O tratamento dos dados pessoais do trabalhador, no âmbito da relação laboral, decorre por um lado quer do conteúdo contratual, quer por outro do cumprimento de obrigações legais, perante a AT, a Segurança Social, a ACT e demais entidades oficiais.
O tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores, é reservado apenas ao responsável de tratamento de dados designado a cada momento, e com acesso limitado devidamente justificados nos termos da lei, e em qualquer caso com salvaguarda da confidencialidade.
Em qualquer altura o trabalhador poderá a seu pedido aceder aos seus dados protegidos e solicitar a sua alteração ou correção, caso haja erro ou incompletude.
Os trabalhadores gozam, em conformidade com a lei, dos direitos de informação, acesso e oposição ao tratamento dos seus dados pessoais. Para o exercício desses direitos de acesso, e de oposição, têm de apresentar, por escrito, o pedido ao presidente do executivo.
Os trabalhadores podem nos termos legais exercer o direito ao esquecimento dos seus dados pessoais, exceto nos casos previstos para o cumprimento de obrigações legais,
O tratamento dos dados clínicos dos trabalhadores, obedece ao regime de tratamento de dados sensíveis e são por isso exclusivamente de acesso ao médico da instituição ou à equipa médica certificada, tendo o trabalhador acesso aos mesmos desde que previamente os solicite diretamente ao médico de trabalho.
Com a celebração do contrato de trabalho, e durante toda a execução, o trabalhador dá o seu consentimento a que os seus dados pessoais, possam ser armazenados sob forma digital segura, processados e acedidos nos termos previamente especificados ou pontualmente especificados.
Finalidade do tratamento de dados pessoais dos trabalhadores
Os dados pessoais de trabalhadores poderão ser recolhidos e tratados pela Junta de Freguesia de Santiago, com as seguintes finalidades:
- a)Gestão administrativa;
- b)Cálculo e pagamento de retribuições, prestações, abonos e subsídios;
- c)Cálculo e retenção na fonte relativos a descontos na remuneração, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;
- d)Execução de decisão ou sentença judicial, bem como tratamento de pedidos formulados pelos trabalhadores;
- e)Tratamento dos outros assuntos relativos a retribuições, prestações, abonos ou subsídios;
- f)Processamento de certificados de formação pela entidade empregadora e/ou por entidades formadoras externas
- g)Emissão de bilhetes de viagem, vistos e/ou outros documentos decorrentes da necessidade de viagens por parte do trabalhador;
- h)Registos e controlo de assiduidade e ou de acessos;
- i)Cumprimento de obrigações legais no âmbito da segurança e saúde no trabalho;
Categorias de dados pessoais a recolher
Para as finalidades acima referidas, a entidade poderá recolher e tratar os dados pessoais bem como o original e cópias dos respetivos documentos em que se incluam nas seguintes categorias:
- a)Dados de identificação;
- b)Situação familiar;
- c)Dados relativos à atividade profissional;
- d)Dados relativos a retribuições;
- e)Outros dados necessários para o cumprimento do previsto no número anterior.
Prazo de conservação de dados
Para a finalidade de gestão administrativa de trabalhadores, certificados de formação e documentos necessários à emissão de bilhetes de viagem e/ou vistos, os dados podem ser conservados por um período legal após a cessação da relação de trabalho, e demais obrigações contabilísticas e fiscais. Para efeitos de retribuições, prestações e regalias de trabalhadores, os dados podem ser conservados por um período máximo previsto na lei;
O prazo dos respetivos dados poderá ser prolongado, por motivos de ação judicial, após a transferência dos dados às instituições judiciárias ou o trânsito em julgado da sentença.
Para efeitos de pensões, previdência ou do pagamento de prestações complementares posteriores devidos em momento posterior à cessação da relação de trabalho, os dados estritamente necessários à prova da qualidade de trabalhador, tempo de serviço e evolução da remuneração poderão ser conservados pelos prazos legais por correspondência a cada finalidade.
Destinatários dos dados pessoais dos trabalhadores
São eventualmente destinatários dos dados pessoais:
- a)As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;
- b)As instituições financeiras que gerem as contas da entidade destinadas ao pagamento da retribuição dos trabalhadores;
- c)As entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência;
- d)As companhias de seguros com quem é celebrado o contrato de seguro de acidentes de trabalho e ou de acidentes pessoais (se aplicável);
- e)Entidades formadoras para a emissão de certificados de formação;
- f)Agências de viagem ou empresas de transportes para a emissão de documentação necessária a viagens;
- g)Os Gabinetes ou Departamentos de contabilidade para efeito de processamento salarial ou de obrigações contabilísticas da empresa;
- h)Às entidades auditoras (internas e externas) no âmbito dos processos de certificação;
- i)As entidades consultoras externas no âmbito da sua prestação de serviços de consultadoria;
- j)Às entidades que no âmbito de Medicina e Segurança no Trabalho asseguram a cada momento o cumprimento dessas obrigações na Junta;
- k)As entidades que asseguram a gestão informática no tratamento de dados pessoais.
As entidades externas (Subcontratadas) a quem no âmbito do presente regulamento, sejam facultados os dados pessoais dos trabalhadores, ficam sujeitas em termos contratuais ao cumprimento das obrigações legais em matéria de proteção de dados que são imputadas ao Responsável pelo tratamento dos dados.
Fotografias/Filmagens/Gravações
É proibido fotografar, filmar ou proceder a qualquer tipo de gravação ou outro processo de cópia e/ou reprodução de documentos pessoais, sem o consentimento do titular dos dados, exceto nos casos previstos na lei ou devidamente autorizados por entidade competente para o efeito.