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Artigo 10.º — Atribuições e competências do AMESP

Vigente desde: 23/10/2023
  1. 1 -São atribuições do AMEPS:
    1. a)Assegurar o arquivamento de toda a documentação e informação produzida e recebida pelo Município de Esposende;
    2. b)Superintender o sistema de arquivo do Município de Esposende, das entidades detidas ou participadas maioritariamente por este e das apoiadas, com sede no concelho, ou daquelas em que o Município de Esposende delegue competências, propondo a adoção de planos adequados à gestão e conservação da documentação e da informação, realizando ações de fiscalização à aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos e recomendando ações de melhoria e aplicação de sanções;
    3. c)Propor e efetuar, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
    4. d)Zelar pela conservação das espécies documentais, tomando providências em aspetos nocivos que possam contribuir para a sua deterioração, nomeadamente, através do respetivo restauro;
    5. e)Não permitir a saída de qualquer documento sem requisição ou auto de entrega e guia de remessa, validados por um(a) responsável do respetivo serviço e pelo(a) requisitante;
    6. f)Fomentar a cooperação com instituições de ensino, científicas e culturais;
    7. g)Produzir e manter atualizados os instrumentos de descrição documental;
    8. h)Promover a inventariação e a classificação do património arquivístico concelhio;
    9. i)Emitir alertas sobre documentação em risco;
    10. j)Apoiar o Município de Esposende nos processos de aquisição, alienação e permuta de bens de interesse municipal, a exercer o direito de preferência e a pronunciar-se sobre a sua exportação;
    11. k)Tomar conhecimento da existência, da mudança de local ou de proprietário, das intervenções de conservação e restauro e da classificação de património arquivístico sediado no concelho;
    12. l)Propor compensações aos particulares pelo acesso público da documentação detida por estes(as), nomeadamente, através da prestação de apoio técnico e financeiro, do tratamento e do depósito da documentação no Município de Esposende.
  2. 2 -É da competência do AMEPS:
    1. a)Propor o sistema de gestão de documentos (gestão de processos, de documentos e de informação) desde o momento da sua produção ou receção até à sua incorporação no AMEPS e colaborar com os restantes serviços na sua implementação, definindo assim os circuitos documentais;
    2. b)Pronunciar-se sobre o funcionamento geral do sistema do AMEPS e sobre a aquisição, alienação ou empréstimo de documentação;
    3. c)Monitorizar a aplicação das normas e das boas práticas de gestão e conservação de documentos nos sistemas de arquivo do AMEPS, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas ou com delegações de competências, bem como das entidades ou pessoas detentoras de património classificado sediado no concelho;
    4. d)Elaborar, implementar e acompanhar a aplicação do plano de classificação;
    5. e)Coordenar as operações envolvidas nas remessas de documentação dos serviços, bem como as referentes aos ingressos de outros arquivos;
    6. f)Supervisionar os procedimentos de seleção e proceder à eliminação de documentos ao abrigo da legislação em vigor;
    7. g)Implementar a descrição multinível de acordo com as normas internacionais e as Orientações para a Descrição Arquivística do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos, tentando, inclusivamente, garantir o acesso à informação a pessoas infoexcluídas ou com limitações físicas e/ou mentais;
    8. h)Disponibilizar a documentação para consulta, reprodução, empréstimo e leitura por parte da comunidade em geral e dos serviços;
    9. i)Propor medidas de segurança, bem como de conservação físico-ambiental;
    10. j)Selecionar, em conjunto com o(a) Responsável de Arquivo (doravante designado por RA) de cada serviço produtor, a documentação dos vários serviços, cujo prazo de conservação administrativa tenha terminado, que detém valor secundário e se destina a conservação permanente;
    11. k)Conceber e aplicar planos de conservação documental;
    12. l)Fomentar a divulgação do acervo documental, interna e externamente, através da promoção de iniciativas de natureza sócio cultural, tentando, inclusivamente, garantir a fruição a pessoas infoexcluídas ou com limitações físicas e/ou mentais;
    13. m)Incrementar o conhecimento sobre os acervos documentais, quer dos arquivos próprios ou do concelho de Esposende, através da elaboração de um guia dos arquivos do concelho de Esposende e inventários e catálogos dos arquivos das instituições, da realização de diagnósticos à situação arquivística e da divulgação de informação estatística;
    14. n)Recolher, conservar, restaurar e tratar arquivisticamente os arquivos e conjuntos documentais pertencentes a outras entidades do concelho, com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, sempre que solicitado para esse efeito, e emitir parecer sobre programas de apoio aos arquivos;
    15. o)Conceder apoio técnico, de acordo com os recursos do AMEPS, às entidades referenciadas na alínea anterior, por sua solicitação, nas diversas matérias que se prendem com a criação, organização, gestão documental, conservação, restauro, preservação e acesso aos seus arquivos;
    16. p)Promover a preservação da memória coletiva local;
    17. q)Participar em reuniões de trabalho do Município de Esposende, do Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivos ou das suas delegações regionais, ou de outro organismo público ou privado, sempre que a temática esteja relacionada com a gestão de documentos e de informação, a arquivística, a conservação e proteção de documentos, e a preservação e divulgação da memória coletiva regional ou local, quando solicitado;
    18. r)Propor a adesão a redes de cooperação entre arquivos nacionais e internacionais e participar nas suas atividades;
    19. s)Emitir parecer sobre a delegação de competências e sobre a atribuição de apoios a entidades coletivas do concelho, promovendo a conservação, o tratamento e a disponibilização dos respetivos arquivos;
    20. t)Emitir pareceres no âmbito de processos de modernização ou de simplificação administrativas;
    21. u)Emitir pareceres no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;
    22. v)Emitir parecer sobre a política de informação;
    23. w)Promover a proteção do património arquivístico através da inventariação e da instrução de processos de classificação de bens de interesse municipal, público e nacional e da emissão de alertas ou da tomada de medidas de conservação de documentação em perigo;
    24. x)Emitir parecer no âmbito de processos de contratualização de serviços na área dos arquivos com entidades públicas ou privadas;
    25. y)Emitir parecer sobre propostas de utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos e sobre projetos de construção, reabilitação, adaptação e remodelação de edifícios destinados aos mesmos fins, tentando, inclusivamente, garantir o acesso a pessoas com limitações físicas;
    26. z)Emitir orientações e instruções, aprovadas superiormente, sobre a aplicação de boas práticas nos sistemas de arquivo do AMEPS, das entidades detidas ou participadas por esta, das apoiadas, das beneficiárias de delegações de competências e das pessoas singulares ou coletivas detentoras de património classificado sediado no concelho;
    27. aa)Elaborar e implementar planos de preservação digital e planos de substituição de suporte.

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Em vigor desde 23/10/2023

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