Art.º 92 · Despacho n.º 5147/2018 — Arquivo Municipal

1 -Compete à unidade orgânica de Arquivo Municipal as seguintes funções:
1. a)Gerir de forma integrada os arquivos municipais, assegurando o acesso em condições de segurança e rapidez;
2. b)Promover e acompanhar a dinamização de aplicações informáticas de circulação e gestão documental;
3. c)Elaborar projetos e emitir pareceres sobre questões relacionadas com a política de gestão documental municipal;
4. d)Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, qualquer que seja o seu suporte, com interesse histórico para o município, e encorajar e promover a sua transferência para o arquivo municipal;
5. e)Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;
6. f)Assegurar a divulgação e disponibilização dos fundos existentes;
7. g)Propor acordos e protocolos de cooperação com outras instituições e entidades que prossigam fins idênticos.
8. h)Incumbe-lhe no âmbito do arquivo corrente:
9. i)Propor, dinamizar e coordenar os procedimentos destinados a organização dos arquivos correntes, nomeadamente a uniformização de procedimentos administrativos e de tipologias documentais;
10. j)Colaborar na elaboração e realização de ações de esclarecimento para os funcionários sobre noções básicas de arquivo corrente, bem como, prestar, quando solicitado, apoio técnico as unidades orgânicas.
11. k)Incumbe-lhe no âmbito do arquivo intermédio:
12. l)Assegurar, através do arquivo intermédio, a inventariação, organização e gestão dos documentos produzidos nos diversos serviços, garantindo critérios de avaliação, seleção, classificação e eliminação, de acordo com as disposições legais em vigor;
13. m)Elaborar os planos de classificação documental e proceder as respetivas revisões;
14. n)Elaborar, após consulta aos serviços interessados, a proposta de eliminação da documentação produzida, de acordo com a legislação em vigor;
15. o)Proceder ao tratamento arquivístico do acervo documental, de forma a tornar a documentação apta a ser utilizada pelos serviços;
16. p)Promover a elaboração de instrumentos de pesquisa adequados aos distintos acervos documentais existentes no arquivo intermédio, respeitando o normativo internacional de gestão documental;
17. q)Conservar e preservar o acervo documental, de acordo com as normas técnicas aplicáveis aos vários suportes, designadamente promovendo uma política de digitalização para salvaguarda da documentação e eficácia dos serviços prestados;
18. r)Facultar, após avaliação do pedido, a documentação necessária aos serviços.
19. s)Incumbe-lhe, no âmbito do arquivo histórico:
20. t)Inventariar, organizar e gerir o arquivo histórico e os legados e espólios documentais não musealizados;
21. u)Proceder à recolha, conservação, tratamento e divulgação da documentação produzida pelos órgãos e serviços municipais, pelas entidades públicas e privadas e pelos particulares, cujo valor informativo ou probatório justifique a sua conservação permanente;
22. v)Receber, a título definitivo ou de simples depósito, arquivos públicos e privados;
23. w)Assegurar a realização de ações de apoio à investigação histórico-documental;
24. x)Prestar apoio técnico a entidades externas, sempre que esteja em causa a preservação do património documental com interesse histórico para o município;
25. y)Disponibilizar ao público os instrumentos de descrição documental, designadamente guias, inventários e catálogos;
26. z)Difundir informação através de publicações de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal;
27. aa)Organizar e gerir o arquivo fotográfico municipal.

Artigo 92.º — Arquivo Municipal

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