1 - À Divisão de Administração Geral, a cargo de um chefe de divisão municipal, compete, genericamente:
a) Assegurar a atividade administrativa da Câmara, quando, nos termos do presente Regulamento, esta função não estiver cometida a outros serviços;
b) Proceder à gestão administrativa do pessoal ao serviço da câmara, assegurando o cumprimento e divulgação de todas as normas que imponham deveres ou confiram direitos aos trabalhadores;
c) Propor critérios de seleção e recrutamento dos trabalhadores e de contratação de pessoal;
d) Proceder ao levantamento das necessidades de formação, elaborar e submeter à aprovação o correspondente plano anual e dinamizar a sua implementação;
d) Processar todos os vencimentos e abonos complementares;
e) Manter atualizados os processos e cadastros de pessoal.
1.1 - À Unidade de Recursos Humanos, a cargo de um chefe de unidade de 3.º grau, compete assegurar a gestão das carreiras dos trabalhadores; assegurar, com as unidades orgânicas respetivas, os procedimentos administrativos que permitam proceder à capacitação intelectual dos recursos humanos da autarquia; articular a comunicação com os diversos serviços que integram a Divisão; proceder à triagem de todo o expediente exterior dirigido ao serviço.
1.2 - Serviços que integram a Divisão:
a) Serviço de Expediente, ao qual compete:
1) Assegurar o serviço de expediente, nomeadamente a receção, o registo, a classificação, a distribuição, a expedição e o arquivo da correspondência e da documentação interna;
2) Assegurar a difusão das decisões e diretivas dos órgãos e serviços municipais, pelos meios adequados;
3) Organizar os atos inerentes aos processos eleitorais;
4) Proceder a licenciamentos diversos, com exceção dos licenciamentos urbanísticos e dos licenciamentos de publicidade e esplanadas;
5) Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões, autenticações e notificações;
6) Assegurar a prestação dos serviços auxiliares de limpeza e vigilância das instalações;
7) Assegurar o serviço de telefone.
b) Serviço de Atendimento Personalizado, ao qual compete:
1) Atender o público, receber as suas petições, prestar informações e dar o normal encaminhamento dos pedidos formulados para os serviços competentes para a normal prossecução dos mesmos.
2) Obter junto dos vários serviços municipais, as informações necessárias para que, de uma forma centralizada, seja prestado um completo esclarecimento ao cliente/munícipe.
c) Serviço de Gestão de Recursos Humanos, ao qual compete:
1) Planear, programar, coordenar e controlar as atividades relativas à gestão de recursos humanos da CME designadamente: o recrutamento e seleção, a formação e a avaliação de desempenho e a gestão administrativa do pessoal de acordo com as normas regulamentares e as orientações estratégicas definidas pela Câmara Municipal ou pelo seu Presidente;
2) Elaborar o Balanço Social e outros instrumentos de apoio à gestão em articulação com as restantes áreas;
3) Analisar a informação resultante do processo de avaliação de desempenho, de modo a promover o processo de valorização das competências dos recursos humanos;
4) Elaborar o mapa de pessoal anual da CME em articulação com as restantes áreas;
5) Analisar e colaborar na elaboração de regulamentos e providenciar pela atualidade e exequibilidade das disposições legais e regulamentares em vigor;
6) Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
7) Preparar e instruir os processos relativos aos procedimentos concursais;
8) Organizar e preparar os processos relativos aos contratos de trabalho;
9) Organizar os processos de mobilidade;
10) Instruir os processos de aposentação;
11) Em colaboração com o Serviço de Saúde e Segurança no Trabalho, organizar os processos de acidente em serviço;
12) Assegurar os procedimentos relativos a estágios curriculares e profissionais, assegurando a ligação com as entidades externas e controlando a sua execução;
13) Proceder ao registo do cadastro de todos os trabalhadores da CME;
14) Fornecer elementos estatísticos acerca da gestão de pessoal;
15) Promover o processamento mensal de vencimentos e abonos dos trabalhadores;
16) Organizar os processos respeitantes a abono de família, estatuto trabalhador-estudante, subsídios e abonos complementares e ADSE;
17) Tratar e controlar os processos relativos a trabalho extraordinário;
18) Assegurar o controlo de assiduidade do pessoal e respetivo gozo de licenças;
19) Promover a verificação de faltas nos termos da lei;
20) Proceder à inscrição obrigatória dos funcionários nas instituições previstas na lei;
21) Elaborar mapas de quotizações para as instituições de previdência social, sindicatos e outras entidades;
22) Gerir o processo de elaboração do mapa de férias anual e acompanhar a sua execução.
d) Serviço de Gestão de Capital Intelectual, ao qual compete:
1) Realizar o levantamento de necessidades de formação e colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal da CME e elaborar, para aprovação, o plano anual de formação bem como dinamizar a sua implementação;
2) Planear e organizar as ações de formação internas e externas tendo em vista a valorização profissional dos trabalhadores e a elevação dos índices de preparação necessários ao exercício de funções e à melhoria do funcionamento dos diferentes serviços;
3) Proceder à avaliação anual da formação e elaborar o respetivo relatório;
4) Efetuar a análise do conteúdo dos postos de trabalho e perfis funcionais;
5) Gerir o processo de implementação e aplicação contínua do Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho (SIADAP), garantindo a sua correta aplicação.
e) Serviço de Notariado, ao qual compete:
1) Prestar o apoio técnico e administrativo ao exercício das funções do oficial público;
2) Instruir, sanear e elaborar escrituras públicas, contratos escritos, e outros atos formais, para os quais não é legalmente exigida a forma de documento autêntico, com exceção dos contratos de pessoal e dos que devam ser assinados no exterior, assegurando o cumprimento das decisões dos órgãos municipais competentes, bem como de todas as obrigações legais;
3) Comunicar a constituição e os estatutos das empresas municipais, bem como as respetivas alterações, ao Ministério Público e assegurar a respetiva publicação no Diário da República e num dos jornais mais lidos do concelho;
4) Remeter aos serviços competentes da administração central, ou outras entidades públicas, as informações, os documentos, as certidões ou a fotocópias exigidos por lei;
5) Organizar o arquivo e registo interno de toda a documentação, nomeadamente no que respeita a livros de notas, maços de documentos, contratos escritos, selo e emolumentos;
6) Certificar e autenticar documentos, no âmbito da sua competência;
7) Assegurar, com a colaboração das unidades orgânicas envolvidas, todos os procedimentos administrativos e formalidades relativas à obtenção de visto do Tribunal de Contas, em matéria de fiscalização prévia e concomitantes;
8) Manter atualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do município, quando resultantes dos atos notariais;
9) Exercer outras funções que lhe sejam legalmente atribuídas.
f) Serviço de Património, ao qual compete:
1) Efetuar a gestão do Património edificado que não esteja sob a direta dependência de outro departamento;
2) Proceder ao tratamento e sistematização da informação que assegure o inventário e cadastro de todos os bens móveis e imóveis, do domínio público ou privado do Município, atualizando permanentemente os seus elementos;
3) Inventariar e atualizar as participações sociais em entidades societárias e não societárias;
4) Elaborar o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis e proceder à verificação e comparação sistemática entre as fichas de carga e os mapas de inventário;
5) Efetuar o registo interno de todos os bens, com base nas fichas de imobilizado, etiquetando, designadamente, mobiliário e equipamento existente nos serviços ou deslocados para outros organismos;
6) Efetuar a verificação e comparação física dos bens do ativo imobilizado com os respetivos registos, procedendo às regularizações a que houver lugar;
7) Efetuar reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos do imobilizado, quanto aos montantes de aquisição e das amortizações acumuladas;
8) Efetuar o cálculo das quotas de amortização e reintegração correspondentes ao deperecimento das imobilizações corpóreas e incorpóreas, nos termos previstos na legislação aplicável;
9) Assegurar a avaliação dos imóveis a adquirir ou a alienar;
10) Promover a inscrição de matrizes prediais na Conservatória do Registo Predial, de todos os bens imóveis propriedade do Município;
11) Instruir os processos de desafetação de bens do domínio público municipal;
12) Propor a celebração de contratos de seguros, organizando e mantendo atualizada a carteira de seguros da Autarquia;
13) Manter atualizado o respetivo arquivo de documentos e processos.