- 1 -Os originais e as cópias certificadas dos actos internacionais subscritos por Portugal serão remetidos ao Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático logo após a sua conclusão.
- 2 -A transferência de documentação dos arquivos correntes da administração central do Ministério para o arquivo intermédio realizar-se-á de acordo com as seguintes regras:
- a)A documentação corrente deverá ser remetida para o arquivo intermédio logo que cesse a sua utilidade administrativa imediata e após triagem prévia realizada sob a orientação do Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático;
- b)Na triagem acima referida apenas será eliminada a documentação em duplicado, rascunhos e outros documentos preparatórios ou intermédios totalmente desprovidos de valor administrativo, probatório, testemunhal ou informativo;
- c)Exceptuando casos especiais, devidamente justificados e autorizados, a documentação corrente não poderá permanecer junto dos serviços de origem por um período superior a 15 anos;
- d)As remessas de documentação serão acompanhadas de uma lista de remessa, elaborada de acordo com as instruções fornecidas para o efeito pelo Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático.
- 3 -Os arquivos correntes dos serviços externos e dos organismos dependentes do Ministério serão remetidos para o arquivo intermédio de acordo com as seguintes regras:
- a)Por razões de ordem prática, deverão estes serviços entender por arquivos correntes os fundos com menos de 15 anos;
- b)Para cada caso será estabelecido um calendário de remessas periódicas, tendo em conta os interesses do serviço de origem e as possibilidades de recepção e armazenamento do arquivo intermédio;
- c)Exceptuando casos especiais, devidamente justificados e autorizados, a documentação não poderá permanecer nos postos, missões ou serviços de origem por um período superior a 25 anos;
- d)As remessas serão antecedidas de uma triagem e eliminação realizadas sob a orientação do Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático;
- e)Esta triagem prévia tentará evitar, tanto quanto possível, a duplicação documental dos arquivos dos serviços internos e externos do Ministério;
- f)As remessas de documentação serão sempre acompanhadas de uma lista de remessa, elaborada de acordo com as instruções fornecidas para o efeito pelo Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático.
- 4 -A incorporação dos arquivos mencionados nas alíneas c) e d) do n.º 1 realizar-se-á por contrato, auto de entrega ou de incorporação, de acordo com as regras que vierem a ser estabelecidas para cada caso particular.
Artigo 2.º — Transferências e incorporações
Vigente desde: 08/05/2001
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Em vigor desde 08/05/2001