Art.º 9 · Portaria n.º 319/2012 — Área do planeamento, gestão e controlo

1 -Compete ao Departamento de Planeamento, Gestão e Controlo:
1. a)Assegurar o funcionamento dos sistemas de planeamento e controlo de gestão, administrativos e de aprovisionamentos, de gestão patrimonial, orçamental, financeira e contabilística, incluindo os serviços gerais e partilhados de suporte às diferentes áreas de atividade do IEFP, I. P., bem como a elaboração de estudos, o desenvolvimento de sistemas estatísticos e a publicação de informação no âmbito da análise do mercado de emprego, formação e reabilitação profissional;
2. b)Assegurar a coordenação do cofinanciamento comunitário, junto das estruturas de gestão dos diversos programas operacionais nacionais e regionais, em articulação com as unidades orgânicas envolvidas, com vista a assegurar a maximização do refinanciamento da atividade do IEFP, I. P., bem como garantir as funções de tesouraria, promover a elaboração e apresentação de candidaturas, efetuar o controlo financeiro do fluxo de saldos e pagamentos e acompanhar as ações de controlo de diferentes níveis das instâncias nacionais e comunitárias;
3. c)Conceber, integrar e manter atualizados os instrumentos técnico-normativos de suporte aos diferentes serviços centrais, regionais e locais do IEFP, I. P., incluindo o desenvolvimento de métodos e técnicas de intervenção inovadores, de forma a garantir a unidade e harmonização de procedimentos;
4. d)Dinamizar dispositivos de promoção da informação, bem como a avaliação sistemática das atividades do IEFP, I. P., com especial enfoque nas áreas de suporte à gestão;
5. e)Acompanhar as medidas, programas e estudos desenvolvidos no plano internacional, em especial no âmbito União Europeia, de forma a incorporar as orientações estratégicas e as melhores práticas nas intervenções do IEFP, I. P.;
6. f)Coordenar a atividade das áreas de gestão administrativa e financeira e de estudos, planeamento e controlo de gestão.
2 -Compete à Direção de Serviços de Gestão Administrativa e Financeira:
1. a)Criar, operacionalizar e manter sistemas administrativos, de gestão financeira, de registo contabilístico, de logística, aquisição e aprovisionamentos e restantes serviços gerais e partilhados de suporte às diferentes áreas de atividade do IEFP, I. P.;
2. b)Elaborar e manter atualizadas as previsões financeiras, tendo em vista a obtenção dos fundos necessários, em tempo oportuno, e a otimização da aplicação dos recursos financeiros à disposição do IEFP, I. P., no desenvolvimento das suas atividades;
3. c)Elaborar o plano de contas do IEFP, I. P., de acordo com as necessidades de informação interna e externa do controlo do património e do cumprimento de obrigações fiscais ou outras, bem como estabelecer os princípios orientadores para o fecho de contas e proceder às operações contabilísticas inerentes à respetiva consolidação;
4. d)Definir os princípios de aplicação geral a que devem obedecer os registos contabilísticos do IEFP, I. P., e assegurar o cumprimento das regras de execução orçamental, tendo em atenção os orçamentos aprovados, assim como apoiar os serviços regionais e locais na vertente da contabilidade orçamental, patrimonial e analítica;
5. e)Gerir as disponibilidades e as contas bancárias, assegurando o registo das operações com adoção de contabilidade analítica;
6. f)Proceder aos pagamentos das importâncias decorrentes dos compromissos assumidos pelos serviços e coordenar a gestão dos seus fundos permanentes;
7. g)Garantir o pagamento dos apoios financeiros no âmbito das candidaturas do FSE e FEDER, bem como assegurar as funções de tesouraria em articulação com a(s) estrutura(s) de gestão dos Programas Comunitários;
8. h)Conceber, propor e implementar um sistema integrado de gestão administrativa e financeira, adequado às necessidades do IEFP, I. P., através de um manual de procedimentos, que garanta a unidade, a articulação e a descentralização das intervenções, tendo em conta as características dos serviços centrais, regionais e locais;
9. i)Criar um sistema de indicadores de gestão administrativa, financeira e patrimonial, de forma a garantir a avaliação da atividade operacional dos diferentes órgãos executivos, a nível central, regional e local;
10. j)Assegurar a inventariação e cadastro dos bens do IEFP, I. P., bem como a gestão corrente do imobilizado e do parque automóvel dos serviços centrais;
11. k)Colaborar com outras unidades orgânicas do ministério da tutela na definição e adoção de serviços partilhados de gestão administrativa e financeira.
3 -Compete à Direção de Serviços de Estudos, Planeamento e Controlo de Gestão:
1. a)Desenvolver o sistema de estatísticas do IEFP, I. P., nos domínios do emprego e da formação profissional, assegurando a articulação com os órgãos dos sistemas estatísticos nacional e comunitário, tendo em atenção a normalização de conceitos e definições, a adoção de nomenclaturas e a determinação de metodologias de recolha e de tratamento de dados, de modo a garantir a coerência interna e externa da informação divulgada;
2. b)Assegurar a análise e a divulgação da informação do mercado de emprego e formação profissional, acompanhando de forma sistemática a evolução registada, com base no movimento observado nos centros de emprego, formação e reabilitação profissional e outras fontes relevantes, e proceder à elaboração de estudos específicos sectoriais, regionais e por profissões;
3. c)Contribuir para a avaliação do impacto das medidas de emprego, formação e reabilitação profissional, através de metodologias adequadas, da auscultação dos agentes e dos beneficiários e da análise dos resultados, tendo em vista a sua adequação às necessidades do mercado de emprego;
4. d)Recolher e difundir internamente a informação sobre os processos de planeamento macroeconómico e assegurar a participação do IEFP, I. P., na sua implementação;
5. e)Conceber, implementar e manter atualizado um sistema de indicadores de gestão, de planeamento interno, de acompanhamento das atividades do IEFP, I. P., e de controlo de gestão, de natureza global, integrada, prospetiva e regionalmente articulada, assegurando a utilidade e a oportunidade da informação;
6. f)Elaborar propostas de objetivos enquadradores do planeamento das atividades do IEFP, I. P., de natureza estratégica e operacional, em articulação com os departamentos técnicos e com as delegações regionais, e avaliar o seu nível de cumprimento;
7. g)Elaborar os planos de atividades anuais e plurianuais, bem como os orçamentos anuais consolidados, tendo em conta os objetivos de intervenção do IEFP, I. P., e assegurar o acompanhamento e avaliação da respetiva execução, a nível nacional e regional, numa ótica de gestão e de controlo orçamental;
8. h)Apoiar os serviços de coordenação regional na elaboração das propostas de planos de atividades anuais e plurianuais, bem como os orçamentos anuais, tendo em atenção as prioridades regionalmente estabelecidas;
9. i)Elaborar os relatórios de atividades, com base no acompanhamento e na avaliação permanentes da atividade desenvolvida, tendo em vista a melhoria contínua dos serviços prestados pelo IEFP, I. P., e o reforço da sua adequação às necessidades das pessoas, das organizações e do mercado de emprego;
10. j)Colaborar com os gestores dos programas comunitários na análise de candidaturas de investigação e estudos;
11. k)Assegurar a gestão integrada dos acordos de cooperação celebrados pelo IEFP, I. P., em articulação com os departamentos técnicos.

Artigo 9.º — Área do planeamento, gestão e controlo

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