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Artigo 4.º — Direção de Serviços Administrativos e Financeiros

Vigente desde: 21/12/2023
  1. 1 -A Direção de Serviços Administrativos e Financeiros tem por missão executar as orientações da Direção e do Conselho de Gestão em matéria administrativa, financeira e de recursos humanos.
  2. 2 -A Direção de Serviços Administrativos e Financeiros integra:
    1. a)A Divisão Financeira;
    2. b)A Divisão de Recursos Humanos;
    3. c)O Gabinete de Gestão Documental e Expediente.
  3. 3 -À Divisão Financeira, que integra o Gabinete de Contabilidade, o Gabinete de Gestão de Projetos e o Gabinete de Contratação Pública e Património, compete:
    1. a)Assegurar:
      1. i)Os registos contabilísticos nas suas vertentes orçamental, patrimonial e analítica, de acordo com a legislação em vigor;
      2. ii)A prestação de contas anual;
      3. iii)As obrigações decorrentes do cumprimento legal relativo ao apuramento e liquidação de impostos.
    2. b)Proceder à gestão financeira dos recursos segundo critérios de legalidade, economia, eficiência e eficácia, em conformidade com as orientações superiores que lhe forem transmitidas;
    3. c)Acompanhar a execução financeira do orçamento das diferentes unidades/serviços da Faculdade;
    4. d)Reportar superiormente e às entidades tutelares informação sobre a execução orçamental, patrimonial e de gestão com a periodicidade exigida;
    5. e)Outras tarefas que lhe venham a ser atribuídas em matéria de recursos financeiros e patrimoniais.
  4. 4 -Ao Gabinete de Contabilidade compete:
    1. a)Assegurar:
      1. i)A articulação com os serviços da reitoria para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e declarativas da Universidade/Faculdade;
      2. ii)O processamento, disponibilização e regularização de fundos de maneio dos vários departamentos.
    2. b)Registar os movimentos relativos à realização de despesas;
    3. c)Processar a faturação de serviços e bens ao exterior;
    4. d)Desencadear todas as ações necessárias à efetiva cobrança de dívidas, por forma a obviar a existência de créditos incobráveis;
    5. e)Proceder à conciliação bancária dos movimentos contabilísticos;
    6. f)Acompanhar as contas correntes de devedores e credores;
    7. g)Proceder:
      1. i)Aos trabalhos necessários à elaboração das demonstrações financeiras da Faculdade;
      2. ii)Ao registo das alterações orçamentais;
      3. iii)Às solicitações de transferências de fundos.
    8. h)Acompanhar a execução do orçamento, nas suas vertentes externa e interna;
    9. i)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
  5. 5 -Ao Gabinete de Gestão de Projetos compete:
    1. a)A gestão financeira de contratos de prestação de serviços celebrados pela Faculdade, assim como de projetos das unidades de investigação e departamentos;
    2. b)Elaborar:
      1. i)Os relatórios financeiros exigidos pelas entidades financiadoras dos projetos e unidades referidas na alínea anterior;
      2. ii)As informações de apoio à decisão sobre assuntos da sua área de atuação.
    3. c)Colaborar com os Gabinetes de Contabilidade e de Contratação Pública e Património:
      1. i)Na tramitação dos processos de aquisição financiados por verbas provenientes dos contratos de prestação de serviços, projetos e unidades mencionadas nas alíneas anteriores;
      2. ii)No que lhe for solicitado para efeitos de fecho de contas e preparação de orçamento;
      3. iii)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
  6. 6 -Ao Gabinete de Contratação Pública e Património compete:
    1. a)Registar e controlar o património móvel e imóvel, mantendo atualizado o respetivo cadastro, incluindo o cálculo de amortizações, os autos de abate e os de cessão;
    2. b)Proceder à aquisição de bens, materiais e serviços, organizando os respetivos processos aquisitivos;
    3. c)Gerir as existências em armazém;
    4. d)Valorizar as saídas dos bens e materiais para imputação de custos;
    5. e)Acompanhar a execução dos contratos de aprovisionamento;
    6. f)Rececionar e proceder à conferência das faturas, ou documentos equivalentes;
    7. g)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
  7. 7 -Tendo subjacente o princípio da segregação de funções, no âmbito da Divisão Financeira funciona ainda uma Tesouraria, à qual compete:
    1. a)Efetuar os pagamentos aprovados superiormente;
    2. b)Emitir os recibos se necessários para a cobrança das receitas, bem como proceder ao recebimento, registo e depósito dos respetivos valores;
    3. c)Manter atualizado o registo de movimentos e os saldos de todas as contas bancárias da Faculdade;
    4. d)Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.
  8. 8 -À Divisão de Recursos Humanos, que contém o Gabinete de Integração e Desenvolvimento de Carreiras e o Gabinete de Remunerações e Abonos, compete:
    1. a)Garantir a organização e execução dos processos relativos ao pessoal docente e investigador, bem como do pessoal não docente e não investigador, tendo presente as respetivas carreiras, estatutos e demais legislação;
    2. b)Gerir os mapas de pessoal;
    3. c)Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais de todo o pessoal da Faculdade, garantindo a sua confidencialidade;
    4. d)Prestar informação em matéria de recursos humanos;
    5. e)Anualmente, prestar a informação superiormente solicitada para elaboração do projeto de orçamento;
    6. f)Outras funções que lhe venham a ser atribuídas em matéria de recursos humanos.
  9. 9 -Ao Gabinete de Integração e Desenvolvimento de Carreiras compete:
    1. a)Assegurar as ações relativas ao recrutamento, seleção, constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego do pessoal docente, não docente e de investigação;
    2. b)Promover o acolhimento e integração dos trabalhadores docentes, investigadores e não docentes e não investigadores;
    3. c)Promover ações que facilitem o bem-estar e a qualidade de vida dos trabalhadores;
    4. d)Organizar e manter atualizados os processos individuais do pessoal docente, não docente, investigador da Faculdade e ainda dos bolseiros de investigação;
    5. e)Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro, licenças sabáticas e dispensa de serviço docente e demais situações previstas na legislação aplicável;
    6. f)Elaborar o Balanço Social e demais mapas e informações a prestar;
    7. g)Realizar o tratamento de dados estatísticos de recursos humanos e informações de apoio à decisão sempre que solicitado superiormente, a nível interno e externo;
    8. h)Elaborar o plano anual de formação e assegurar o registo de todas as ações de formação realizadas pelos trabalhadores da Faculdade;
    9. i)Organizar, dando todo o apoio às respetivas comissões e conselhos, a aplicação do SIADAP e restantes regulamentos de avaliação dos trabalhadores da Faculdade;
    10. j)Organizar e gerir o sistema de controlo do regime da dedicação exclusiva de docentes, investigadores e demais trabalhadores;
    11. k)Organizar e gerir os processos de aposentação.
  10. 10 -Ao Gabinete de Remunerações e Abonos compete:
    1. a)A tramitação de todas as tarefas necessárias ao processamento dos vencimentos, abonos e demais benefícios sociais a que os trabalhadores e bolseiros de investigação da Faculdade tenham direito;
    2. b)Elaboração dos mapas e reportes de RH para a Conta de Gerência;
    3. c)Colaborar na preparação do projeto de orçamento no que concerne às despesas com RH;
    4. d)Elaborar e responder aos inquéritos estatísticos (Balanço Social, Relatório Único, SIOE e outros);
    5. e)Realizar previsões de custos com pessoal e informações de apoio à decisão sempre que solicitado superiormente, a nível interno ou externo;
    6. f)Garantir a gestão de férias, faltas, licenças e controle de assiduidade de todos os trabalhadores e respetivo registo para processamento;
    7. g)Elaborar e gerir processos de acidentes de trabalho.
  11. 11 -Ao Gabinete de Gestão Documental e Expediente compete:
    1. a)O registo de entradas e saídas da correspondência;
    2. b)A distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Faculdade;
    3. c)A aplicação dos sistemas de gestão documental em articulação com os serviços da reitoria;
    4. d)A definição, criação e desenvolvimento dos workflows aplicáveis a toda a atividade administrativa da Faculdade;
    5. e)A participação ativa na formação necessária dos trabalhadores para utilização das ferramentas de gestão documental.

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