Ao Serviço de Gestão da Documentação (SGD) incumbem as seguintes funções:
- a)Registar no MyDoc toda a correspondência rececionada (correio postal e eletrónico), incluindo a sua classificação, de acordo com a tabela de seleção, bem como garantir a digitalização de todos os documentos;
- b)Para cada registo de entrada, criar o respetivo processo, no MyDoc, sempre que não tenha sido criado automaticamente pelo sistema informático;
- c)Comunicar ao remetente, via telefone/e-mail, o número de registo de entrada e o respetivo gestor do processo, após receção de correspondência (correio postal e eletrónico);
- d)Efetuar a análise liminar das solicitações recebidas (por correio ou e-mail), apoiando a supressão de insuficiências de processos ou procedendo à notificação, em caso de rejeição liminar;
- e)Encaminhar os registos de entrada no MyDoc, efetuados através dos serviços online, para os serviços/gestores dos processos a que se destinam, de acordo com a tabela de seleção para a normal prossecução dos mesmos;
- f)Assegurar a expedição via CTT de todo o correio postal para o exterior;
- g)Guardar os documentos físicos rececionados por ordem cronológica;
- h)Guardar os documentos físicos assinados de forma manuscrita produzidos internamente pelos técnicos;
- i)Executar as tarefas administrativas de caráter geral que não estejam cometidas a outros serviços, designadamente a emissão de certidões, autenticações e notificações;
- j)Garantir o suporte ao SAAC.