Artigo 4.º — Direcção de Serviços de Gestão

À Direcção de Serviços de Gestão, abreviadamente designada por DSG, compete:

a) Coordenar a elaboração do plano anual de actividades - ou outros instrumentos de gestão estratégica - e acompanhar a sua execução;

b) Elaborar o relatório anual de actividades;

c) Proceder ao acompanhamento, avaliação e controlo material e financeiro dos planos;

d) Preparar as candidaturas a fundos comunitários e assegurar o seu acompanhamento e controlo;

e) Assegurar a gestão orçamental e elaborar e apresentar relatórios periódicos de execução orçamental e da situação financeira da DGARQ;

f) Instruir os processos relativos à cobrança e arrecadação de receitas e à realização de despesas e executar o respectivo ciclo, assegurando o registo das operações que lhe estão associadas;

g) Propor e desenvolver estratégias de captação de apoios mecenáticos para a realização de iniciativas da DGARQ e serviços dependentes;

h) Promover a constituição, reconstituição e liquidação do fundo permanente e de maneio;

i) Elaborar a conta de gerência;

j) Executar as tarefas administrativas relativas à gestão dos recursos humanos;

l) Elaborar o plano anual de formação, em articulação com a Secretaria-Geral;

m) Remeter à Secretaria-Geral as necessidades de recursos humanos;

n) Elaborar o balanço social;

o) Assegurar o processamento dos vencimentos do pessoal e demais abonos, bem como os descontos que sobre eles incidam;

p) Assegurar a execução do sistema de avaliação de desempenho;

q) Apreciar e informar os pedidos respeitantes à administração de pessoal, emitir certidões e assegurar a execução do expediente respectivo;

r) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

s) Garantir o cumprimento das normas relativas às condições de higiene, saúde e segurança no trabalho;

t) Instruir os processos de acidentes em serviço;

u) Colaborar com a Unidade Ministerial de Compras (UMC) do Ministério, efectuando a agregação das necessidades de aquisição de bens e serviços;

v) Disponibilizar informação de compras nos moldes e na periodicidade que vierem a ser definidos pela unidade ministerial;

x) Administrar os bens afectos à DGARQ, mantendo actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e assegurar a manutenção das instalações e equipamento, sem prejuízo das competências, neste domínio, da Secretaria-Geral;

z) Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços necessários ao funcionamento das unidades orgânicas e assegurar a distribuição dos stocks pelas diversas unidades orgânicas;

aa) Propor à UMC a alienação dos bens que se mostrem inúteis ou desnecessários ao funcionamento da DGARQ;

ab) Assegurar a recepção, expedição, classificação, registo, distribuição interna e arquivo de todo o expediente da DGARQ;

ac) Proceder à disponibilização interna, preferencialmente por via electrónica, de normas e directivas necessárias ao funcionamento da DGARQ;

ad) Assegurar a emissão de certidões requeridas, nos termos legais;

ae) Contribuir para a eficiência e qualidade dos serviços prestados pela DGARQ, elaborando e mantendo actualizados manuais de procedimentos internos e propondo medidas visando a sua desmaterialização;

af) Acompanhar as medidas preconizadas pela sociedade de informação e promover a sua aplicação visando alcançar objectivos de racionalização e modernização administrativa para a efectiva desmaterialização e simplificação dos procedimentos;

ag) Efectuar o planeamento de sistemas de informação, em todo o âmbito de actuação da DGARQ, bem como definir as políticas e orientações gerais de gestão e exploração dos arquivos dependentes;

ah) Apoiar tecnicamente a definição e desenvolvimento de projectos de informatização e digitalização da DGARQ;

ai) Assegurar a gestão e exploração dos sistemas e equipamentos informáticos da DGARQ, bem como a gestão e exploração da rede de comunicações;

aj) Efectuar a gestão dos recursos de informação e documentação da DGARQ, nomeadamente a gestão da biblioteca e divulgação/comunicação interna;

al) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo, expedição e arquivo do expediente;

am) Assegurar o desenvolvimento e a gestão do sistema de arquivo da organização, constituindo uma referência para as políticas arquivísticas organizacionais que promove e em integração com o fluxo documental existente, em suporte tradicional ou electrónico;

an) Gerir a imagem institucional da DGARQ e promover a difusão da informação, visual ou descritiva, relativa ao património cultural que lhe está afecto;

ao) Participar na preparação e execução de acordos culturais no domínio das competências da DGARQ, em articulação com o GPEARI;

ap) Pronunciar-se sobre os pedidos de utilização da imagem e dos espaços da DGARQ e dos serviços dependentes;

aq) Apoiar a direcção no relacionamento com os serviços dependentes.