À Divisão de Documentação e Arquivo, abreviadamente designada DDA, compete no âmbito dos gabinetes dos membros do Governo, da SGMAI e dos serviços do MAI, designadamente aqueles que são abrangidos pela psc:
- 1 -Na área da documentação:
- a)Recolher, tratar e difundir, sempre que possível com recurso à via eletrónica, a documentação e informação técnica especializada com interesse para as atividades do MAI;
- b)Organizar e manter atualizado o Centro de Documentação da SGMAI, assegurando o tratamento da documentação, através de técnicas documentais automatizadas e gerir a Biblioteca online;
- c)Identificar e gerir os recursos documentais dos serviços integrados na psc;
- d)Promover a organização e gestão de um catálogo coletivo do acervo documental existente nos centros de documentação e bibliotecas dos serviços abrangidos pela psc e a sua disponibilização por via eletrónica;
- e)Assegurar a ligação e acessos a bases de dados nacionais e estrangeiras, nomeadamente de legislação;
- f)Editar, divulgar e distribuir as publicações elaboradas na SGMAI ou noutros organismos do MAI.
- 2 -Na área do Arquivo:
- a)Organizar e manter o arquivo geral do MAI, com competências sobre toda a documentação de arquivo que deixou de ser de uso corrente e assegurar a sua gestão;
- b)Acautelar a gestão dos arquivos correntes dos gabinetes dos membros do Governo e da SGMAI;
- c)Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de um sistema de classificação de documentos de arquivo e apoiar os Serviços do MAI no desenvolvimento do plano de classificação único do MAI;
- d)Elaborar e atualizar, em colaboração com os organismos a quem presta apoio, a proposta de portaria de gestão de documentos única do MAI ou outros instrumentos que legitimem a eliminação de documentos de arquivo, de acordo com a legislação em vigor;
- e)Apoiar tecnicamente os organismos do MAI na conceção e implementação de sistemas de gestão integrada de documentos de arquivo.
- 3 -Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito do seu quadro de intervenção, lhe forem superiormente cometidas.