1 - Os Serviços de Assessoria e Coordenação compreendem o:
Gabinete de Apoio à Presidência;
Serviço Municipal de Proteção Civil;
Gabinete de Apoio ao Desenvolvimento Económico;
Gabinete de Organização e Auditoria;
Gabinete de Informática, Imagem e Comunicação;
Gabinete de Proteção de Dados
1.1 - O Gabinete de Apoio à Presidência constituído nos termos da legislação em vigor, integra o gabinete de apoio ao presidente e os gabinetes de apoio aos vereadores a tempo inteiro, possui as funções que lhe forem atribuídas pelo Presidente da Câmara Municipal, competindo-lhe designadamente:
a) Prestar apoio técnico e administrativo ao Presidente da Câmara e vereadores com pelouros atribuídos, nomeadamente nas áreas de Secretariado e arquivo, preparação de reuniões e protocolo de deslocações e cerimónias oficiais;
b) Tratar e preparar a documentação e informação sobre a atividade municipal para a Assembleia Municipal.
c) Estabelecer a ligação institucional do Município, nomeadamente com outras autarquias, Administração Central, Entidades oficiais e internacionais, comunidades intermunicipais ou outras entidades em que o Município participe.
d) Coordenar os apoios às juntas de freguesia e acompanhar a execução dos protocolos com estes órgãos autárquicos.
1.2 - O Serviço Municipal de Proteção Civil é responsável pela prossecução das atividades de proteção civil no âmbito municipal e assegura o funcionamento de todos os organismos municipais de proteção civil, centraliza, trata e divulga toda a informação recebida relativa à proteção civil municipal e desenvolve as atribuições e competências previstas na lei, nomeadamente:
No âmbito de planeamento compete ao Serviço Municipal de Proteção Civil:
a) Acompanhar a elaboração e atualizar o plano municipal de emergência e os planos especiais, quando estes existam;
b) Assegurar a funcionalidade e a eficácia da estrutura Serviço Municipal de Proteção Civil;
c) Inventariar e atualizar permanentemente os registos dos meios e dos recursos existentes no concelho, com interesse para o Serviço Municipal de Proteção Civil;
d) Realizar estudos técnicos com vista à identificação, análise e consequências dos riscos naturais, tecnológicos e sociais que possam afetar o município, em função da magnitude estimada e do local previsível da sua ocorrência, promovendo a sua cartografia, de modo a prevenir, quando possível, a sua manifestação e a avaliar e minimizar os efeitos das suas consequências previsíveis;
e) Manter informação atualizada sobre acidentes graves e catástrofes ocorridas no município, bem como sobre elementos relativos às condições de ocorrência, às medidas adotadas para fazer face às respetivas consequências e às conclusões sobre o êxito ou insucesso das ações empreendidas em cada caso;
f) Planear o apoio logístico a prestar às vítimas e às forças de socorro em situação de emergência;
g) Levantar, organizar e gerir os centros de alojamento a acionar em situação de emergência;
h) Elaborar planos prévios de intervenção e preparar e propor a execução de exercícios e simulacros que contribuam para uma atuação eficaz de todas as entidades intervenientes nas ações de proteção civil;
i) Estudar as questões de que vier a ser incumbido, propondo as soluções que considere mais adequadas.
Nos domínios da prevenção e segurança, compete ao Serviço Municipal de Proteção Civil
a) Propor medidas de segurança face aos riscos inventariados;
b) Colaborar na elaboração e execução de treinos e simulacros;
c) Elaborar projetos de regulamentação de prevenção e segurança;
d) Realizar ações de sensibilização para questões de segurança, preparando e organizando as populações face aos riscos e cenários previsíveis;
e) Promover campanhas de informação sobre medidas preventivas, dirigidas a segmentos específicos da população alvo, ou sobre riscos específicos em cenários prováveis previamente definidos;
f) Fomentar o voluntariado em proteção civil;
g) Estudar as questões de que vier a ser incumbido, propondo as soluções que entenda mais adequadas.
No âmbito da informação pública, o Serviço Municipal de Proteção Civil dispõe dos seguintes poderes:
a) Assegurar a pesquisa, análise, seleção e difusão da documentação com importância para a proteção civil;
b) Divulgar a missão e estrutura do Serviço Municipal de Proteção Civil;
c) Recolher a informação pública emanada das comissões e gabinetes que integram o SMPC destinada à divulgação pública relativa a medidas preventivas ou situações de catástrofe;
d) Promover e incentivar ações de divulgação sobre proteção civil junto dos munícipes com vista à adoção de medidas de autoproteção;
e) Indicar, na iminência de acidentes graves ou catástrofes, as orientações, medidas preventivas e procedimentos a ter pela população para fazer face à situação;
f) Dar seguimento a outros procedimentos, por determinação do Presidente da Câmara Municipal ou vereador com competências delegadas.
No âmbito da cooperação institucional compete ao Serviço Municipal de Proteção Civil:
a) Colaborar com a Autoridade Nacional de Proteção Civil no estudo, preparação de planos de defesa das populações, em casos de emergência, bem como nos testes às capacidades de execução e avaliação dos mesmos;
b) Organizar planos de proteção civil das populações locais em casos de fogos, cheias, sismos ou outras situações de emergência;
c) Organizar, propor e executar medidas de prevenção, designadamente fiscalização de construções clandestinas em locais de curso de água ou de condições propiciadoras de incêndios, explosão ou de outras catástrofes;
d) Organizar planos de atuação em colaboração com as juntas de freguesia e outros municípios, com a finalidade de intervir, em casos de emergência ou sinistro, em áreas bem determinadas, expostas a níveis elevados de risco;
e) Promover a colaboração de várias entidades, nomeadamente corporação de bombeiros, autoridades de saúde e forças policiais, na organização de planos de proteção civil;
f) Manter uma estreita ligação com todas as entidades a nível concelhio que tenham intervenção direta ou indireta na prevenção e execução dos planos de proteção civil.
No âmbito florestal, as competências do Serviço Municipal de Proteção Civil podem ser exercidas pelo gabinete técnico florestal.
1.3 - O Gabinete de Apoio ao Desenvolvimento Económico possui as seguintes competências:
a) Inventariar e promover as potencialidades produtivas da área do município junto de empresários e investidores;
b) Orientar e acompanhar processos de investimento produtivo externo;
c) Colaborar com organismos regionais, nacionais e comunitários vocacionados para o incremento ou divulgação das atividades industriais e comerciais;
d) Orientar e acompanhar os projetos de desenvolvimento regional e local;
e) Prestar apoio às atividades rurais, agropecuárias cinegéticas e silvo-pastoris;
f) Apoiar a promoção de produtos regionais de qualidade;
g) Colaborar nas atividades de lazer;
h) Colaborar com outros organismos na gestão sustentável do território.
i) Recolher e tratar toda a informação relacionada com projetos de cariz económico e social;
j) Apoiar a instalação de empresas na área do município nomeadamente ao nível dos aspetos administrativos e legais;
k) Informar a população da área do município dos projetos de cariz económico e social comparticipado financeiramente, possíveis de candidatura.
l) Preparar, organizar e gerir os processos de cofinanciamento externo respeitantes a iniciativas públicas ou privadas.
m) Em colaboração com os serviços municipais, das juntas de freguesia ou de investidores externos, organizar, apoiar e apresentar projetos e candidaturas a fundos comunitários ou a fontes de financiamento externas ao município.
n) Proceder à projeção de financiamentos nos vários programas e eixos dos fundos comunitários disponíveis para realização de investimentos complementares previstos no PPI, bem como a procura de financiamentos complementares no âmbito de parcerias com entidades públicas ou privadas;
o) Proceder à gestão das comparticipações comunitárias elaborando candidaturas das obras a executar, aos pedidos de pagamento e demais atos que se tornem necessários ao cumprimento dos prazos estabelecidos pelas entidades financiadoras;
p) Agir proativamente, na medida das possibilidades dos recursos humanos e materiais, nos campos da investigação e desenvolvimento das áreas da sua responsabilidade.
1.4 - O Gabinete de Organização e Auditoria desenvolve funções no âmbito da organização e auditoria internas competindo-lhe especialmente:
a) Fornecer análises, apreciações, recomendações, sugestões e informações relativas às atividades e serviços examinados;
b) Apoiar a gestão através do controlo sistemático do funcionamento dos diversos setores e das atividades por eles desenvolvidas;
c) Promover a melhoria do desempenho dos serviços e a redução de custos nas diversas atividades, sem redução dos objetivos fixados, apontando soluções no sentido de conduzir à eliminação de todas as formas de desperdício;
d) Realizar ações de avaliação da coordenação entre os diversos setores, designadamente no que se refere à fiabilidade dos sistemas de controlo interno e aos fluxos financeiros e seus circuitos, no sentido de aumentar a eficácia destes serviços.
e) Avaliar a gestão orçamental e cumprimento dos objetivos fixados para cada um dos serviços nos instrumentos previsionais.
f) Efetuar quaisquer outras ações de auditoria ou de controlo que lhe sejam solicitadas.
1.5 - O Gabinete de Informática, Imagem e Comunicação tem como missão propor soluções para a simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos, assegurar a compatibilização entre os procedimentos definidos e a sua informatização e propor soluções conducentes à modernização dos sistemas informáticos. Promover junto da população a imagem do Município enquanto instituição aberta e eficiente ao serviço da comunidade. Assegurar o atendimento geral, agilizando e aperfeiçoando o relacionamento dos cidadãos com a Câmara Municipal
As competências do Gabinete de Informática, Imagem e Comunicação abrange áreas inseridas em diversos âmbitos de serviço, nomeadamente:
a) Informática;
b) Imagem e Comunicação;
c) Atendimento aos Cidadãos;
d) Arquivo Municipal e Expediente;
Aos Serviços no âmbito da Informática compete:
a) Promover ações de formação na área da informática;
b) Planear e coordenar os projetos de informatização dos serviços;
c) Gerir e efetuar a manutenção e zelar pela segurança dos sistemas informáticos;
d) Interferir com os utilizadores em situações decorrentes da execução das aplicações e da utilização dos produtos;
e) Avaliar, esquematizar, implementar e testar aplicações de caráter específico com vista à maior funcionalidade e desburocratização dos serviços;
f) Planear e coordenar a rede de telecomunicações móveis e fixas da Câmara Municipal.
g) Propor medidas de substituição ou atualização dos equipamentos e de expansão do sistema, bem como da utilização de novas aplicações;
h) Desenvolver processos e sistemas automatizados e interativos de recolha, tratamento e divulgação da informação, bem como elaborar e divulgar manuais e outros suportes de aplicação.
i) Assegurar o arranque dos servidores e efetuar a segurança dos ficheiros e programas utilizados;
j) Promover a intranet, o correio eletrónico interno e a circulação dos documentos em suporte digital;
k) Promover o uso da tecnologia Internet e sistemas de aplicações multimédia, ou outros que forem surgindo:
l) Recolher, inventariar e propor a aplicação de soluções inovadoras nos diversos serviços municipais com vista ao seu aperfeiçoamento e desenvolvimento;
Aos Serviços no âmbito da Imagem e Comunicação compete:
a) Assegurar a difusão interna de informação sobre a atividade municipal e decisões dos órgãos municipais, assim como de elementos informativos provenientes dos serviços;
b) Assegurar a divulgação da informação sobre aspetos relevantes da atividade concelhia;
c) Acompanhar os órgãos de comunicação social de expansão nacional e regional, nomeadamente no respeitante a questões de interesse municipal e concelhio:
d) Elaborar elementos informativos e materiais promocionais referentes a iniciativas do município ou de divulgação de potencialidades concelhias;
e) Promover o registo, sobre qualquer suporte, de iniciativas municipais ou de aspetos relevantes;
f) Coordenar e desenvolver ações de divulgação ou visitas temáticas;
g) Coordenar e manter atualizados os conteúdos da página Internet do Município.
h) Promover a adequada publicitação e divulgação de todas as deliberações dos órgãos municipais, com eficácia externa;
i) Desempenhar quaisquer outras funções de apoio que lhe sejam determinadas.
Aos Serviços no âmbito do Atendimento ao Cidadão compete:
a) Criar modos expeditos de atendimento para que seja prestada informação pronta, clara e precisa;
b) Receber, tratar e canalizar as reclamações e sugestões dos munícipes e de quaisquer outros cidadãos, tendo em vista a resposta adequada às mesmas;
c) Colher informações e transmiti-las, visando a celeridade dos procedimentos administrativos.
d) Assegurar a ligação e o correto funcionamento entre todos os locais de atendimento do Município.
e) Promover o atendimento correto dos munícipes prestando as informações solicitadas;
f) Coordenar e assegurar o serviço telefónico;
g) Proceder à liquidação de taxas nos termos dos regulamentos em vigor;
h) Passar atestados e certidões quando autorizados;
i) Promover as demais ações e registos da competência da divisão que não se encontrem especialmente cometidos a outros serviços
Aos Serviços no âmbito do Arquivo Municipal e Expediente, compete:
a) Propor o sistema de gestão de documentos (gestão de processos, de documentos e de informação) desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação no serviço de arquivo e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
b) Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema de arquivo da Câmara Municipal e sobre a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação;
c) Elaborar, implementar e acompanhar a aplicação do plano de classificação;
d) Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;
e) Supervisionar os procedimentos de seleção e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor;
f) Disponibilizar a documentação para consulta, empréstimo e leitura por parte da comunidade em geral e dos serviços;
g) Proceder a pesquisas documentais de cariz pontual de acordo com as possibilidades do serviço, solicitadas por escrito;
h) Avaliar e selecionar, em conjunto com os serviços produtores, a documentação cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;
i) Definir e aplicar planos de conservação documental;
j) Fomentar a divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sociocultural;
k) Incrementar o conhecimento sobre os acervos documentais, através da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos e da realização de diagnósticos à situação arquivística;
l) Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos e participar nas suas atividades;
m) Colaborar no âmbito de processos de modernização ou de simplificação administrativas;
n) Promover a proteção do património arquivístico através da inventariação e da instrução de processos de classificação como bens de interesse municipal, público e nacional e da emissão de alertas ou da tomada de medidas de conservação de documentação em perigo.
o) Promover ações de difusão, a fim de tornar acessíveis as fontes, bem como valorizar e divulgar o património documental do concelho;
p) Estabelecer ligações com departamentos do Estado com competência na área dos arquivos;
q) Rececionar, expedir e registar a documentação recebida em qualquer suporte e por qualquer meio;
r) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posters, regulamentos, ordens de serviço e demais documentos, recebidos ou produzidos nos serviços municipais e que não devam ser conservados em setores específicos;
1.6 - Ao Gabinete de Proteção de Dados, através do Encarregado de Proteção de Dados, compete:
a) Informar e aconselhar o responsável de tratamento, bem como os trabalhadores que tratem dados pessoais a respeito do RGPD;
b) Assegurar o comprimento das políticas de privacidade e proteção de dados;
c) Controlar e regular a conformidade do RGPD;
d) Recolher informação para identificar atividades de tratamento;
e) Controlar e acompanhar a produção do AIPD - Avaliação de Impacto sobre Proteção de Dados;
f) Promover as abordagens de Privacidade por Desenho e por Padrão;
g) Realizar a avaliação na exposição aos riscos de violações de privacidade e mitigados com ações de melhoramento;
i) Manter atualizado os registos das atividades de tratamento de dados;
j) Controlar o cumprimento de contratos escritos com o subcontratante;
k) Promover formações de boas práticas para a proteção de dados;
l) Ser o ponto de contacto com os titulares de dados de forma a esclarecer questões relacionadas com o tratamento dos dados;
m) Cooperar com a autoridade de controlo;