A oferta ou doação de fundos documentais à Biblioteca Municipal serão aceites na medida em que possam enriquecer e contribuir para a prossecução dos objetivos da BMVC e para a satisfação das necessidades dos seus utilizadores, devendo atender aos seguintes aspetos:
1) Todas as ofertas ou doações de fundos documentais à BMVC estão sujeitas a um parecer técnico favorável por parte da respetiva divisão, tendo em conta os seguintes itens:
- a)Capacidade de armazenamento;
- b)Pertinência ou valor acrescido que a doação assume para o espólio documental da BMVC;
- c)Estado físico de conservação;
- d)Atualização;
- e)Primeiras edições ou edições diferentes das existentes no fundo da BMVC;
- f)Anotações ou dedicatórias notáveis;
- g)Valor histórico e patrimonial.
2) Para efeito do número anterior, a entidade (particular ou coletiva) doadora apresentará uma listagem dos títulos e autores que se propõe oferecer, ficando a Divisão de Biblioteca obrigada à emissão de um parecer após a entrega da referida listagem.
3) Em caso de indeferimento da aceitação da oferta ou doação, serão sugeridas outras instituições que, pela sua natureza e âmbito de atuação possam deles beneficiar.
4) Excluem-se de oferta ou doação os seguintes documentos:
- a)Obras de referência;
- b)Manuais escolares;
- c)Documentos em suportes obsoletos;
- d)Jornais diários;
- e)Documentos fotocopiados;
- f)Documentos muito sublinhados.
5) Entende-se por oferta a dádiva de um número reduzido de documentos e por doação a oferta de mais de 100 documentos.
6) Após concretizada a oferta ou doação, toda a documentação passa a ser propriedade da BMVC, reservando-se a esta o direito de tratar de forma diferenciada situações especiais, de acordo com as circunstâncias em causa.