Âmbito
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no domínio das atribuições e competências do Instituto da Segurança Social, I. P., adiante designado por ISS, I. P., que compreende, nos termos dos respectivos estatutos, os serviços centrais (SC), os serviços de âmbito nacional (Centro Nacional de Pensões e Centro Nacional de Protecção contra os Riscos Profissionais) e os serviços territorialmente desconcentrados (centros distritais).
Definições e fixação de termos
Para efeito do presente Regulamento, entende-se por:
«Regulamento de Conservação Arquivística» o conjunto de normas reguladoras da gestão documental de um organismo ou serviço, determinado, mediante avaliação, as fases do ciclo de vida dos documentos;
«Documento de arquivo» o documento produzido a fim de provar e ou informar um procedimento administrativo, independentemente da sua data, forma e suporte material;
«Série documental» a unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originariamente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação;
«Tabela de selecção» o instrumento que fixa os prazos e condições da conservação permanente e ou eliminação dos documentos de um arquivo;
«Fase activa» o arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais ainda não concluídos;
«Fase semiactiva» o arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura;
«Arquivo corrente» a área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de consulta frequente pela administração produtora;
«Arquivo intermédio» a entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de consulta esporádica pela administração produtora;
«Arquivo definitivo ou histórico» a entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de conservação permanente;
«Arquivos locais» os arquivos geridos pelas áreas funcionais com responsabilidade ao nível de arquivo corrente;
«Arquivos centrais» os arquivos funcionalmente dependentes da estrutura central do ISS, I. P., com responsabilidade ao nível de arquivo intermédio e histórico.
Sistema de arquivos do ISS, I. P.,
1 - O sistema integrado de arquivos do ISS, I. P., é constituído por arquivos locais (AL) e arquivos centrais (AC).
2 - Os arquivos locais são responsáveis por toda a produção documental do organismo, cumprindo as regras definidas para a organização, utilização e conservação dos documentos em fase activa e ou de consulta frequente.
3 - Os arquivos centrais guardam os documentos de consulta pouco frequente ou rara pelos produtores e de conservação permanente, executando as tarefas que lhes estão cometidas no âmbito da recolha, disponibilização da informação, selecção, conservação, eliminação e substituição de suportes.
4 - A gestão e coordenação do sistema integrado de arquivos são cometidas à estrutura central do ISS, I. P., com competências no domínio do arquivo, cabendo-lhe desenvolver a função arquivística através de instrumentos de normalização, gestão, organização, descrição e conservação, devendo, para o efeito, ser dotados dos meios materiais necessários e recursos humanos especializados.
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do ISS, I. P., tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação.
2 - É da responsabilidade do ISS, I. P., a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em arquivo corrente e intermédio.
3 - Os prazos de conservação a que se refere o número anterior são os previstos na tabela de selecção, constante do anexo i ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
4 - Os prazos de conservação a que se refere o n.º 2 são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecções, de registos ou de dossiers. As excepções são indicadas, caso a caso, na tabela.
5 - Aquando da recepção/produção de documentação não prevista na tabela de selecção, constante no anexo i ao presente Regulamento, o ISS, I. P., deve submeter à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, uma proposta para determinação do prazo de conservação e destino final dos documentos.
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo ou histórico deve ser efectuada pelo ISS, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, salvo se, expressamente, for indicado o contrário na tabela de selecção.
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção, que constitui o anexo i à presente portaria, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo do ISS, I. P.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, de molde a poder adequar-se às alterações de produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, o ISS, I. P., deve obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Remessa de documentos
1 - As remessas dos documentos (originais ou em suporte de substituição) para o arquivo central, ou em sistema de externalização, devem ser efectuadas após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa de acordo com a periodicidade que o ISS, I. P., vier a determinar, nos termos do manual de procedimentos de gestão documental.
2 - Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.
Formalidades das remessas
1 - A remessa dos documentos para arquivo, mencionada nos artigos 5.º e 7.º, obedece às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de entrega, a título de prova; no caso de o arquivo central se encontrar em regime de externalização;
b) Ser acompanhada, em todas as situações, de uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, de acordo com as orientações do manual de procedimentos interno do ISS, I. P.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii à presente portaria.
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa fixados na tabela de selecção.
2 - Em casos justificados, os organismos podem conservar os documentos por prazos mais dilatados, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminação de documentos poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as regras do manual de procedimentos de gestão documental.
4 - A eliminação dos documentos que estejam omissos na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
6 - À eliminação não obsta o facto de os documentos se encontrarem reproduzidos por microformas ou por outro suporte de substituição, conquanto o presente Regulamento lhes não confira dignidade de conservação permanente.
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) Os autos de eliminação devem ser assinados pelo respectivo dirigente máximo do serviço de âmbito nacional ou territorialmente desconcentrado, e, no caso dos Serviços Centrais do ISS, I. P., pelo responsável do Departamento de Administração e Património, bem como, em todos os casos, pelo responsável do arquivo;
c) Os referidos autos devem ser feitos em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido à DARQ
2 - O modelo consta do anexo iii à presente portaria.
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais em suporte de papel, por microfilme ou por digitalização, deve ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade do ISS, I. P., devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
3 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas é possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem compete a definição dos seus pressupostos técnicos.
Microfilme para substituição de suporte
1 - A microfilmagem é realizada na observância das normas técnicas definidas pela Internacional Organization for Standardization (ISO), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
2 - Os procedimentos da microfilmagem, conservação e consulta dos microfilmes estão definidos em manual de procedimentos interno do ISS, I. P.
3 - A DGARQ, na qualidade de entidade fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes de qualidade aos filmes executados.
4 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
Documentação electrónica
1 - Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico, definido na tabela de selecção, serão conservados nesse meio, desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
2 - No cumprimento do disposto no número anterior, deve o ISS, I. P., obter, mediante um plano de preservação digital elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos electrónicos da DGARQ, o parecer favorável desta Direcção-Geral.
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos do ISS, I. P., atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção técnica sobre a execução do disposto na presente portaria.
Norma revogatória
São revogadas as Portarias n.os 235/2004, de 3 de Março, e 95/2006, de 30 de Janeiro.
ANEXO I
Tabela de selecção - Instituto da Segurança Social, I. P.
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)