Art.º 13 · Portaria n.º 118/2021 — Eliminação

1 -A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável, das entidades previstas no artigo 2.º
2 -A eliminação de documentos e agregações pelas entidades previstas no artigo 2.º aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível, processando-se nos seguintes termos:
1. a)Dono - processos de negócio (3.º nível) com destino final de eliminação;
2. b)Dono - agregações excluídas da amostra a preservar, nos processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
3. c)Dono - subdivisões de processos de negócio (4.º nível) com destino final de eliminação;
4. d)Participante - processos de negócio com destino final de conservação mediante consulta prévia do órgão de coordenação, nos termos do disposto no n.º 10 do artigo 12.º;
5. e)Participante - processos de negócio com destino final de conservação parcial por amostragem;
6. f)Participante - processos de negócio com destino final de eliminação;
7. g)Participante - subdivisões de processos de negócio com destino final de conservação;
8. h)Participante - subdivisões de processos de negócio com destino final de eliminação.
3 -A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:
1. a)Produção do auto de eliminação nos termos do artigo 17.º, constituindo prova jurídica do abate patrimonial;
2. b)Validação do auto de eliminação através da aposição de data e assinatura autógrafa, eletrónica qualificada ou outro meio de comprovação da autoria pelos responsáveis da gestão de topo das entidades previstas no artigo 2.º, ou seus delegados, pelos responsáveis do serviço produtor e pelos responsáveis do serviço de gestão da informação ou do arquivo, conforme aplicável;
3. c)Conservação do auto de eliminação, a título definitivo;
4. d)Submissão do auto de eliminação ao órgão de coordenação nos termos definidos e publicitados por este organismo.
4 -Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.
5 -A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 16.º
6 -A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 13.º — Eliminação

Histórico de Alterações

Referências (4)

Referenciado por (2)