A documentação é enviada pelo serviço produtor ao Arquivo Municipal obedecendo às seguintes condições:
- 1 -Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original.
- 2 -Em pastas e caixas de arquivo de modelo uniformizado, devidamente identificadas e acomodadas.
- 3 -Os processos e requerimentos serão sempre paginados, devendo intercalar-se, caso tenha sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com a menção expressa do documento retirado e da qual contem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço.
- 4 -Os serviços devem evitar o envio de duplicados.
- 5 -Os serviços devem retirar materiais corrosivos que possam danificar a documentação, principalmente clipes, agrafos, alfinetes, entre outros.