Art.º 29 · Despacho n.º 5427/2023 — Secção de Expediente e Gestão Documental

1 -À secção de Expediente Geral e Gestão Documental compete:
1. a)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, distribuição, expedição da correspondência, publicações e outros documentos;
2. b)Assegurar, por meios informáticos, a localização de todos os documentos registados e distribuídos pelas diversas unidades orgânicas;
3. c)Promover a atualização do classificador de correspondência;
4. d)Promover e divulgar, através dos serviços, as normas internas e demais diretrizes de caráter genérico;
5. e)Analisar e providenciar a divulgação, pelos membros do executivo municipal e pelos serviços municipais, da legislação e jurisprudência de interesse para a autarquia;
6. f)Registar, afixar, publicitar, endereçar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, ordens de serviço, circulares e despachos genéricos, devidamente numerados, sequencialmente, sempre que possível;
7. g)Manter continuamente atualizado o registo e arquivo dos documentos referidos na alínea anterior, com vista a uma constante disponibilização dos mesmos para consulta externa ou fornecimento aos interessados;
8. h)Emitir certidões e declarações inerentes à secção;
9. i)Assegurar a gestão dos serviços auxiliares e central telefónica;
10. j)Organizar e dar sequência a todos os processos administrativos que não sejam da competência de outros serviços.
11. k)Promover a criação e atualização de circuitos internos através dos serviços por forma a agilizar as tarefas em gestão documental;
12. l)Promover ações de formação para atualização dos procedimentos de gestão documental;
13. m)Proceder à autenticação de documentos arquivados diversos;
14. n)Proceder à elaboração de requisições internas e externas e outras formalidades necessárias aos outros serviços;
15. o)Organizar e manter atualizado o ficheiro das escrituras;
16. p)Orientar o arquivo geral do município e propor a adoção de medidas adequadas para o seu melhor funcionamento, bem como assegurar a gestão do respetivo arquivo corrente necessário às atividades municipais e à articulação dos existentes em cada unidade orgânica com o geral;
17. q)Proceder ao arquivamento, depois de catalogados, de todos os documentos, livros, e processos que sejam remetidos ao arquivo geral pelos diversos serviços do município;
18. r)Propor, logo que decorridos os prazos previstos na lei, a inutilização de documentos;
19. s)Adotar e formular planos de arquivo;
20. t)Promover o tratamento de elementos bibliográficos e de informação técnica e científica nas matérias de interesse para a autarquia.
2 -No âmbito de Taxas e Licenças, compete:
1. a)Emitir e conferir guias de receita;
2. b)Controlar a receita eventual emitida;
3. c)Manter atualizado o cadastro das licenças de ciclomotores e veículos agrícolas;
4. d)Manter atualizado o cadastro das licenças de táxi.
3 -A Secção de Expediente possui um serviço de Higiene e Limpeza, ao qual compete providenciar pela execução de todos os trabalho de limpeza, conservação e manutenção periódica dos edifícios e instalações Municipais.
4 -Compete-lhe ainda exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidas por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.

Artigo 29.º — Secção de Expediente e Gestão Documental

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