O Núcleo de Secretariado (NS) é um serviço de apoio técnico, administrativo e documental aos Departamentos, Secções Autónomas, Centros de Estudos, Conselho de Escola, Conselho de Ética e respetivos docentes, assegurando o regular funcionamento das suas atividades académicas, científicas e de gestão.
Ao Núcleo de Secretariado compete, nomeadamente:
- a)Apoiar administrativamente os Departamentos, Secções Autónomas, Centros de Estudos, Conselho de Escola e Conselho de Ética;
- b)Apoiar diretamente os Conselhos dos Departamentos e das Secções Autónomas;
- c)Preparar convocatórias, agendas de trabalho, atas e registos de presenças;
- d)Assegurar a tramitação administrativa dos processos promovidos pelos docentes e pelas estruturas apoiadas;
- e)Registar e acompanhar processos através do Sistema de Gestão Documental;
- f)Organizar e manter os arquivos documentais da sua área de intervenção;
- g)Apoiar os docentes na preparação e tratamento da documentação associada às atividades letivas, científicas e de extensão universitária, assegurando a respetiva tramitação administrativa e documental;
- h)Apoiar os docentes na preparação da documentação necessária aos processos de estágio, dissertação, relatórios e júris académicos, sem prejuízo das competências próprias da Divisão de Gestão Académica;
- i)Apoiar os Departamentos, Secções Autónomas e Centros de Estudos na recolha e organização da informação necessária à elaboração dos respetivos planos e relatórios de atividades;
- j)Atualizar a informação relativa aos Departamentos e Centros de Estudos nos suportes institucionais definidos para esse efeito;
- k)Gerir os pedidos administrativos dos docentes junto dos serviços competentes, incluindo economato e pedidos de utilização de espaços;
- l)Comunicar os despachos e decisões que incidam sobre pedidos apresentados pelos docentes;
- m)Assegurar o atendimento telefónico e o encaminhamento das solicitações recebidas;
- n)Recolher as assinaturas necessárias à adequada instrução dos processos da sua área de competência.