Missão
- a)Criar instrumentos de gestão mais eficientes que promovam a melhoria contínua, apoiando os serviços na sua correta implementação e monitorização.
- b)Estudar e propor as melhores soluções tecnológicas, que introduzam uma cultura de inovação na organização.
- c)Implementar modelos e iniciativas de gestão das pessoas, assegurando permanente alinhamento entre a conciliação da vida pessoal e profissional e a garantia dos níveis de produtividade necessários a uma prestação de serviços de qualidade aos/às Munícipes.
- d)Contribuir para um adequado alinhamento entre os objetivos definidos pelo Executivo Municipal, vertidos nos diversos planos existentes e as pessoas e recursos tecnológicos necessários à sua prossecução.
- e)Incrementar medidas e ações que valorizem património arquivístico municipal, incluindo as associadas ao tratamento técnico documental, à preservação digital, à acessibilidade e disseminação, tendentes à sustentabilidade de uma cultura organizacional racional, rigorosa e transparente.
À Divisão de Gestão das Pessoas e dos Sistemas de Informação, sob a direção de um/a chefe de divisão, no âmbito das suas áreas de intervenção, compete:
1) No Serviço de Planeamento e Modernização Administrativa:
- a)Acompanhar a elaboração, implementação e monitorização do Balanced Scorecard, em estreita articulação com a Equipa para a Gestão Inteligente do Território, assegurando o seu alinhamento com os objetivos definidos pelo Executivo e com os restantes planos estratégicos existentes;
- b)Articular de forma eficiente, numa lógica de causa/efeito, o Balanced Scorecard e o SIADAP;
- c)Desenvolver, em colaboração com as restantes unidades orgânicas municipais, instrumentos de gestão tendentes à modernização dos serviços e melhoria da resposta aos/às Munícipes, através da simplificação dos procedimentos, garantindo uma resposta positiva às expectativas dos serviços, sem colocar em causa o alinhamento estratégico existente;
- d)Apoiar a análise interna de projetos, serviços e processos, promovendo a implementação de novos métodos de trabalho conducentes à inovação e excelência na qualidade;
- e)Estudar, propor e implementar as melhores práticas, que permitam melhorar a eficiência e eficácia dos serviços e que melhor respondam aos objetivos do executivo;
- f)Trabalhar em articulação com os serviços em modelos de reengenharia que eliminem redundâncias e melhorem a sua prestação;
- g)Reforçar a aposta na tecnologia, em articulação com os serviços, por forma a encontrar as melhores soluções, tecnológicas e procedimentais que melhorem a performance, aproximem o Munícipe da Autarquia e permitam potenciar as competências dos/as trabalhadores/as em tarefas que acrescentem valor;
- h)Melhorar os modelos de "acountability" junto dos/as Munícipes, através dos canais oficiais externos do Município articulando o seu planeamento e implementação com a Equipa para a Gestão Inteligente do Território.
2) No Serviço de Gestão da Formação:
- a)Efetuar análise e pesquisa de oferta formativa, que responda às necessidades existentes;
- b)Gerir todo o processo de concretização das ações de formação, nomeadamente autorização, pagamentos (em articulação com a Divisão Financeira), transportes e inscrições;
- c)Efetuar o levantamento de necessidades de formação e construir o plano de formação anual (interno e externo), tendo por base esse levantamento;
- d)Estruturar e aplicar métodos de avaliação das ações de formação nas suas diversas dimensões (satisfação, impacto e retorno);
- e)Manter atualizada base de dados de formadores/as internos/as;
- f)Promover estudos e propostas de articulação entre a formação, a avaliação de desempenho e a gestão da carreira dos/as trabalhadores/as.
3) No Serviço de Segurança e Saúde no Trabalho:
- a)Estudar e propor medidas que conduzam a uma correta implementação de uma política integrada de saúde e segurança no trabalho, contribuindo para uma maior consciencialização dos/as trabalhadores/as em relação à importância destas matérias;
- b)Prevenir a sinistralidade laboral e doenças profissionais, contribuindo deste modo para a redução do absentismo e aumento da motivação;
- c)Melhorar a reintegração dos/as trabalhadores/as face aos acidentes e doenças relacionadas com o trabalho;
- d)Ministrar, em articulação com o serviço de gestão da formação, ações de formação continua e de acolhimento, baseadas em métodos pedagógicos ajustáveis às necessidades das pessoas e dos serviços, assegurando deste modo a melhoria das competências individuais e das práticas organizacionais na área da saúde e segurança;
- e)Desencadear um sistema eficaz de acompanhamento do cumprimento da legislação relativa à segurança, higiene e saúde no trabalho, sempre em articulação com as restantes Unidades Orgânicas e serviços do Município;
- f)Promover a redução dos custos de controlo de S.H.S.T.;
- g)Realizar avaliações de riscos dos locais/postos de trabalho;
- h)Realizar avaliações de riscos nos edifícios municipais e demais espaços relacionados com o Município;
- i)Realizar auditorias ao nível dos procedimentos de segurança, nas diferentes atividades laborais;
- j)Gerir o sistema de prevenção contra Incêndios em edifícios, no que respeita à aquisição de prestação de serviços que desenvolvam a manutenção/aquisição e/ou substituição de extintores, e todos os restantes equipamentos relacionados;
- k)Gerir toda a sinalética de emergência e da rede de caixas de primeiros socorros, do Município;
- l)Desenvolver relatórios de análise de acidentes de trabalho, tanto a nível interno, como ao nível das empreitadas;
- m)Gerir o processo de fornecimento e atribuição de equipamentos de proteção individual, fardamento, e equipamentos de proteção coletiva, aos/às trabalhadores/as adstritos/as ao Município de Abrantes;
- n)Acompanhar, em articulação com a medicina do trabalho, dos/as trabalhadores/as com descompensações físicas e/ou psíquicas, em termos da adequação das condições de trabalho, e do respeitar das recomendações médicas especificas;
- o)Desenvolver e propor a implementação de procedimentos operacionais e instruções de trabalho, do serviço, que o aproxime do âmbito do sistema de gestão da qualidade;
- p)Coordenar a segurança e saúde nas empreitadas em que a Câmara Municipal de Abrantes é o "Dono da Obra", assegurando as obrigações previstas nos n.os 1 e 2, do artigo 19.º do DL 273/2003, de 29 de outubro.
4) No Serviço de Gestão de Assiduidade e Remunerações:
- a)Conceber, promover e executar todas as ações necessárias à gestão das pessoas;
- b)Gerir as necessidades de recrutamento de novos/as trabalhadores/as;
- c)Propor critérios de recrutamento e seleção, que auxiliem a decisão e o júri dos procedimentos concursais;
- d)Promover os estudos necessários à gestão previsional dos efetivos;
- e)Elaborar propostas de orçamento de pessoal a integrar no orçamento municipal;
- f)Assegurar em articulação com a Divisão Financeira a contínua atualização do cálculo dos encargos com o pessoal e elaborar estudos e relatórios sobre a evolução da respetiva despesa, sempre que tal lhe seja solicitado pelo executivo;
- g)Colaborar no fornecimento de dados para a prestação de contas e relatório de atividades;
- h)Elaborar estatísticas relativas aos/às trabalhadores/as, nomeadamente as que forem solicitadas pelo executivo ou resultem de imperativo legal;
- i)Gerir todos os processos administrativos direta ou indiretamente relacionados com o correto processamento das remunerações;
- j)Gerir os processos de aposentação;
- k)Assegurar resposta eficiente a pedidos de contagem de tempo de serviço e outras solicitações de atuais ou antigos/as trabalhadores/as;
- l)Gerir os processos técnico/administrativos de interação com a ADSE e a DF;
- m)Gestão dos processos de assiduidade dos/as trabalhadores/as, desde o estudo dos horários ate à monitorização do seu cumprimento;
- n)Articulação com o serviço de desenvolvimento aplicacional, no sentido de encontrar as melhores respostas tecnológicas ao correto desenvolvimento do serviço e eliminação de redundâncias procedimentais;
- o)Gerir os processos de estágio curricular e profissional;
- p)Prestar apoio técnico às Juntas de Freguesia
5) No Serviço de Gestão de Carreiras e Avaliação de Desempenho:
- a)Gerir o processo de implementação e aplicação harmónica do SIADAP, ou qualquer outro sistema de avaliação de desempenho, incluindo a difusão da informação junto dos/as trabalhadores/as e o apoio ao funcionamento do Conselho coordenador de avaliação;
- b)Apoiar os serviços na correta definição dos parâmetros previstos no Siadap, bem como na procura das melhores soluções de monitorização;
- c)Recolher, organizar e tratar a informação socioprofissional relativa às pessoas e elaborar, anualmente, o balanço social;
- d)Garantir as melhores condições de acolhimento e integração de novos/as trabalhadores/as;
- e)Criar fichas individuais por cada novo/a trabalhador/a, com a informação necessária para abertura de posto de trabalho, articulando com o serviço de administração de sistemas a sua concretização;
- f)Monitorizar e manter atualizadas as situações de possível mobilidade interna, que melhor satisfaçam o perfil dos/as trabalhadores/as, assegurando o superior interesse dos serviços;
- g)Gerir os pedidos de mobilidade na categoria, mantendo atualizada base de dados dos pedidos do exterior que possam satisfazer necessidades, que entretanto ocorram;
- h)Gerir os processos tendentes à concretização de mobilidades intercarreiras, garantindo a sua harmonização com critérios concretos e objetivos, preferencialmente alinhados com o Siadap;
- i)Efetuar e "report" às Entidades externas, de todos os dados solicitados em matéria de gestão das pessoas ou qualquer outra área da responsabilidade da Divisão.
6) No Serviço de Administração de Sistemas:
- a)Otimizar a estrutura de redes e sistemas e as aplicações de gestão de bases de dados recorrendo ao uso das ferramentas tecnológicas mais eficazes para o cumprimento dos objetivos dos serviços
- b)Planear, coordenar e implementar as atividades de processamento de dados a efetuar no sistema informático central, garantindo o seu bom funcionamento e manutenção
- c)Elaborar, desenvolver e atualizar normas e procedimentos relativos à segurança de produtos, equipamentos e dados;
- d)Adquirir e manter atualizado o inventário ao hardware e software de sistema e de redes instalado;
- e)Apoiar os/as utilizadores/as, no que se refere aos equipamentos e aplicações;
- f)Promover ações de formação inerentes às aplicações informáticas e a implementação de manuais de utilizador, para as mesmas;
- g)Estudar e acompanhar a inovação tecnológica, elaborando os estudos necessários à definição da estratégia de apetrechamento informático em termos de equipamento, software de sistemas e redes de comunicações e software aplicacional;
- h)Coordenar as ações referentes ao estudo, definição e implementação das redes de comunicação e assegurar a sua gestão;
- i)Assegurar a gestão do equipamento informático, garantindo estudos e propostas de aquisição regular para renovação/melhoria dos existentes em função do perfil do posto de trabalho.
7) No Serviço de Desenvolvimento Aplicacional:
- a)Definir estratégias de desenvolvimento tecnológico, promovendo a adoção de ferramentas adequadas às necessidades dos serviços e planear e gerir a implementação de projetos informáticos e as ações conducentes ao seu desenvolvimento;
- b)Promover a execução de projetos conducentes à reorganização e informatização dos sistemas de informação que suportam a respetiva atividade;
- c)Colaborar e apoiar tecnicamente a implementação do software de sistemas e dos sistemas de gestão de bases de dados, assegurando a sua administração;
- d)Conceber e desenvolver algumas soluções aplicacionais, assegurando a sua manutenção e atualização da documentação técnica;
- e)Reforçar a aposta na visão integrada do ecossistema aplicacional, assegurando que todos os sistemas adquiridos pelo Município respeitam esse principio de interoperabilidade;
- f)Participar e apoiar na implementação de projetos conducentes à modernização administrativa.
8) No Serviço de Gestão da Informação
- a)Gerir o ciclo de vida da informação - criação, organização, armazenamento, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e utilização - num quadro de interdisciplinaridade e complementaridade, integrando os profissionais de gestão de informação, arquivo e desenvolvimento aplicacional, redes e infraestruturas
- b)Colaborar com o Serviço de Desenvolvimento Aplicacional na implementação de práticas inovadoras de classificação e tratamento automático de informação
- c)Elaborar especificações para novos desenvolvimentos de modernização, modelação e reengenharia de processos
- d)Acompanhar os processos de desmaterialização que ocorram dentro da organização, definir estruturas de metainformação e esquemas organizativos de armazenamento de dados, que garantam o seu tratamento e recuperação. Definir plano de digitalização de processos anteriores a 2011, a sua descrição e disponibilização nos sistemas de informação de forma a ser garantido o funcionamento de um serviço de requisições, consultas e pesquisas, de acordo com os requisitos de acessibilidade e de comunicabilidade
- e)Assegurar a qualidade do serviço prestado ao cidadão, através dos pedidos online, garantido a disponibilização da informação em formato digital sempre que seja solicitado
- f)Identificar e registar nos sistemas de informação em uso, as massas documentais dispersas pelos diferentes serviços produtores contribuindo para a melhoria contínua da organização através da gestão estratégica da informação e conhecimento
- g)Assegurar a integridade dos processos nado-digitais, híbridos e/ou em papel promovendo e validando as transferências de documentos em papel para o arquivo
- h)Promover boas práticas de gestão de informação integrada
9) No Serviço de Arquivo Histórico
- a)Garantir a preservação e valorização do património arquivístico municipal enquanto fonte de investigação, quer para fins educacionais, científicos ou de enriquecimento cultural
- b)Promover o diálogo e ações conjuntas entre as - instituições de memória - locais, internas ou externas que, tal com o Arquivo, têm sob sua guarda património documental e cultural indispensável ao estudo da história local e à salvaguarda da memória coletiva e individual
- c)Assegurar o acesso continuado à informação e disponibiliza-la através dos meios adequados às necessidades dos diferentes utilizadores quer do serviço de atendimento presencial, quer do serviço online
- d)Democratizar o acesso à informação sempre que possível através de novos formatos, canais e ferramentas de difusão da informação, incentivando a utilização das novas tecnologias de informação
- e)Assegurar as incorporações no Arquivo de toda a documentação de conservação definitiva e gerir infraestruturas e mecanismos que permitam a custódia, o depósito, o armazenamento, a preservação e a gestão da documentação de acordo com as regras, orientações e normas nacionais e internacionais
- f)Elaborar e manter atualizado o Regulamento do Arquivo