Art.º 9 · Portaria n.º 250/2025/1 — Avaliação

1 -As decisões de avaliação expressas na tabela enquadram-se numa perspetiva suprainstitucional e aplicam-se a documentos e agregações.
2 -A avaliação de documentos e agregações está associada à sua classificação e integra a tabela anexa, cujos dados são específicos e inalteráveis.
3 -A avaliação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º nível, sempre que estiver prevista na tabela anexa a subdivisão do processo de negócio.
4 -A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades diferentes, sendo definido para cada conjunto um prazo ou destino final distinto, em razão da adoção de uma metodologia relacional intraprocessual, no respeito de princípios e critérios da avaliação.
5 -As decisões de avaliação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela, com as respetivas designações indicadas em cabeçalho:
1. a)Prazo de conservação administrativa (PCA);
2. b)Forma de contagem do prazo de conservação administrativa (Forma de contagem PCA);
3. c)Destino final (DF);
4. d)Dono do processo de negócio (Dono PN);
5. e)Participante no processo de negócio (Participante PN).
6 -Ficam vedadas à IGAC, sem a recolha prévia de parecer obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação mediante submissão de proposta devidamente fundamentada, as seguintes operações:
1. a)Aplicação de prazos de conservação administrativa inferiores aos estabelecidos;
2. b)Criação de novas formas de contagem do prazo de conservação administrativa;
3. c)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação para conservação parcial por amostragem ou para eliminação;
4. d)Alteração do destino final dos processos de negócio de conservação parcial por amostragem para eliminação;
5. e)Alteração da condição de «dono» ou de «participante» expressa na tabela.
7 -As tipologias de ocorrência a que alude os n.os 6 e 7 do artigo 8.º devem respeitar as decisões definidas para a avaliação do respetivo processo de negócio expressas nos termos do disposto no n.º 5.
8 -Após solicitação da IGAC, compete ao órgão de coordenação indicar os mecanismos adequados para a avaliação da informação produzida e acumulada no período compreendido entre a data de entrada em vigor do presente regulamento e a implementação da tabela no SI.
9 -A avaliação da informação produzida e acumulada deve ser objeto de relatório de avaliação de documentação acumulada, elaborado e submetido ao órgão de coordenação nos termos vigentes, para a recolha de parecer obrigatório e vinculativo, ficando vedada a eliminação de qualquer documentação acumulada antes da comunicação da decisão por parte do organismo supramencionado.

Artigo 9.º — Avaliação

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