- 1 -Os documentos originais em suporte papel, considerados em fase ativa, devem ser arquivados por cada Serviço Municipal até 5 (cinco) anos.
- 2 -Findos os prazos do arquivo corrente nos termos do número anterior, deve ser solicitado à Subunidade Orgânica de Atendimento e Licenciamento a transferência para arquivo intermédio, dos documentos originais em suporte papel, que entram em fase semiativa, deixando de ter uma utilização corrente, mas ainda suscetível de reabertura, em virtude do seu interesse administrativo.
- 3 -Compete à Subunidade Orgânica de Atendimento e Licenciamento proceder à análise e avaliação sobre se os documentos devem ser eliminados ou incorporados de acordo com os prazos de conservação.
- 4 -Após prescritas as respetivas condições de reabertura, que corresponde à fase inativa, os documentos deixam de ser utilizados no âmbito dos fins que motivaram a sua criação e passam a conservação permanente, mediante o seu valor histórico e cultural, integrando o espolio documental no arquivo histórico, para fins probatórios, formativos ou de investigação.
- 5 -Os documentos criados em suporte digital, que podem ser originários de documentos físicos digitalizados ou de documentos originariamente digitais, independentemente destas características, seguem igualmente o ciclo de vida dos documentos físicos, passando pelas fases de arquivo corrente, intermediário e permanente, devendo fazer parte de um Repositório de Objetos Digitais Autênticos, criado através de um arquivo digital, gerido pelo Serviço Técnico de Informática, em colaboração, sempre que necessário, com as demais Unidades Orgânicas.
Artigo 21.º — Arquivo Municipal
Vigente desde: 21/02/2025