A Divisão de Gestão Organizacional, designada abreviadamente por DGO, tem por missão desenvolver estratégias organizacionais, com vista à melhoria do desempenho da organização e da relação com o cidadão.
- 1 -À DGO compete organizar os atos inerentes aos processos eleitorais.
- 2 -Para a prossecução da sua missão, compete à DGO, através dos seus Núcleos e Serviços, nomeadamente as seguintes funções:
- 2.1 -Núcleo de Apoio aos Órgãos Municipais (NAOM):
- a)Garantir os procedimentos administrativos essenciais ao funcionamento dos órgãos executivo e deliberativo;
- b)Apoiar os atos de instalação dos órgãos do município;
- c)Desenvolver tarefas atinentes ao funcionamento dos órgãos, designadamente o apoio às convocatórias, organização das agendas e preparação dos processos para apreciação e decisão, e apoio direto às reuniões e sessões;
- d)Promover a difusão de informação atualizada relativa à composição, competências e funções dos órgãos municipais e dos seus titulares, bem como as respetivas deliberações tomadas pelos mesmos;
- e)Informar tempestivamente os membros dos órgãos municipais das formalidades necessárias ao exercício dos direitos e ao cumprimento das obrigações legais e assegurar a realização das comunicações e formalidades previstas legalmente;
- f)Organizar e manter atualizado o ficheiro dos membros dos órgãos municipais e transmitir ao serviço competente a informação necessária ao processamento das remunerações devidas aos membros dos órgãos municipais;
- g)Secretariar e dar apoio administrativo direto às reuniões/sessões dos órgãos municipais, às reuniões dos conselhos municipais e de outras estruturas municipais, bem como registar e minutar as atas das respetivas reuniões/sessões;
- h)Remeter à Assembleia Municipal as deliberações e matérias que, nos termos da lei, careçam da aprovação ou conhecimento desse órgão;
- i)Assegurar a inscrição dos munícipes para efeitos de intervenção nas reuniões públicas da Câmara e nas sessões da Assembleia Municipal, e o adequado tratamento e encaminhamento das pretensões e assuntos apresentados.
- 2.2 -Núcleo de Gestão Documental (NGD):
O Núcleo de Gestão Documental (NGD) integra o Serviço de Expediente (SE) e o Serviço de Arquivo Municipal (SAM), aos quais compete, nomeadamente as seguintes funções:
- 2.2.1 -Serviço de Expediente (SE):
- a)Assegurar os serviços de receção, registo e encaminhamento do correio postal, bem como a sua expedição para o exterior;
- b)Assegurar a difusão das decisões e diretivas dos órgãos e serviços municipais, pelos meios adequados;
- c)Proceder à elaboração de editais;
- d)Assegurar a divulgação interna e externa de atos administrativos e outros documentos, e a sua publicação no Diário da República;
- e)Assegurar a divulgação de informação institucional através da Intranet e Portal Institucional em estreita articulação com a área da Comunicação;
- f)Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões e autenticações.
- 2.2.2 -Serviço de Arquivo Municipal (SAM):
- a)Assegurar a gestão do ciclo de vida da informação de arquivo, desde a fase da produção, passando pela sua tramitação, até à fase da seleção, avaliação e arquivo;
- b)Garantir a elaboração e aplicação dos principais instrumentos de gestão da informação, nomeadamente o plano de classificação, o regulamento do arquivo, o plano de preservação digital e um tesauro com termos de indexação controlados;
- c)Promover e sensibilizar para a aplicação de boas práticas administrativas, nomeadamente junto dos utilizadores do Sistema de Gestão Documental (SGD), produzindo para esse efeito os instrumentos necessários;
- d)Definir e implementar um sistema de gestão documental de acordo com o respetivo normativo técnico, em estreita articulação com o DITIC;
- e)Elaborar, após consulta aos serviços, proposta de eliminação da documentação produzida, no respeito pela legislação em vigor;
- f)Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, independentemente do suporte, com interesse histórico para o município e encorajar e promover a sua transferência para o arquivo municipal, bem como assegurar a sua divulgação e disponibilização;
- g)Proceder ao tratamento arquivístico do acervo documental, de forma a tornar a informação acessível;
- h)Proceder à recolha, conservação, tratamento e divulgação de informação produzida pelos órgãos e serviços municipais cujo valor justifique a sua conservação;
- i)Receber a título definitivo ou por depósito, arquivos públicos ou privados;
- j)Prestar apoio técnico a entidades externas, sempre que esteja em causa a preservação do património documental com interesse histórico para o município;
- k)Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente no arquivo, nomeadamente através de ações de apoio à investigação histórico-documental e da publicação de fontes e estudos históricos em edições próprias do arquivo;
- l)Promover a monitorização e auditoria do sistema de arquivo para assegurar a conformidade com as normas estabelecidas, melhorar o desempenho da instituição e assegurar, em caso de necessidade, o seu valor probatório;
- m)Garantir a preservação do acervo documental, seja através de medidas físicas, seja através da elaboração de um Plano de Preservação Digital (PPD);
- n)Fornecer a informação solicitada aos interessados, quer no suporte original, quer noutro, para fins de preservação.
- 2.3 -Núcleo de Atendimento e Apoio ao Cidadão (NAAC):
- a)Centralizar e gerir o atendimento e a informação municipal, numa lógica integrada de processo, assegurando a coordenação dos espaços, recursos e demais canais afetos a este fim, com exceção do atendimento especificamente atribuído aos outros serviços;
- b)Implementar um atendimento multicanal integrado, através da disponibilização de atendimento presencial e a criação de uma multiplicidade de canais complementares de atendimento não presencial, via telefone, correio, correio eletrónico e tecnologia web;
- c)Promover uma visão integrada dos vários contactos feitos pelo cidadão/munícipe no âmbito de qualquer processo e independentemente do canal de atendimento utilizado, prestando informações, garantindo a existência de mecanismos que permitam um conhecimento célere das solicitações e a evolução do estado dos processos;
- d)Potenciar a utilização dos portais eletrónicos como complemento e, preferencialmente, como alternativa ao atendimento presencial e telefónico;
- e)Garantir a articulação com e entre as diferentes áreas dos serviços municipais, através da normalização dos procedimentos relativos aos pedidos/requerimentos apresentados pelos cidadãos/munícipes, bem como dos requisitos a observar internamente nas respostas a prestar;
- f)Garantir, em articulação com as demais unidades orgânicas que prestam atendimento ao público e dispõem de locais de receção/acolhimento de munícipes, a aplicação de regras de funcionamento, designadamente quanto à circulação de terceiros nos edifícios municipais, quanto ao fardamento e identificação dos atendedores e demais regras relativas ao bom e regular funcionamento destes locais;
- g)Assegurar a gestão dos locais de receção/acolhimento de munícipes;
- h)Garantir o serviço de atendimento telefónico e call center do ambiente;
- i)Centralizar, gerir e acompanhar o processo de receção e encaminhamento de ocorrências/sugestões/reclamações/não conformidades apresentadas e transmitir aos munícipes os resultados e as decisões, devendo ser elaborado regularmente relatório das diligências efetuadas, bem como verificar a eficácia das ações empreendidas em estreita colaboração com o NGQ;
- j)Fomentar a participação pública mediante a promoção de mecanismos de cidadania e participação pública dos cidadãos nos processos de consulta e discussão pública de diferentes temas e iniciativas, designadamente o orçamento participativo;
- k)Realizar outras tarefas, no âmbito do atendimento ao público, que não estejam cometidas a outros serviços.
- 2.3.1 -O NAAC integra o Serviço Municipal de Informação e Apoio ao Consumidor (SMIAC) ao qual compete contribuir para a definição das políticas municipais de apoio ao consumidor e prestar informação e orientação aos consumidores, com vista à consciencialização dos seus direitos e formas de os garantir, estimulando atitudes críticas em relação aos atos de consumo.
- 2.4 -Núcleo de Gestão da Qualidade (NGQ):
- a)Desenvolver programas e ações com vista à racionalização, modernização e à inovação para o desenvolvimento de práticas e novas metodologias de trabalho, com vista à melhoria contínua e à excelência do desempenho nos serviços prestados pelo município;
- b)Preparar e acompanhar a certificação dos sistemas de gestão, nos termos das normas nacionais e internacionais e compatibilizar os referenciais normativos através da integração dos sistemas;
- c)Assegurar a aplicação e consolidação do Modelo Integrado de Gestão, nas suas vertentes organizativas, mediante o estabelecimento de boas práticas de gestão e otimização das existentes, assegurando o cumprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis, em estreita articulação com a DPOC na vertente do Plano de Desenvolvimento Estratégico (PDE);
- d)Implementar um sistema de controlo documental, uniformização de procedimentos administrativos e de tipologias documentais, em estreita articulação com o Núcleo de Gestão Documental;
- e)Colaborar em projetos e iniciativas de inovação organizacional com vista à melhoria do desempenho e redução de custos, em articulação com os demais serviços municipais;
- f)Desenvolver em estrita articulação com os diferentes serviços um painel de indicadores de suporte à decisão, avaliação da performance e do grau de satisfação das partes interessadas;
- g)Desenvolver programas e ações com vista à racionalização do funcionamento das unidades orgânicas e disponibilizar metodologias e instrumentos que assegurem a otimização dos processos;
- h)Proceder ao estudo e propor medidas de simplificação e desmaterialização dos processos e procedimentos, de modo a agilizar a atividade administrativa e a tornar fluida, oportuna e racional a comunicação interna.
- 3 -Na direta dependência da DGO, funciona a Unidade de Serviços Gerais (USG) a qual compete nomeadamente as seguintes funções:
- a)Gerir as instalações municipais no que se refere às condições de funcionamento, conservação e manutenção e reportar as necessárias intervenções junto das unidades orgânicas responsáveis;
- b)Assegurar o controlo e reserva de salas de reuniões e demais espaços municipais que não estejam sob a gestão direta das unidades orgânicas;
- c)Garantir a gestão das portarias/receções dos edifícios municipais, mediante a definição e implementação de regras/procedimentos quanto ao seu funcionamento e consequente sensibilização dos trabalhadores que exercem tais funções;
- d)Assegurar a prestação dos serviços de limpeza e de vigilância/segurança das instalações municipais, em articulação com as demais unidades orgânicas competentes;
- e)Assegurar o funcionamento da reprografia nos aspetos funcionais e de gestão de recursos humanos, em estreita articulação com a DP, enquanto gestor do contrato de manutenção dos equipamentos de reprodução e multifunções e seus consumíveis;
- f)Garantir o adequado funcionamento dos refeitórios e bares municipais e demais serviços de restauração, assegurando a gestão das vertentes operacional, logística, bem como dos recursos afetos;
- g)Executar as demais tarefas operacionais que não estejam atribuídas a outras unidades orgânicas, mas que se enquadrem nas funções da USG.
- 3.1 -A USG é dirigida por um Chefe de Unidade, equiparado a cargo de direção intermédia de 3.º grau, integrado na carreira de Técnico Superior de acordo com o artigo 22.º deste regulamento.
- 4 -Compete ainda à DGO, as seguintes funções:
- a)Colaborar com o GIT na criação e atualização da informação geográfica produzida no âmbito das suas competências;
- b)Elaborar, acompanhar e avaliar os instrumentos de gestão estratégica, previsional e de contas;
- c)Promover e participar em programas e iniciativas de modernização, otimização e simplificação de processos de trabalho e procedimentos, em prol da melhoria contínua dos serviços municipais.