A Secção de Administração Geral, Expediente e Arquivo (SAGEA) depende diretamente do Chefe da Divisão de Administração Geral e Finanças (DAGEF), competindo-lhe:
- a)Garantir a receção, classificação, registo da correspondência e demais documentações recebidas na Autarquia e proceder à sua distribuição;
- b)Registar e expedir toda a correspondência emitida pela Câmara Municipal e seus serviços;
- c)Coordenar todas as tarefas inerentes à receção e expedição da correspondência dos órgãos do Município;
- d)Manter atualizados os ficheiros de suporte e controlo da correspondência recebida e enviada;
- e)Promover a divulgação pelos serviços de normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
- f)Superintender e assegurar o serviço de telefone, portaria e limpeza das instalações, bem como superintender o pessoal auxiliar;
- g)Superintender e assegurar o serviço de fotocopiadora;
- h)Registar, afixar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço, bem como toda a correspondência recebida e expedida pela Câmara;
- i)Passar certidões e cópias autenticadas, quando autorizadas;
- j)Executar ofícios e outras comunicações para serem expedidos para o exterior;
- k)Organizar e dar sequência aos processos administrativos atípicos do interesse dos Munícipes quando não exista outra unidade orgânica com essa finalidade específica;
- l)Gerir o arquivo municipal, procedendo à receção, indexação, inventariação, armazenamento e controlo da documentação arquivística produzida pelos serviços municipais, de acordo com os critérios adotados, garantindo a sua conservação e segurança;
- m)Promover, definir e implementar os procedimentos com vista à organização, conservação, avaliação, seleção e disponibilização da documentação produzida e recebida pelos Serviços e/ou à sua custódia;
- n)Assegurar a articulação entre o sistema integrado de gestão documental e o sistema de gestão de qualidade;
- o)Proceder ao tratamento arquivístico da documentação (registo, descrição, cotagem, digitalização, intervenções técnicas e preservação);
- p)Assegurar a gestão e transferência da documentação dos diferentes Serviços Municipais;
- q)Proceder à avaliação e seleção de documentação (a eliminar e/ou conservar), decorridos os prazos estipulados, e propor a sua inutilização, de acordo com a lei em vigor;
- r)Assegurar a receção dos pedidos de informação e proceder à respetiva pesquisa;
- s)Apoiar os utilizadores, orientando-os na pesquisa de documentos;
- t)Implementar, em articulação com os Serviços, os processos de desmaterialização;
- u)Proceder à definição de procedimentos e critérios relativos ao empréstimo, consulta e reprodução de documentação, de acordo com o seu estado de conservação;
- v)Assegurar medidas de proteção e preservação dos fundos em depósito;
- w)Prestar apoio nas ações que visem a aquisição, depósito e doação de documentação de interesse municipal.
- x)Organizar a informação por temas/projetos da Divisão, garantindo o arquivo físico e digital correspondente;
- y)Zelar pelo cumprimento dos Regulamentos Municipais;
- z)Executar, em geral, todas as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;
- aa)Praticar todos os demais atos que lhes for solicitado superiormente e que se mostrem necessários e inerentes ao desempenho da sua missão.