g)Executar outras atividades que, no domínio do Património, lhe sejam solicitadas.
32. 2.4 -Na área dos Recursos Humanos:
33. a)Processar os vencimentos, outros abonos e descontos relativos aos trabalhadores, bem como os documentos de suporte contabilístico e de pagamento de descontos retidos, devendo ainda prestar todas as informações subsequentes;
34. b)Organizar e manter permanentemente atualizados os processos individuais dos trabalhadores, garantindo igualmente a sua digitalização e disponibilização online;
35. c)Gerir, organizar e instruir os processos de recrutamento, seleção e saídas dos trabalhadores, promovendo o normal decurso dos procedimentos concursais, assegurando a elaboração e gestão dos contratos de trabalho em funções públicas, além das situações de mobilidade, licença, rescisão, aposentação e outros;
36. d)Organizar, gerir e controlar os processos relativos a contratos de formação relativos a estágios e contratos de emprego -inserção;
37. e)Garantir todo o processo de assiduidade - faltas, férias e horários, em termos de registo, controlo e documentação;
38. f)Acompanhar e gerir o serviço de inscrição, controlo e cancelamento dos trabalhadores na Assistência na Doença aos Servidores do Estado (ADSE), e respetivas comparticipações, Caixa Geral de Aposentações, Segurança Social e Sindicatos;
39. g)Proceder ao registo e controlo dos regimes de exclusividade e acumulação de funções dos trabalhadores;
40. h)Apoiar na gestão e organização do processo de avaliação de desempenho;
41. i)Garantir a prestação de informação e pareceres solicitados, no âmbito dos recursos humanos, pelos órgãos de gestão e outros serviços do IP Portalegre;
42. j)Emitir declarações e certidões relativas ao tempo de serviço, vencimentos e descontos, e outras situações referentes ao exercício de funções dos trabalhadores;
43. k)Elaborar o Balanço Social e as listas de antiguidade, e prestar a informação legalmente exigida no âmbito dos recursos humanos, designadamente o Inquérito da Direção Geral do Ensino Superior sobre o pessoal docente, não docente e de investigação (Indez), o Inquérito ao Registo Biográfico de Docentes do Ensino Superior (REBIDES) e o Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE), além de outros dados ou informações solicitados;
44. l)Diagnosticar as necessidades de formação, estabelecer e gerir o plano de formação dos trabalhadores, assegurando a respetiva avaliação e acompanhamento;
45. m)Executar outras atividades que, no domínio dos Recursos Humanos, lhe sejam solicitadas.
46. 2.5 -Na área do Arquivo e Documentação:
47. a)Efetuar o controlo dos registos, classificação e digitalização da correspondência recebida e expedida;
48. b)Gerir, manter e controlar a base de dados de gestão documental;
49. c)Assegurar, monitorizar e conferir a transferência de documentos e processos das unidades e serviços para o arquivo central, de acordo com o disposto nos procedimentos internos;
50. d)Assegurar a gestão, conservação e organização do arquivo definitivo, de acordo com os prazos definidos na lei e nas disposições internas, promovendo a destruição dos documentos fora de prazo e elaborando os respetivos autos;
51. e)Assegurar a entrega dos documentos/processos, em arquivo, requisitados pelos serviços;
52. f)Assegurar a elaboração e cumprimento de regras para consulta e reprodução da documentação conservada;
53. g)Garantir, em articulação com a área de Recursos Humanos e de forma sempre atualizada, a digitalização e disponibilização online dos processos individuais dos trabalhadores;
54. h)Avaliar e selecionar documentação antiga;
55. i)Assegurar o tratamento (eliminação) e reciclagem de papel com caráter confidencial;
56. j)Garantir e controlar a implementação e aplicação da portaria de seleção e avaliação documental no IP Portalegre;
57. k)Proceder à codificação e disponibilização de documentos;
58. l)Promover a conceção e disseminação de normas de gestão documental para utilização dos serviços;
59. m)Assegurar a análise, sistematização e divulgação da legislação diária com impacto nas atividades do IP Portalegre, mantendo a respetiva base de dados atualizada;
60. n)Garantir a microfilmagem de documentos, efetuando o respetivo controlo de qualidade necessário;
61. o)Executar outras atividades que, no domínio do Arquivo e Documentação, lhe sejam solicitadas.
3 -Os SAF poderão ser dirigidos por um chefe de divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, ou por um coordenador, cargo de direção intermédio de 3.º grau, o qual exerce as suas atividades sob a dependência hierárquica e funcional do Administrador do Instituto.

Artigo 5.º — Serviços Administrativos e Financeiros

Histórico de Alterações