Art.º 11 · Regulamento n.º 185/2022 — Unidade Administrativa, Financeira e Tecnologias de Informação

1 -A Unidade Administrativa, Financeira e Tecnologias de Informação, engloba as seguintes áreas:
1. a)Finanças;
2. b)Administração;
3. c)Recursos Humanos;
4. d)Tecnologias de informação e comunicação.
2 -A área das Finanças dispõe das seguintes competências:
1. 2.1 -Contabilidade:
2. a)Organizar os documentos de prestação de contas e fornecer os elementos necessários à elaboração do respetivo relatório de gestão;
3. b)Processar todos os documentos das despesas superiormente autorizadas e das receitas legalmente devidas;
4. c)Assegurar um arquivo organizado e atualizado de toda a documentação inerente ao serviço, depois de devidamente conferida;
5. d)Proceder à descarga das guias de receita pagas e que se encontram debitadas ao tesoureiro;
6. e)Proceder à escrituração do IVA e elaboração de declarações periódicas;
7. f)Manter organizadas e atualizadas as contas correntes com empreiteiros, fornecedores e outras entidades;
8. g)Conferir e promover a regularização dos fundos de maneio nos prazos legais;
9. h)Elaborar ofícios, informações, estatísticas e mapas relacionados com o serviço;
10. i)Emitir certidões das importâncias entregues pela CIMRL a outras entidades, se requeridas;
11. j)Assegurar a preparação dos documentos previsionais e respetivas revisões e alterações, coligindo todos os elementos necessários;
12. k)Controlar e articular a atividade financeira, designadamente através de cabimento de verbas, determinação de fundos disponíveis e controlo das dotações orçamentais;
13. l)Promover e coordenar a elaboração do Orçamento, respetivas revisões e alterações e apresentar as correspondentes propostas;
14. m)Coordenar a execução financeira das Grandes Opções do Plano e a execução do Orçamento de acordo com as opções aprovadas;
15. n)Promover a elaboração e submeter à aprovação a norma de controlo interno, bem como eventuais alterações da mesma;
16. o)Remeter ao Tribunal de Contas, nos termos da lei, as contas da CIMRL, bem como os documentos que careçam da respetiva apreciação;
17. p)Autorizar o pagamento das despesas realizadas nas condições legais;
18. q)Submeter as Grandes Opções do Plano e os documentos de prestação de contas a submeter à aprovação da Assembleia Intermunicipal;
19. r)Preparar os contratos de financiamento, nos termos da lei;
20. s)Promover a elaboração e submeter à aprovação o inventário de todos os bens móveis e a respetiva avaliação;
21. t)Promover a arrecadação das receitas e efetuar o pagamento de despesas;
22. u)Organizar os processos para obtenção de crédito e garantias junto de instituições financeiras;
23. v)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
24. 2.2 -Património:
25. a)Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro de bens móveis pertença da CIMRL;
26. b)Promover a elaboração e submeter à aprovação o inventário de todos os bens móveis, direitos e obrigações patrimoniais e respetiva avaliação;
27. c)Elaborar propostas de posturas e regulamentos internos e respetivas alterações;
28. d)Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na CIMRL ou cedidos a outras entidades;
29. e)Organizar, controlar, manter atualizados e processar os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas;
30. f)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
31. 2.3 -Aprovisionamento:
32. a)Proceder ao estudo de mercado relativamente às compras a efetuar;
33. b)Proceder ao controlo de compras, nomeadamente quanto à vigilância dos prazos e condições contratuais;
34. c)Proceder às aquisições necessárias, respeitando o disposto na legislação em vigor;
35. d)Organizar o processo de aquisição de materiais;
36. e)Promover a uniformização e normalização dos bens de consumo;
37. f)Promover uma base de dados com potenciais consultas e convidados com vista aos procedimentos por contratação pública;
38. g)Emitir pareceres técnicos de adjudicação de aquisições necessárias, após a realização de consultas/convites;
39. h)Cooperar na elaboração de estudos de caráter económico e financeiro;
40. i)Facultar aos serviços municipais toda a informação constante da base de dados da CIMRL no tocante a potenciais fornecedores e empreiteiros;
41. j)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
42. 2.4 -Tesouraria:
43. a)Arrecadar todas as receitas virtuais e eventuais;
44. b)Liquidar juros de mora;
45. c)Efetuar o pagamento de todos os documentos de despesa, depois de devidamente autorizados;
46. d)Promover e registar as entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria;
47. e)Registar o diário de tesouraria, o resumo diário de tesouraria e a conta corrente de documentos;
48. f)Transferir diariamente para o superior hierárquico todos os documentos de receita e despesa, anulações, guias de débito, guias de reposição e outras, escrituradas no respetivo diário de tesouraria;
49. g)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
3 -A área de Administração dispõe das seguintes competências:
1. 3.1 -Serviços Administrativos:
2. a)À área administrativa ficam cometidas as áreas funcionais do expediente;
3. b)Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos dentro dos prazos respetivos;
4. c)Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
5. d)Superintender e assegurar o serviço de telefone, portaria e funcionamento e limpeza de instalações;
6. e)Apoiar os órgãos da CIMRL;
7. f)Assegurar a divulgação, pelos respetivos serviços, de todos os diplomas legais publicados no Diário da República ou de quaisquer outros documentos com interesse para a CIMRL;
8. g)Executar, em geral, todas as tarefas administrativas não específicas de outros serviços;
9. h)No âmbito do arquivo compete-lhe, entre outras, as seguintes tarefas:
  1. i)Organização do arquivo geral da CIMRL, compreendendo, para além da sua classificação e racional arrumação, a elaboração dos ficheiros da documentação entrada e saída permanentemente atualizados;
  2. ii)Arquivar, depois de classificados, todos os documentos e processos que hajam sido objeto de decisão final;
  3. iii)Organizar o ficheiro das deliberações dos órgãos da CIMRL;
  4. iv)Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamento se ordens de serviço;
  5. v)Arquivar, depois de catalogados, todos os processos, livros e documentos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços da CIMRL;
  6. vi)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
  7. vii)Manter em boa conservação o arquivo da CIMRL;
  8. viii)Executar as tarefas inerentes à receção e distribuição dos requerimentos, correspondência e outros documentos, dentro dos prazos legais;
10. i)Remeter às diversas entidades oficiais os elementos que por determinação legal lhes tenham de ser enviados;
11. j)Minutar e datilografar o expediente dos serviços administrativos e jurídicos;
12. k)Colaborar na elaboração de propostas de instruções, ordens de serviço, despachos, posturas e regulamentos necessários ao exercício das atividades dos serviços administrativos e jurídicos;
13. l)Estabelecer medidas de normalização da documentação;
14. m)Emitir certidões ou fotocópias autenticadas aos interessados que as requeiram, relativas a processos ou documentos constantes de processos arquivados, após despacho ou de deliberação nos termos da lei;
15. n)Escriturar e manter atualizados e em boa ordem os livros do serviço;
16. o)Organizar e executar os serviços administrativos de caráter geral, não específicos de outros serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
17. p)Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;
18. q)Superintender e assegurar o serviço de reprografia;
19. r)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
20. 3.2 -A área de Recursos Humanos dispõe das seguintes competências:
21. a)Processar os vencimentos e outros abonos de pessoal e enviá-los à Contabilidade para que procedam aos respetivos pagamentos;
22. b)Promover a verificação de faltas ou licenças por doença;
23. c)Elaborar, no início de cada ano, o mapa de férias do pessoal, de acordo com os planos de férias fornecidos pelos vários serviços;
24. d)Executar outros trabalhos, mapas, estatísticas ou informações sobre os próprios serviços;
25. e)Propor novos métodos de trabalho e de procedimento com vista à melhoria dos resultados obtidos;
26. f)Executar as ações administrativas referentes ao recrutamento, provimento, transferência, promoção e cessação de funções do pessoal;
27. g)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente os relativos a abono de família;
28. h)Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;
29. i)Assegurar o registo e controlo de assiduidade;
30. j)Assegurar o expediente relativo à avaliação e classificação de serviço dos funcionários;
31. k)Zelar pela aplicação da legislação sobre pessoal;
32. l)Elaborar as listas de antiguidade;
33. m)Assegurar o acolhimento e atendimento do pessoal;
34. n)Assegurar o expediente dos concursos e efetuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;
35. o)Elaborar as estatísticas necessárias à gestão de recursos humanos;
36. p)Assegurar a elaboração e difusão da informação ao pessoal;
37. q)Elaborar o processo relativo às obrigações fiscais a que estão sujeitos os funcionários;
38. r)Assegurar o expediente relativo à organização e modificação do quadro de pessoal;
39. s)Fornecer os elementos necessários à previsão orçamental e sua revisão na área dos recursos humanos;
40. t)Executar as tarefas que, no âmbito das suas atribuições, lhes sejam superiormente solicitadas.
4 -A área de Tecnologias de Informação dispõe das seguintes competências:
1. a)Conceber e coordenar projetos de modernização administrativa;
2. b)Constituir redes intermunicipais de partilha de informação e reforço das capacidades e competências técnicas locais;
3. c)Harmonizar procedimentos e sistemas informáticos, criando uma arquitetura de informação comum aos diversos Municípios integrantes;
4. d)Elaborar propostas e candidaturas a financiamentos através de programas, projetos e demais iniciativas na área da modernização administrativa;
5. e)Estudar e promover experiências piloto no âmbito da qualidade, da simplificação e da racionalização de procedimentos e circuitos administrativos;
6. f)Assegurar as funções de estudo, implementação e gestão de sistemas automatizados de informação a utilizar ou fornecer pelos serviços, bem como conceber, propor a aquisição, atualizar e manter os suportes lógicos que permitam a melhoria da eficiência e da produtividade dos serviços e corretos métodos e circuitos de trabalho, na perspetiva da simplificação e modernização administrativa;
7. g)Coordenar as ações destinadas à informatização dos serviços propondo a aquisição de equipamentos e aplicações, ou o seu desenvolvimento interno, sempre segundo uma exaustiva análise funcional com vista a adequar os meios às reais necessidades dos serviços;
8. h)Apoiar os serviços na utilização e manutenção dos meios informáticos que tenham à sua disposição, garantindo a correta exploração das aplicações informáticas e de utilização de hardware;
9. i)Colaborar na elaboração dos planos de formação nos domínios da utilização de meios informáticos;
10. j)Elaborar, em colaboração com diversos serviços, a programação plurianual de necessidades e recursos nos domínios da informatização, visando a atualização permanente das capacidades dos equipamentos instalados e dos suportes lógicos;
11. k)Desenvolver as capacidades de prevenção, monitorização, deteção, reação, análise e correção destinadas a fazer face a incidentes de cibersegurança e ciberataques;
12. l)Contribuir para assegurar a segurança dos sistemas de informação e comunicação da CIMRL e dos Municípios de serviços essenciais e Prestadores de serviços digitais;
13. m)Promover a formação e a qualificação de recursos humanos na área da cibersegurança, com vista à formação de uma comunidade de conhecimento e de uma cultura de cibersegurança;
14. n)Promover e assegurar a articulação e a cooperação entre os vários intervenientes e responsáveis municipais na área da cibersegurança.

Artigo 11.º — Unidade Administrativa, Financeira e Tecnologias de Informação

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