Missão:
- a)Criar instrumentos de gestão mais eficientes que promovam a melhoria contínua, apoiando os serviços na sua correta implementação e monitorização;
- b)Estudar e propor as melhores soluções tecnológicas, que introduzam uma cultura de inovação na organização;
- c)Incrementar medidas e ações que valorizem património arquivístico municipal, incluindo as associadas ao tratamento técnico documental, à preservação digital, à acessibilidade e disseminação, tendentes à sustentabilidade de uma cultura organizacional racional, rigorosa e transparente.
1) No Serviço de Planeamento e Modernização Administrativa:
- a)Desenvolver, em colaboração com as restantes unidades orgânicas municipais, instrumentos de gestão tendentes à modernização dos serviços e melhoria da resposta aos/às Munícipes, através da simplificação dos procedimentos, garantindo uma resposta positiva às expectativas dos serviços, sem colocar em causa o alinhamento estratégico existente;
- b)Apoiar a análise interna de projetos, serviços e processos, promovendo a implementação de novos métodos de trabalho conducentes à inovação e excelência na qualidade;
- c)Estudar, propor e implementar as melhores práticas, que permitam melhorar a eficiência e eficácia dos serviços e que melhor respondam aos objetivos do executivo;
- d)Trabalhar em articulação com os serviços em modelos de reengenharia que eliminem redundâncias e melhorem a sua prestação;
- e)Reforçar a aposta na tecnologia, em articulação com os serviços, por forma a encontrar as melhores soluções, tecnológicas e procedimentais que melhorem a performance, aproximem o Munícipe da Autarquia e permitam potenciar as competências dos/as trabalhadores/as em tarefas que acrescentem valor;
- f)Melhorar os modelos de «acountability» junto dos/as Munícipes, através dos canais oficiais externos do Município articulando o seu planeamento e implementação com a Equipa para a Gestão Inteligente do Território.
2) No Serviço de Administração de Sistemas:
- a)Otimizar a estrutura de redes e sistemas e as aplicações de gestão de bases de dados recorrendo ao uso das ferramentas tecnológicas mais eficazes para o cumprimento dos objetivos dos serviços;
- b)Planear, coordenar e implementar as atividades de processamento de dados a efetuar no sistema informático central, garantindo o seu bom funcionamento e manutenção;
- c)Elaborar, desenvolver e atualizar normas e procedimentos relativos à segurança de produtos, equipamentos e dados;
- d)Estudar e acompanhar a inovação tecnológica, elaborando os estudos necessários à definição da estratégia de apetrechamento informático em termos de equipamento, software de sistemas e redes de comunicações e software aplicacional;
- e)Coordenar as ações referentes ao estudo, definição e implementação das redes de comunicação e assegurar a sua gestão.
3) No Serviço de Apoio ao Utilizador:
- a)Adquirir e manter atualizado o inventário ao hardware e software de sistema e de redes instalado;
- b)Apoiar os/as utilizadores/as, no que se refere aos equipamentos e aplicações;
- c)Assegurar a gestão do equipamento informático, garantindo estudos e propostas de aquisição regular para renovação/melhoria dos existentes em função do perfil do posto de trabalho;
- d)Promover ações de formação inerentes às aplicações informáticas e a implementação de manuais de utilizador, para as mesmas.
4) No Serviço de Desenvolvimento Aplicacional:
- a)Definir estratégias de desenvolvimento tecnológico, promovendo a adoção de ferramentas adequadas às necessidades dos serviços e planear e gerir a implementação de projetos informáticos e as ações conducentes ao seu desenvolvimento;
- b)Promover a execução de projetos conducentes à reorganização e informatização dos sistemas de informação que suportam a respetiva atividade;
- c)Colaborar e apoiar tecnicamente a implementação do software de sistemas e dos sistemas de gestão de bases de dados, assegurando a sua administração;
- d)Conceber e desenvolver algumas soluções aplicacionais, assegurando a sua manutenção e atualização da documentação técnica;
- e)Reforçar a aposta na visão integrada do ecossistema aplicacional, assegurando que todos os sistemas adquiridos pelo Município respeitam esse princípio de interoperabilidade;
- f)Participar e apoiar na implementação de projetos conducentes à modernização administrativa.
5) No Serviço de Gestão da Informação:
- a)Gerir o ciclo de vida da informação - criação, organização, armazenamento, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e utilização - num quadro de interdisciplinaridade e complementaridade, integrando os profissionais de gestão de informação, arquivo e desenvolvimento aplicacional, redes e infraestruturas;
- b)Colaborar com o Serviço de Desenvolvimento Aplicacional na implementação de práticas inovadoras de classificação e tratamento automático de informação;
- c)Elaborar especificações para novos desenvolvimentos de modernização, modelação e reengenharia de processos;
- d)Acompanhar os processos de desmaterialização que ocorram dentro da organização, definir estruturas de metainformação e esquemas organizativos de armazenamento de dados, que garantam o seu tratamento e recuperação. Definir plano de digitalização de processos anteriores a 2011, a sua descrição e disponibilização nos sistemas de informação de forma a ser garantido o funcionamento de um serviço de requisições, consultas e pesquisas, de acordo com os requisitos de acessibilidade e de comunicabilidade;
- e)Assegurar a qualidade do serviço prestado ao cidadão, através dos pedidos online, garantido a disponibilização da informação em formato digital sempre que seja solicitado;
- f)Identificar e registar nos sistemas de informação em uso, as massas documentais dispersas pelos diferentes serviços produtores contribuindo para a melhoria contínua da organização através da gestão estratégica da informação e conhecimento;
- g)Assegurar a integridade dos processos nado-digitais, híbridos e/ou em papel promovendo e validando as transferências de documentos em papel para o arquivo;
- h)Promover boas práticas de gestão de informação integrada.
6) No Serviço de Arquivo:
- a)Garantir a preservação e valorização do património arquivístico municipal enquanto fonte de investigação, quer para fins educacionais, científicos ou de enriquecimento cultural;
- b)Promover o diálogo e ações conjuntas entre as «instituições de memória» locais, internas ou externas que, tal com o Arquivo, têm sob sua guarda património documental e cultural indispensável ao estudo da história local e à salvaguarda da memória coletiva e individual;
- c)Assegurar o acesso continuado à informação e disponibiliza-la através dos meios adequados às necessidades dos diferentes utilizadores quer do serviço de atendimento presencial, quer do serviço online;
- d)Democratizar o acesso à informação sempre que possível através de novos formatos, canais e ferramentas de difusão da informação, incentivando a utilização das novas tecnologias de informação;
- e)Assegurar as incorporações no Arquivo de toda a documentação de conservação definitiva e gerir infraestruturas e mecanismos que permitam a custódia, o depósito, o armazenamento, a preservação e a gestão da documentação de acordo com as regras, orientações e normas nacionais e internacionais;
- f)Elaborar e manter atualizado o Regulamento do Arquivo.