Art.º 44 · Regulamento n.º 1081/2024 — Entrevistas

1 -As entrevistas são efetuadas de modo direto e verbal com os colaboradores da entidade alvo da atividade de controlo da conformidade e podem abranger apenas uma discussão informal ou uma entrevista previamente agendada.
2 -As entrevistas permitem:
1. a)Determinar se o sistema de controlo documentado nos manuais de controlo é o que está a ser utilizado;
2. b)Determinar a exatidão da informação;
3. c)Avaliar o conhecimento do pessoal de supervisão, quanto às suas funções e responsabilidades; e
4. d)Confirmar, quando aplicável, a validade de resultados identificados durante outras atividades de controlo da conformidade.
3 -Ao preparar uma entrevista, deve ter-se em atenção as seguintes linhas de orientação:
1. a)Definir quais as áreas a verificar e estabelecer objetivos específicos;
2. b)Explicar o motivo da entrevista;
3. c)Usar perguntas diretas e evitar perguntas ou frases complexas;
4. d)Assegurar-se de que as perguntas são compreendidas;
5. e)Escutar cuidadosamente as respostas e permitir que o entrevistado se exprima livremente e sem quaisquer constrangimentos;
6. f)Evitar o desvio dos objetivos previamente traçados;
7. g)Terminar a entrevista se o ambiente se tornar negativo ou hostil;
8. h)Agradecer ao entrevistado a sua disponibilidade, no final da entrevista; e
9. i)Documentar as respostas durante ou imediatamente após a conclusão da entrevista.

Artigo 44.º — Entrevistas