O presente Regulamento poderá ser revisto sempre que se repute necessário para um mais correcto e eficiente funcionamento do Arquivo.
ANEXOS
Anexo I - Guia de remessa.
Anexo II - Auto de entrega.
Anexo III - Auto de eliminação.
Anexo IV - Requisição de consulta.
Anexo V - Requisição interna.
Anexo VI - Normas de empréstimo para exposições.
Anexo VII - Normas de manuseamento.
ANEXO I
Guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de entrega
Aos ... dias do mês de ... do ano de ... , nesta Câmara Municipal de Valença, perante mim, presidente da Câmara Municipal (ou substituto com delegação de competências), ... (nome), compareceu (cargo e instituição), ... (nome), que me faz entrega dos documentos constantes da guia de remessa junta, que rubricada e autenticada por ambos, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental, cujo ingresso se encontra regulado no artigo 9.º do Regulamento do Arquivo Municipal de Valença (e ou autorização genérica contida no despacho proferido) ficará sob custódia do Arquivo Municipal e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico-arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, que é feito em duplicado, e vai ser assinado pelos representantes das duas entidades.
Valença, ... (dia) de ... (mês) de ... (ano)
O presidente da Câmara Municipal ... (Assinatura)
O dirigente da entidade detentora do arquivo ... (Assinatura)
(autenticação com selo branco)
ANEXO III
Auto de eliminação
Aos ... dias do mês de ... do ano de ... , perante os abaixo assinados ... (categoria profissional) ... (nome), dando cumprimento ao disposto (determinações legais e Regulamento do Arquivo Municipal, com a devida fundamentação), procedeu-se à eliminação por (processo) da documentação identificada na lista em anexo que, rubricada e autenticada pelos responsáveis, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental, cuja eliminação se encontra regulamentada no capítulo III do Regulamento do Arquivo Municipal de Valença, perfaz um total de ... metros lineares e ... (peso).
Valença, ... (dia) de ... (mês) de ... (ano)
O Presidente da Câmara Municipal ... (assinatura)
O responsável pelo órgão produtor da documentação ... (assinatura)
O Técnico Superior do Arquivo Municipal ... (assinatura)
(autenticação com selo branco)
ANEXO IV
Arquivo Municipal de Valença
(ver documento original)
ANEXO V
Serviço/Divisão
(ver documento original)
ANEXO VI
Empréstimo de documentos para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.
É sabido, porém, que se trata de uma situação susceptível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados.
Essa a principal razão por que, obviando a esses eventuais riscos, se justifica impor normas como as que se seguem:
1) A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo para tal o pedido ao presidente da Câmara Municipal de Valença;
2) Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por despacho do presidente da Câmara Municipal, com informação prévia do técnico superior de arquivo, que ficará apensa ao requerimento;
3) No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição;
4) Todos os documentos emprestados deverão estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora do arquivo.
A Câmara Municipal de Valença fixará o valor de cada peça, objecto de empréstimo, que constará do despacho de autorização.
A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida;
5) Os documentos só poderão ser entregues pelo arquivo municipal a pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega. Deste auto deverá constar a identificação pormenorizada da(s) peça(s), inclusivamente a sua descrição física;
6) Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição.
O acondicionamento deverá ser efectuado sob a orientação do técnico superior de arquivo responsável pelo arquivo municipal, por forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados pelo transporte;
7) Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição;
8) Ficarão a cargo da entidade organizadora da exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites alfandegários;
9) A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade, luz), correcta instalação das peças em vitrines fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibido na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos e outros materiais que possam danificar os documentos;
10) Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia da Câmara Municipal de Valença;
11) O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão enviados, obrigatoriamente, dois exemplares do catálogo;
12) Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao arquivo municipal.
No acto da recepção dos documentos, e antes da assinatura do respectivo auto, o arquivo municipal deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos mesmos, a fim de detectar qualquer possível deterioração ou extravio. Se se verificar alguma anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á dela conta ao presidente da Câmara Municipal para os efeitos tidos por convenientes;
13) O arquivo municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder do arquivo municipal antes da entrega dos documentos.
ANEXO VII
Normas de manuseamento das espécies na sala de leitura
Um documento é um bem cultural de que importa usufruir sem por em risco a sua preservação. Como tal, impõe-se evitar comportamentos agressivos ou menos cuidadosos na sua utilização ou manuseio:
1) Nunca coloque qualquer objecto, mesmo que seja um livro, sobre um documento aberto;
2) Nunca dobre as páginas de um documento;
3) Nunca endireite as páginas dobradas e vincadas ou com cantos vincados, pois isso pode acentuar a deterioração;
4) Nunca se apoie sobre os documentos;
5) Nunca arremesse os documentos sobre a mesa, mas trate-os com cuidado;
6) Nunca coloque os documentos no chão;
7) Nunca force a abertura dos documentos, não enrole os fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;
8) Nunca escreva seja o que for num documento e nunca o marque ou vinque de qualquer outra forma;
9) Nunca utilize senão lápis na sala de leitura;
10) Nunca escreva sobre um documento (aberto ou fechado);
11) Não leve para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos, como sejam, alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e objectos cortantes;
12) Não vire as páginas com os dedos humedecidos;
13) Seja cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou estojos;
14) Nunca corte fitas que não consiga desatar e não force a abertura de fechos;
15) Seja particularmente cuidadoso com documentos de grandes dimensões e utilize as estantes de leitura previstas para a sua consulta;
16) Nunca tente separar páginas que se encontrem coladas;
17) Chame a atenção dos responsáveis pelo serviço de leitura para qualquer anomalia que encontre, mas não tome a liberdade de a resolver por si;
18) Não acumule documentos sobre a mesa para consulta;
19) Não conserve desnecessariamente os documentos em seu poder depois de acabada a consulta;
20) Porque os materiais de suporte são frágeis e os documentos de arquivo são singulares e únicos, sempre que haja e eles possam satisfazer a sua investigação, não exija o original;
21) Não decalque letras ou estampas, nem sublinhe, risque ou escreva ou de algum modo danifique os documentos consultados.
Por último torna público que este Regulamento entra em vigor 15 dias após a publicação do presente edital na 2.ª série do Diário da República.
Para constar se lavrou o presente edital e outros de igual teor que também vão ser afixados nos lugares públicos do estilo.
E eu, (Assinatura ilegível), chefe da Divisão Financeira da Câmara Municipal o subscrevi.
7 de Maio de 2004. - O Presidente da Câmara, José Luís Serra Rodrigues.